EUDR Referenznummer und Verifikationsnummer: Pflichten in der Lieferkette klar erklärt

Executive Summary

Die EUDR kennt drei Nummern: Die Referenznummer entsteht nach Einreichung einer Sorgfaltserklärung (DDS), der Deklarations-Identifikator nach einer vereinfachten Erklärung (SD) durch MSPOs, und die Verifikationsnummer ist eine zusätzliche Sicherheitsschicht für die hinterlegten Daten. Nur die ersten beiden müssen aktiv weitergegeben werden.

Operators reichen DDS oder SD ein und geben die Nummer proaktiv an den ersten nachgelagerten Akteur sowie an den Zoll weiter. Downstream Operators und Trader sammeln und bewahren die Nummern fünf Jahre auf, ohne eigene Sorgfaltsprüfung oder Nachfragepflicht. Nur Nicht-KMU-Downstream-Akteure müssen bei begründeten Bedenken zusätzlich verifizieren. Hier kommt die Verifikationsnummer ins Spiel.

Ohne gültige Referenznummer oder Identifikator gibt der Zoll keine Ware frei. Verstöße können mit mindestens 4 % des unionsweiten Jahresumsatzes geahndet werden. Anwendungsstichtage: 30. Dezember 2026 für große und mittlere, 30. Juni 2027 für Kleinst- und Kleinunternehmen.

Drei Akteursrollen – drei unterschiedliche Pflichtenprofile

Referenznummer, Deklarations-Identifikator, Verifikationsnummer – drei Begriffe, die in der Praxis regelmäßig verwechselt werden. Wer welche Nummer weitergeben muss, wer sie nur sammelt und wann sie überhaupt zum Einsatz kommt, entscheidet darüber, ob ein Produkt am Zoll freigegeben wird oder nicht.

Die Anforderungen an die Nummern hängen davon ab, welche Rolle ein Unternehmen in der Lieferkette einnimmt:

• Operator (Marktteilnehmer): Bringt ein relevantes Produkt erstmals auf den EU-Markt oder exportiert es. Trägt die volle Sorgfaltspflicht und reicht eine Sorgfaltserklärung (DDS) ein.
• Micro or Small Primary Operator (MSPO): Unterkategorie der Operators. Kleinst- oder Kleinunternehmen aus einem als Low-Risk eingestuften Land, die selbst erzeugte Produkte direkt auf den EU-Markt bringen. Reichen statt einer DDS eine einmalige vereinfachte Erklärung (SD) ein. Mehr dazu in unserem spezifischen Blogbeitrag zu MSPO.
• Downstream Operator und Trader: Verarbeiten oder verkaufen relevante Produkte weiter, die bereits durch eine DDS oder SD abgedeckt sind. Müssen keine eigene Sorgfaltspflicht ausüben und keine DDS einreichen, sondern Informationen sammeln und aufbewahren.

Eine ausführliche Übersicht zu Konzernstrukturen und KMU-Schwellen findet sich im Beitrag EUDR und Konzernstrukturen: KMU-Schwellen richtig anwenden.

Die Sorgfaltserklärung (DDS) und die Referenznummer

Bevor ein Operator relevante Produkte in den Verkehr bringt oder exportiert, muss er eine Due Diligence Statement (DDS) im EUDR-Informationssystem einreichen. Die DDS enthält:

• Produkttyp und HS-/KN-Code
• Menge (in der Regel Nettogewicht)
• Erzeuger- und Ursprungsland
• Direkte Lieferanten und Kunden
• Geokoordinaten aller Erzeugungsflächen (GeoJSON-Format, WGS-84/EPSG-4326)
• Nachweise zur Entwaldungsfreiheit und legalen Erzeugung

Nach erfolgreicher Einreichung erzeugt das System eine eindeutige Referenznummer. Diese muss der Operator:

1. proaktiv an den ersten nachgelagerten Akteur (Downstream Operator oder Trader) weitergeben, sofern es einen gibt – Art. 4(7) EUDR;
2. dem Zoll bei Import und Export zur Verfügung stellen.

Die vereinfachte Erklärung (SD) und der Deklarations-Identifikator

MSPOs profitieren von einem deutlich schlankeren Verfahren. Statt einer DDS reichen sie eine einmalige Simplified Declaration (SD) ein und erhalten dafür einen Deklarations-Identifikator (Declaration Identifier). Dieser hat funktional dieselbe Rolle wie die Referenznummer: Er muss an erste nachgelagerte Akteure weitergegeben werden und ist beim Zoll anzugeben.

Zwei Besonderheiten:

• Statt Geokoordinaten dürfen MSPOs die Postanschrift der Produktionsfläche oder des Betriebs angeben, sofern diese den geografischen Standort eindeutig beschreibt.
• Wenn ein Mitgliedstaat die erforderlichen Daten aus nationalen Datenbanken bereitstellt, kann die SD-Einreichung entfallen.

Die Verifikationsnummer: zusätzliche Sicherheitsschicht, keine Weitergabepflicht

Neben Referenznummer und Deklarations-Identifikator existiert die Verifikationsnummer. Sie dient als zusätzliche Sicherheitsschicht für die in DDS und SD hinterlegten Daten und erlaubt, deren Authentizität im Informationssystem zu prüfen.

Der entscheidende Unterschied: Es gibt keine gesetzliche Pflicht, die Verifikationsnummer entlang der Lieferkette weiterzugeben (vgl. FAQ Nr. 3.6.1 zur EUDR). Sie kommt nur in einem Sonderfall ins Spiel:

Der eigentliche Hebel der Verifikationsnummer liegt im Zugriff auf die Rohdaten: Mit gültiger Verifikationsnummer und sofern der Einreicher dies im System freigegeben hat, können nachgelagerte Akteure die hinterlegten Geokoordinaten bzw. Postadressen der Erzeugungsflächen einsehen. Genau das macht sie zum entscheidenden Werkzeug bei substantiierten Bedenken: Sie ermöglicht eine eigenständige Prüfung, ob die deklarierten Flächen plausibel und entwaldungsfrei sind.

Das ist also ein reaktiver Schritt, keine routinemäßige Anforderung in jeder Lieferung.

Wer muss welche Nummer weitergeben oder sammeln?

Die Pflichten lassen sich nach Rolle wie folgt zusammenfassen:

Operator (inklusive MSPO):

• Gibt Referenznummer bzw. Deklarations-Identifikator proaktiv an den ersten Downstream Operator oder Trader weiter.
• Übermittelt die Nummer dem Zoll bei Import und Export.
• Keine Pflicht, die Verifikationsnummer weiterzugeben.
• Bewahrt alle Sorgfaltsdokumente, Risikobewertungen und Mitigationsmaßnahmen 5 Jahre ab Inverkehrbringen auf.

Erster Downstream Operator oder Trader:

• Sammelt und bewahrt die erhaltene Referenznummer bzw. den Identifikator auf, passive Pflicht.
• Muss nicht aktiv beim Lieferanten nachfragen. Erhält er keine Nummer, darf er guten Glaubens davon ausgehen, dass sein Lieferant kein Operator ist (FAQ Nr. 3.4).
• Benötigt einen Inbound-Prozess, um eingehende Nummern den richtigen Produkten zuzuordnen.
• Bei Nicht-KMU-Eigenschaft: Registrierung im Informationssystem; bei substantiierten Bedenken zusätzliche Verifizierungspflicht.
• Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre für Lieferantendaten, Referenznummern und gegebenenfalls Identifikatoren. Ein bestimmtes Speichersystem ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die Daten auf Behördenanfrage in angemessener Zeit zusammengestellt werden können.

Spätere Downstream Operators und Trader:

• Sammeln Lieferanten- und Kundendaten.
• Keine Pflicht zur aktiven Beschaffung von Referenznummern.
• Informationspflichten bei Verstößen, Prüfpflichten bei substantiierten Bedenken (nur Nicht-KMU).
• Aufbewahrungsfrist 5 Jahre für sämtliche Lieferanten- und Kundendaten.

Die kompletten Sorgfaltspflichten für alle Rollen sind im Beitrag EUDR-Sorgfaltspflichten für Marktteilnehmer und Händler im Detail dargestellt.

Beispiele aus der Praxis

Beispiel 1 – Kaffeerösterei und Großhändler:

Ein EU-Mikrobetrieb importiert Rohkaffeebohnen (HS 0901) aus einem Drittland und qualifiziert sich nicht als MSPO, weil er kein Primärerzeuger ist. Er ist also Operator und muss eine DDS einreichen. Er kann einen autorisierten Vertreter mit der Einreichung beauftragen, die Verantwortung verbleibt bei ihm. Er verkauft die gerösteten Bohnen an einen großen Großhändler weiter und gibt diesem die DDS-Referenznummer aktiv mit. Der Großhändler ist erster Downstream-Akteur und sammelt die Nummer, mehr nicht.

Beispiel 2 – Holzlieferkette mit MSPO:

Ein kleiner Waldbesitzer in einem Low-Risk-Land in der EU schlägt eigenes Holz und verkauft Rohholz (HS 4403) an ein Sägewerk. Er ist MSPO und reicht eine einmalige SD ein, mit Postanschrift statt Geokoordinaten. Den Deklarations-Identifikator gibt er an das Sägewerk weiter. Das Sägewerk verarbeitet die Stämme zu Spanplatten (HS 4410). Da diese aus bereits SD-abgedecktem Holz hergestellt sind, ist das Sägewerk Downstream Operator: keine eigene DDS, aber Sammeln des Identifikators und – als Nicht-KMU – Registrierung im Informationssystem. Ein nachgelagerter Möbelhersteller, der die Spanplatten verbaut, ist ebenfalls Downstream Operator.

Beispiel 3 – Kakao über einen Nicht-EU-Operator:

Ein nicht in der EU ansässiger Kakao-Lieferant bringt Kakaobohnen (HS 1801) auf den EU-Markt und ist damit Operator. Ein kleiner EU-Käufer übernimmt die Ware. Nach Art. 7 EUDR gilt auch dieser EU-Käufer als Operator, weil er der erste in der EU ansässige Akteur in der Kette ist. Es gibt also zwei Operators mit voller Sorgfaltspflicht – einer außerhalb, einer innerhalb der EU.

Wie die Übergänge zwischen Rohstoff und Verarbeitung im Detail funktionieren, klärt der Beitrag Rohstoffe und Verarbeitung unter der EUDR.

Sonderfall: Operator und Downstream Operator in einer juristischen Person

In der Praxis kommt es häufig vor, dass ein Unternehmen beide Rollen gleichzeitig hat. Klassisches Beispiel: Ein EU-Fertigungsbetrieb importiert Rohholz aus einem Drittland (= Operator für den Importvorgang) und verarbeitet es im eigenen Haus zu Spanplatten, die er an einen Möbelhersteller liefert (= Downstream Operator für das verarbeitete Produkt).

Daraus folgt eine reduzierte Pflichtenlast: Die volle Sorgfaltspflicht inklusive DDS greift vor dem Import. Beim Weiterverkauf der Spanplatten gelten nur noch die reduzierten Downstream-Pflichten, die Referenznummer der eigenen DDS wird an den Möbelhersteller weitergegeben.

Der Zollprozess

Die Nummern im Zollprozess

Am Zoll entscheidet sich, ob Compliance auf dem Papier auch operativ funktioniert. Für relevante Waren sind in jeder Zollanmeldung folgende Angaben erforderlich:

• Zolltarifnummer inkl. TARIC (10-stellig bei Import, bis zu 8-stellig bei Export)
• Menge in Kilogramm Nettogewicht
• TARIC-Dokumentencode, typischerweise C716 („Sorgfaltserklärung liegt vor")
• Unterlagennummer = Referenznummer der DDS bzw. Identifikator der SD (mehrere Nummern kombinierbar)
• gegebenenfalls Y-Codes für Ausnahmen (KMU-Konstellationen, Übergangszeiträume, „ex"-Codes, recyceltes Material)

Zwei wichtige Sonderfälle:

• Export durch einen Downstream Operator: Hier muss keine DDS-Referenznummer angegeben werden. Stattdessen wird ein dedizierter TARIC-Zertifikatscode verwendet (vgl. Art. 26(4) EUDR).
• Wieder-Import zuvor exportierter EU-Ware: Wer nachweisen kann, dass ein Produkt bereits zuvor sorgfaltsgeprüft auf dem EU-Markt war, gilt als Downstream Operator und kann die konventionelle Referenznummer 99EU9999999999 in der Zollanmeldung verwenden. Als Nachweise dienen z. B. Zollanmeldungen, Verträge, Lieferscheine, CMR, Bill of Lading oder Rechnungen. Ohne Nachweis greift die volle Operator-Pflicht.

Das Informationssystem (TRACES)

Zentrale Plattform für DDS, SD und alle zugehörigen Nummern ist das EUDR-Informationssystem (TRACES).

Wichtig zu wissen:

• Das System ist seit dem 4. Dezember 2024 produktiv, wurde aber zur Überarbeitung vorübergehend offline genommen und wird voraussichtlich ab der zweiten Jahreshälfte 2026 wieder live geschaltet.
• DDS und SD können bis zu 72 Stunden nach Vergabe der Referenznummer geändert oder zurückgezogen werden, sofern sie noch nicht in einer Zollanmeldung verwendet wurden.
• Eine DDS-Datei darf maximal 25 MB groß sein (mehr als 1 Mio. Geopunkte).
• Registrierung erfolgt per EORI-Nummer, USt-ID, Steuernummer oder GLN.
• Zugriff auf Geodaten haben nur zuständige Behörden sowie Lieferkettenmitglieder, die über Referenz- und (sofern vom Einreicher freigegeben) Verifikationsnummern verfügen.

Warum die saubere Handhabung dieser Nummern entscheidend ist

Ohne gültige Referenznummer oder gültigen Deklarations-Identifikator wird ein Produkt am Zoll nicht freigegeben, außer in den oben genannten Sonderkonstellationen. Wer die erforderlichen Informationen (insbesondere Geokoordinaten) nicht beschaffen kann, darf das Produkt nicht in Verkehr bringen oder exportieren. Andernfalls liegt ein Verstoß gegen die EUDR vor.

Die korrekte Handhabung der Nummern ist damit nicht nur eine Compliance-Übung, sondern eine operative Voraussetzung für jeden Marktzugang. Sie ermöglicht die lückenlose Rückverfolgbarkeit bis zur Erzeugungsfläche, was das eigentliche Ziel der Verordnung ist.

Praktische Hinweise zur konkreten Umsetzung im Unternehmen liefert der Beitrag EUDR-Anforderungen für Nachhaltigkeitsmanager.

Die EUDR macht aus Lieferkettentransparenz keine Empfehlung, sondern eine harte Marktzugangsbedingung. Wer Operator ist, erstellt eine DDS oder SD, erhält eine Referenznummer bzw. einen Identifikator und gibt diese aktiv an den ersten nachgelagerten Akteur und an den Zoll weiter. Wer Downstream Operator oder Trader ist, sammelt diese Nummern, bewahrt sie auf und meldet bei begründeten Bedenken – aber fordert nicht aktiv und führt keine eigene Sorgfaltspflicht durch. Die Verifikationsnummer bleibt eine Option für den Ernstfall, nicht Teil des Tagesgeschäfts.

Wer die Rollen, die Nummern und ihre Wege richtig zuordnet, erfüllt nicht nur die Verordnung, sondern entlastet auch die eigene Lieferkette von vermeidbarem Aufwand. Der nächste Schritt für jedes betroffene Unternehmen: die eigenen Prozesse darauf prüfen, ob Inbound, Aufbewahrung und Zollanmeldung sauber zusammenpassen.

Was bei Verstößen droht

Die EUDR setzt nicht auf weiche Empfehlungen. Verstöße, etwa fehlende, unzutreffende oder nicht weitergegebene Referenznummern, können nach Art. 25 EUDR mit folgenden Sanktionen geahndet werden:

• Geldbußen für juristische Personen: gesetzliches Höchstmaß mindestens 4 % des unionsweiten Jahresumsatzes des Vorjahres
• Beschlagnahme der betroffenen Produkte und/oder der erzielten Erlöse
• Vorübergehender Ausschluss von öffentlichen Aufträgen und EU-Förderungen (bis zu 12 Monate)
• Bei schwerwiegenden Verstößen: vorübergehendes Verbot des Inverkehrbringens
• Veröffentlichung rechtskräftiger Urteile gegen juristische Personen auf einer Liste der Kommission – Naming and Shaming mit entsprechenden Reputationsfolgen für Kunden- und Investorenbeziehungen

Die konkrete Höhe und Ausgestaltung legen die Mitgliedstaaten national fest. In Deutschland erfolgt die Umsetzung über das Entwaldungsfreie-Lieferketten-Gesetz (EUDR-DG).

Fazit

Die EUDR macht aus Lieferkettentransparenz eine harte Marktzugangsbedingung. Operators erstellen DDS oder SD, erhalten Referenznummer oder Identifikator und geben diese aktiv an den ersten nachgelagerten Akteur und an den Zoll weiter. Downstream Operators und Trader sammeln, bewahren auf und melden bei begründeten Bedenken – sie fragen weder aktiv nach noch führen sie eine eigene Sorgfaltsprüfung durch. Die Verifikationsnummer bleibt das Werkzeug für den Ernstfall, nicht für das Tagesgeschäft.

Wer jetzt prüft, ob Inbound-Prozesse, Aufbewahrung und Zollanmeldung sauber zusammenpassen, schafft Spielraum bis zu den Anwendungsstichtagen 30. Dezember 2026 und 30. Juni 2027. Wer wartet, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern blockierte Sendungen und die kosten in der Regel mehr als die Vorbereitung.