Sorgfaltspflichten entlang der Lieferkette – Wer muss wann was tun?

Executive Summary

Die EUDR verpflichtet Unternehmen, sicherzustellen, dass bestimmte Rohstoffe und daraus hergestellte Produkte entwaldungsfrei, legal erzeugt und bis zur Erzeugungsfläche rückverfolgbar sind. Entscheidend ist die Rollenlogik der Verordnung: Wer relevante Waren erstmals auf dem EU-Markt bereitstellt oder exportiert (Operator), muss ein belastbares Sorgfaltspflichtsystem aufsetzen, Risiken bewerten und die DDS im EU-Informationssystem abgeben. Die EUDR unterscheidet außerdem klar zwischen Downstream Operators (Weiterverarbeiter, die aus bereits abgedeckten Produkten neue relevante Produkte machen) und Tradern (Weiterverkäufer unveränderter Ware). Beide tragen reduzierte Pflichten, müssen aber Informationen aufbewahren, Referenznummern weiterführen und bei substantiierten Bedenken reagieren.

In der Praxis gilt: Je stabiler Rückverfolgbarkeit, Datenqualität und interne Freigaben organisiert sind, desto eher lassen sich Pflichten effizient durchreichen. Sobald Waren weiterverarbeitet werden und ein neues relevantes Produkt entsteht oder die Rückverfolgbarkeit brüchig wird, steigt der Prüf- und Dokumentationsbedarf wieder an. Wichtig: Die EUDR erlaubt keinen Massenausgleich (Mass Balance) – Produkte aus entwaldungsfreien Quellen dürfen entlang der Kette nicht mit Material unbekannter oder nicht-konformer Herkunft vermischt werden. Der aktuelle Zeitplan verschafft zwar Vorlauf, ist aber keine Pause: Große und mittlere Unternehmen müssen ab dem 30. Dezember 2026 anwenden, Kleinst- und Kleinunternehmen ab dem 30. Juni 2027.

EUDR-Rollen verstehen: Operator vs. Trader

Wer gilt als Operator im Sinne der EUDR ?

Im Zentrum der EUDR (Verordnung (EU) 2023/1115) steht die Unterscheidung von drei Akteursrollen mit jeweils eigenem Pflichtenprofil. Die zum Teil verbreitete Gleichsetzung von „Marktteilnehmer" und allem, was nach dem Erstinverkehrbringen kommt, ist seit dem Trilog-Beschluss vom Dezember 2025 nicht mehr tragfähig. Wer seine Rolle nicht sauber bestimmt, riskiert entweder Über-Compliance (unnötige DDS, Doppelarbeit) oder Unter-Compliance (fehlende Registrierung, fehlende Referenzen, Bußgeldrisiko).

Mehr Infos zur EUDR-Verordnung und ihre Anforderungen finden Sie in unserem EUDR-Beitrag.

Operator ist jede natürliche oder juristische Person, die ein relevantes Produkt erstmals auf dem EU-Markt bereitstellt oder aus der EU exportiert. Das schließt Importeure aus Drittstaaten ebenso ein wie EU-Primärerzeuger (z. B. Forstwirte, Landwirte) und Hersteller, die innerhalb der EU aus Rohstoffen erstmals ein relevantes Produkt erzeugen.

Wichtig: Die Verantwortung bleibt beim Operator, auch wenn Dritte Informationen liefern oder Zertifizierungen genutzt werden. Zertifizierungssysteme können eine nützliche Informationsquelle sein, sie ersetzen aber die Due Diligence nicht. Systeme, die Massenausgleich oder das Mischen zertifizierten und nicht-zertifizierten Materials zulassen, sind für die EUDR-Compliance ausdrücklich nicht ausreichend.

Sonderkategorie: Micro or Small Primary Operator (MSPO)

Eine Unterkategorie der Operators ist der MSPO, eingeführt mit dem Trilog-Paket Ende 2025. Vier Voraussetzungen müssen kumulativ erfüllt sein:

• natürliche Person oder Kleinst-/Kleinunternehmen (Schwellenwerte der Bilanzrichtlinie 2013/34/EU),
• niedergelassen in einem als Niedrigrisiko eingestuften Land,
• bringt direkt auf den EU-Markt oder exportiert,
• Produkte stammen aus eigener Erzeugung (angebaut, geerntet, gewonnen oder aufgezogen) im Land der Niederlassung.

Statt einer DDS reichen MSPOs eine einmalige vereinfachte Erklärung (Simplified Declaration, SD) ein und dürfen statt der Geokoordinaten die Postanschrift der Produktionsfläche angeben, sofern diese den geografischen Standort eindeutig widerspiegelt. Stellt ein Mitgliedstaat die erforderlichen Daten aus nationalen Datenbanken bereit, entfällt die SD ganz. Mengenschwankungen erfordern keine neue SD. Eine Aktualisierung ist nur nötig, wenn sich das Geschäft so ändert, dass völlig neue Produkte hinzukommen (z. B. ein Sojabauer beginnt zusätzlich mit Holzverkauf).

Downstream Operator (nachgelagerter Marktteilnehmer)

Ein Downstream Operator verarbeitet relevante Produkte, die bereits durch eine DDS oder SD abgedeckt sind, zu neuen relevanten Produkten weiter und bringt diese in Verkehr oder exportiert sie. Typischerweise entsteht dabei ein HS-Code-Wechsel. Klassisches Beispiel: ein Schokoladenhersteller, der aus importierten Kakaobohnen Schokolade produziert und in der EU verkauft.

Wichtige Klarstellung: Stellt ein Downstream Operator ein neues relevantes Produkt aus mehreren Komponenten her, von denen einige nicht bereits durch eine DDS/SD abgedeckt sind, muss er für die nicht abgedeckten Bestandteile als Operator agieren – also volle Sorgfaltspflicht inkl. DDS. Diese Konstellation kommt in Mischprodukten regelmäßig vor und wird in Projekten häufig übersehen.

Trader (Händler)

Trader ist jede Person in der Lieferkette, die weder Operator noch Downstream Operator ist und ein bereits in Verkehr gebrachtes relevantes Produkt unverändert weiterverkauft. Typischerweise Groß- oder Einzelhandel.

Logistikunternehmen sind nur dann Trader, wenn sie selbst als wirtschaftlicher Akteur das Produkt bereitstellen/verkaufen – reine Transport- und Lagerdienstleister fallen nicht in den Anwendungsbereich.

Rollen können sich überschneiden

Eine juristische Person kann je nach Produkt und Lieferkette gleichzeitig Operator, Downstream Operator und/oder Trader sein. Klassische Konstellation: ein Möbelbetrieb importiert Rohholz aus Norwegen (Operator), verarbeitet es selbst zu Spanplatten (zugleich Downstream Operator) und verkauft die Spanplatten an einen Möbelhersteller in der EU. Innerhalb derselben juristischen Person müssen DDS-Referenznummern nicht weitergegeben werden – die Verknüpfung erfolgt intern.

Mehr Detail zur Zwischenverarbeitung und HS-Code-Wechseln finden Sie in unserem Beitrag EUDR – Verkauf und Verarbeitung von Zwischenprodukten sowie zu Konzernfragen in EUDR – Konzernstrukturen und KMU.

Pflichtenunterschiede im Überblick

Der Operator trägt die Hauptverantwortung: Er muss das Due-Diligence-Verfahren aufsetzen, die Geodaten beschaffen, das Risiko bewerten und die DDS abgeben. Damit wird dokumentiert, dass die Ware entwaldungsfrei ist, die Gesetze des Erzeugerlands eingehalten wurden und die Rückverfolgbarkeit gesichert ist.

Nachgelagerte Akteure (Downstream-Operatoren und Trader) arbeiten in einer Referenz- und Nachweislogik. Ihre Kernpflichten sind:

1. Informationen sammeln: Daten zu direkten Lieferanten und gewerblichen Kunden für fünf Jahre aufbewahren.
2. Referenznummern sichern: Der Operator ist verpflichtet, die DDS-Referenznummer proaktiv an den ersten nachgelagerten Akteur (first downstream operator/trader) weiterzugeben. Dieser muss seine Stellung nicht aktiv erfragen – sofern keine Referenznummer eintrifft, darf er davon ausgehen, dass er kein first downstream-Akteur ist.
3. Aktiv werden bei Bedenken: Vor allem Nicht-KMU müssen bei substanziierten Bedenken prüfen und ggf. die Behörden informieren.

Sie müssen also nicht jede vorgelagerte Prüfung "noch einmal" aufrollen, solange die internen Abläufe sauber sind und Referenzen korrekt zugeordnet werden.

Nachfolgende Akteure und die EUDR- Compliance

Grundsatz: Keine doppelte Meldepflicht

Ein zentraler Punkt zur Entlastung von Unternehmen ist der Grundsatz, dass für dieselbe Charge eines Produkts nicht mehrfach eine Sorgfaltserklärung abgegeben werden muss. Wenn ein Operator eine Ware bereits mit einer DDS in den EU-Markt eingeführt hat, müssen nachfolgende Akteure für diese Charge keine erneute Erklärung abgeben.

Allerdings gilt dieser Grundsatz nicht uneingeschränkt. Sobald die Ware nachträglich vermischt, umgearbeitet oder so weiterverarbeitet wird, dass ein neues relevantes Produkt entsteht, kann eine neue Sorgfaltspflicht ausgelöst werden. Da die EUDR keinen Massenausgleich (Mass Balance) erlaubt, muss die physische Trennung konformer von nicht-konformen Produkten jederzeit gewährleistet sein. Geht die Rückverfolgbarkeit verloren, entfällt die Entlastungswirkung.

Sonderfälle und Ausnahmen

Eine neue Sorgfaltspflicht für nachgelagerte Akteure kann entstehen, wenn:

• Ein neues relevantes Produkt durch Mischung oder Verarbeitung entsteht (z. B. ein Schokoladenhersteller stellt aus Kakaobohnen, die nicht alle durch eine DDS abgedeckt sind, Schokolade her; dann muss er für die nicht abgedeckten Bohnen selbst als Operator agieren).
• Eine Ware erneut den EU-Binnenmarkt verlässt (Re-Export).
• In Sammelstellen oder Zentrallagern verschiedene Chargen neu zusammengeführt werden und die eindeutige Rückverfolgbarkeit zur ursprünglichen DDS verloren geht.

Risikoanalyse: Wann ist sie erforderlich?

Risikoanalyse bei Operatoren verpflichtend

Die EUDR verpflichtet jeden Operator zur Durchführung einer umfassenden Risikoanalyse. Diese muss alle verfügbaren Informationen berücksichtigen: Herkunftsnachweise, Geodaten, Nachweise der Rückverfolgbarkeit und Legalität. Zertifikate wie FSC oder PEFC können als Informationsquelle dienen, ersetzen aber nicht die eigene Due Diligence des Operators.

Vereinfachte Sorgfaltspflicht bei Niedrigrisikoländern

Eine wichtige Erleichterung gibt es: Bezieht ein Operator Rohstoffe ausschließlich aus Ländern oder Regionen, die von der EU-Kommission als "geringes Risiko" eingestuft werden, ist er von der Pflicht zur Durchführung der Risikoanalyse (Art. 10) und Risikominderung (Art. 11) befreit. Die Pflicht zur Informationssammlung gemäß Art. 9 (inkl. Geodaten) bleibt jedoch bestehen.

Kein Risikoanalysebedarf bei nachgelagerten Akteuren

Trader und Downstream-Operatoren müssen in der Regel keine eigene Risikoanalyse durchführen. Sie können sich auf die vom Operator eingereichte DDS verlassen. Eine ergänzende Prüfungspflicht entsteht nur, wenn substantiierte Bedenken vorliegen (z. B. durch Medienberichte oder Hinweise auf Unstimmigkeiten). Diese Pflicht ist reaktiv, nicht proaktiv.

Ist die Lieferanten-Sorgfaltserklärung ausreichend?

Grundsatz: Nein, die DDS des Operators ist entscheidend

Eine "Lieferantenerklärung" ist in der Praxis ein wichtiger Baustein, aber nicht der EUDR-Nachweis an sich. Sie ist lediglich ein Dokument, das ein Lieferant dem Operator als Informationsgrundlage für dessen eigene Due Diligence zur Verfügung stellt.

Maßgeblich ist allein die vom Operator im EU-Informationssystem hinterlegte Sorgfaltserklärung (DDS). Nur die darin enthaltene Referenznummer belegt die Konformität.

Damit ein Operator sich auf die Daten seines Lieferanten verlassen kann, müssen dessen Angaben vollständig, konsistent und eindeutig der konkreten Warencharge zuzuordnen sein. Dazu gehören:

Fehlen diese Angaben oder sind sie widersprüchlich, muss der Operator nachfordern oder zusätzliche Prüfungen durchführen, bevor er seine DDS abgibt und die Ware in Verkehr bringt.

Worauf Unternehmen achten sollten

Unternehmen sollten Informationen von Lieferanten kritisch prüfen:

• Sind alle nötigen Angaben vollständig und logisch?
• Bezieht sich die Erklärung auf eine konkrete Charge und nicht auf das gesamte Sortiment? Pauschale Bescheinigungen sind für die EUDR wertlos.

Gerade bei einer Verordnung, bei der hohe Geldbußen drohen, reicht es nicht aus, Dokumente nur abzuheften. Eine Plausibilitätsprüfung der Inhalte ist unerlässlich.

Technische Tools zur Unterstützung der Sorgfaltspflicht

Die zuverlässige Umsetzung der EUDR-Sorgfaltspflicht ist manuell kaum noch leistbar. Spezialisierte Tools wie unser EUDR-Modul setzen genau dort an, wo die Verordnung in der Praxis Druck erzeugt:

• Geodaten-Validierung: Software prüft Standortkoordinaten automatisch auf Plausibilität und gleicht sie mit Satellitendaten ab, um Entwaldungsfreiheit nachzuweisen.
• Plausibilitätsprüfung von Lieferantenerklärungen: Digitale Lösungen markieren widersprüchliche oder unvollständige Angaben automatisch und reduzieren so das Risiko, fehlerhafte DDS in den Warenfluss zu übernehmen.
• Chargen- und Referenz-Tracking: Systeme zur Rückverfolgung sichern, dass Referenznummern korrekt zu Chargen, Verarbeitungsschritten und Lieferungen zugeordnet bleiben – entscheidend, sobald Waren weiterverarbeitet oder vermischt werden.
• Audit-Trail-Funktion: Lückenlose Dokumentation von Datenherkunft, Prüfungen und Freigaben macht die Sorgfaltspflicht im Prüfungsfall belastbar nachweisbar.

Wer diese Funktionen in einer integrierten Plattform bündelt, vermeidet Datenbrüche zwischen Geodaten, Risikoanalyse und Dokumentation.

Fazit

Die regulatorischen Anforderungen der EUDR bringen neue, umfassende Sorgfaltspflichten. Anders als frühere Regelungen betrifft sie nicht nur den Erstinverkehrbringer, sondern die gesamte Lieferkette.

Das Prinzip der geteilten Verantwortung bietet Chancen, etwa durch die Entlastung nachgelagerter Akteure, birgt aber auch Risiken. Wer sich als Operator blind auf Lieferanteninformationen verlässt oder als Trader substantiierte Bedenken ignoriert, riskiert Bußgelder, Imageschäden und Haftung.

Unternehmen sollten daher dringend ihren Status unter der EUDR (Operator, Downstream Operator, Trader) klären. Auf dieser Basis lassen sich dann Lieferantenbewertung, Risikoanalyse und Dokumentation gezielt aufbauen. Digitale Tools helfen dabei, Nachweise effizient zu verwalten und die Compliance im Alltag zu stärken.