Sorgfaltspflichten entlang der Lieferkette – Wer muss wann was tun?

Executive Summary

Die EUDR verpflichtet Unternehmen sicherzustellen, dass bestimmte Rohstoffe und die daraus hergestellten Produkte entwaldungsfrei und legal erzeugt wurden und sich bis zur Erzeugungsfläche zurückverfolgen lassen. Welche Sorgfaltspflichten in der Lieferkette die EUDR einem Unternehmen konkret auferlegt, hängt von seiner Rolle ab.

Wer relevante Produkte erstmals auf dem EU-Markt bereitstellt oder exportiert, ist Operator. Er muss ein belastbares Sorgfaltspflichtsystem aufbauen, Risiken bewerten und die DDS im EU-Informationssystem abgeben. Davon unterscheidet die EUDR zwei weitere Rollen: Downstream-Operatoren verarbeiten bereits abgedeckte Produkte zu neuen relevanten Produkten weiter, Trader verkaufen die Ware unverändert weiter. Für beide gelten reduzierte Pflichten. Sie müssen jedoch Informationen aufbewahren, Referenznummern weitergeben und bei substantiierten Bedenken handeln.

In der Praxis gilt: Je stabiler Rückverfolgbarkeit, Datenqualität und interne Freigaben organisiert sind, desto eher lassen sich Pflichten effizient durchreichen. Sobald Waren weiterverarbeitet werden und ein neues relevantes Produkt entsteht oder die Rückverfolgbarkeit brüchig wird, steigt der Prüf- und Dokumentationsbedarf wieder an.

Wichtig: Die EUDR erlaubt keinen Massenausgleich (Mass Balance), Produkte aus entwaldungsfreien Quellen dürfen entlang der Kette nicht mit Material unbekannter oder nicht-konformer Herkunft vermischt werden. Der aktuelle Zeitplan verschafft zwar Vorlauf, ist aber keine Pause: Große und mittlere Unternehmen müssen ab dem 30. Dezember 2026 anwenden, Kleinst- und Kleinunternehmen ab dem 30. Juni 2027.

EUDR-Rollen verstehen: Operator vs. Trader

Wer gilt als Operator im Sinne der EUDR ?

Die Entwaldungsverordnung der Europäischen Union (EUDR, Verordnung (EU) 2023/1115) unterscheidet drei Akteursrollen, für die jeweils eigene Pflichten gelten. Häufig werden alle Unternehmen, die nach dem Erstinverkehrbringen in der Lieferkette folgen, pauschal als Marktteilnehmer behandelt. Seit dem Trilog-Beschluss vom Dezember 2025 ist diese Sichtweise nicht mehr haltbar. Wer seine Rolle nicht sauber bestimmt, riskiert zweierlei: Über-Compliance, etwa durch unnötige DDS und Doppelarbeit, oder Unter-Compliance, etwa durch fehlende Registrierung oder fehlende Referenznummern, mit entsprechendem Bußgeldrisiko.

Mehr Infos zur EUDR-Verordnung und ihre Anforderungen finden Sie in unserem EUDR-Beitrag.

Operator ist jede natürliche oder juristische Person, die ein relevantes Produkt, also ein in Anhang I der Verordnung gelistetes Erzeugnis, erstmals auf dem EU-Markt bereitstellt oder aus der EU exportiert. Das schließt Importeure aus Drittstaaten ebenso ein wie EU-Primärerzeuger (z. B. Forstwirte, Landwirte) und Hersteller, die innerhalb der EU aus Rohstoffen erstmals ein relevantes Produkt erzeugen.

Wichtig: Die Verantwortung bleibt beim Operator, auch wenn Dritte Informationen liefern oder Zertifizierungen genutzt werden. Zertifizierungssysteme können eine nützliche Informationsquelle sein, sie ersetzen aber die Due Diligence nicht. Systeme, die Massenausgleich oder das Mischen zertifizierten und nicht-zertifizierten Materials zulassen, sind für die EUDR-Compliance ausdrücklich nicht ausreichend.

Sonderkategorie: Micro or Small Primary Operator (MSPO)

Eine Unterkategorie der Operators ist der MSPO, eingeführt mit dem Trilog-Paket Ende 2025. Vier Voraussetzungen müssen kumulativ erfüllt sein:

• natürliche Person oder Kleinst-/Kleinunternehmen (Schwellenwerte der Bilanzrichtlinie 2013/34/EU),
• niedergelassen in einem als Niedrigrisiko eingestuften Land,
• bringt direkt auf den EU-Markt oder exportiert,
• Produkte stammen aus eigener Erzeugung (angebaut, geerntet, gewonnen oder aufgezogen) im Land der Niederlassung.

Statt einer DDS reichen MSPOs eine einmalige vereinfachte Erklärung (Simplified Declaration, SD) ein und dürfen statt der Geokoordinaten die Postanschrift der Produktionsfläche angeben, sofern diese den geografischen Standort eindeutig widerspiegelt. Stellt ein Mitgliedstaat die erforderlichen Daten aus nationalen Datenbanken bereit, entfällt die SD ganz. Mengenschwankungen erfordern keine neue SD. Eine Aktualisierung ist nur nötig, wenn sich das Geschäft so ändert, dass völlig neue Produkte hinzukommen (z. B. ein Sojabauer beginnt zusätzlich mit Holzverkauf).

Downstream Operator (nachgelagerter Marktteilnehmer)

Ein Downstream Operator verarbeitet relevante Produkte, die bereits durch eine DDS oder SD abgedeckt sind, zu neuen relevanten Produkten weiter und bringt diese in Verkehr oder exportiert sie. Typischerweise entsteht dabei ein HS-Code-Wechsel. Klassisches Beispiel: ein Schokoladenhersteller, der aus importierten Kakaobohnen Schokolade produziert und in der EU verkauft.

Wichtige Klarstellung: Stellt ein Downstream Operator ein neues relevantes Produkt aus mehreren Komponenten her, von denen einige nicht bereits durch eine DDS/SD abgedeckt sind, muss er für die nicht abgedeckten Bestandteile als Operator agieren, also volle Sorgfaltspflicht inkl. DDS. Diese Konstellation kommt in Mischprodukten regelmäßig vor und wird in Projekten häufig übersehen.

Trader (Händler)

Trader ist jede Person in der Lieferkette, die ein bereits in Verkehr gebrachtes relevantes Produkt unverändert weiterverkauft, ohne selbst Operator oder Downstream-Operator zu sein. Typische Beispiele sind Groß- und Einzelhändler.

Logistikunternehmen sind nur dann Trader, wenn sie selbst als wirtschaftlicher Akteur das Produkt bereitstellen/verkaufen, reine Transport- und Lagerdienstleister fallen nicht in den Anwendungsbereich.

Rollen können sich überschneiden

Ein Unternehmen kann je nach Produkt und Lieferkette mehrere Rollen gleichzeitig einnehmen. Ein typisches Beispiel: Ein Möbelbetrieb importiert Rohholz aus Norwegen und ist damit Operator. Verarbeitet er das Holz selbst zu Spanplatten, ist er zugleich Downstream-Operator. Anschließend verkauft er die Spanplatten an einen Möbelhersteller in der EU. Innerhalb desselben Unternehmens müssen DDS-Referenznummern nicht weitergegeben werden, da die Verknüpfung intern erfolgt.

Mehr Detail zur Zwischenverarbeitung und HS-Code-Wechseln finden Sie in unserem Beitrag EUDR – Verkauf und Verarbeitung von Zwischenprodukten sowie zu Konzernfragen in EUDR – Konzernstrukturen und KMU.

Pflichtenunterschiede im Überblick

Der Operator trägt die Hauptverantwortung: Er muss das Due-Diligence-Verfahren aufsetzen, die Geodaten beschaffen, das Risiko bewerten und die DDS abgeben. Damit wird dokumentiert, dass die Ware frei von Entwaldung und Waldschädigung ist, die Gesetze des Erzeugerlands eingehalten wurden und die Rückverfolgbarkeit gesichert ist.

Nachgelagerte Akteure (Downstream-Operatoren und Trader) arbeiten in einer Referenz- und Nachweislogik. Ihre Kernpflichten sind:

1. Informationen sammeln: Daten zu direkten Lieferanten und gewerblichen Kunden für fünf Jahre aufbewahren.
2. Referenznummern sichern: Der Operator ist verpflichtet, die DDS-Referenznummer proaktiv an den ersten nachgelagerten Akteur (first downstream operator/trader) weiterzugeben. Dieser muss seine Stellung nicht aktiv erfragen, sofern keine Referenznummer eintrifft, darf er davon ausgehen, dass er kein first downstream-Akteur ist.
3. Aktiv werden bei Bedenken: Vor allem Nicht-KMU müssen bei substanziierten Bedenken prüfen und ggf. die Behörden informieren.

Sie müssen also nicht jede vorgelagerte Prüfung "noch einmal" aufrollen, solange die internen Abläufe sauber sind und Referenzen korrekt zugeordnet werden.

Nachfolgende Akteure und die EUDR- Compliance

Grundsatz: Keine doppelte Meldepflicht

Ein zentraler Grundsatz entlastet Unternehmen deutlich: Für dieselbe Charge eines Produkts muss nur einmal eine Sorgfaltserklärung abgegeben werden. Hat ein Operator eine Ware bereits mit einer DDS auf den EU-Markt gebracht, müssen nachfolgende Akteure für diese Charge keine erneute Erklärung abgeben.

Dieser Grundsatz hat jedoch Grenzen. Wird die Ware später vermischt oder zu einem neuen relevanten Produkt verarbeitet, kann eine neue Sorgfaltspflicht entstehen. Außerdem erlaubt die EUDR keinen Massenausgleich (Mass Balance): Konforme Ware darf nicht mit nicht-konformer Ware vermischt werden, sondern muss jederzeit getrennt bleiben. Lässt sich die Herkunft nicht mehr nachverfolgen, gilt die Entlastung nicht mehr.

Sonderfälle und Ausnahmen

Eine neue Sorgfaltspflicht für nachgelagerte Akteure kann entstehen, wenn:

• Ein neues relevantes Produkt durch Mischung oder Verarbeitung entsteht (z. B. ein Schokoladenhersteller stellt aus Kakaobohnen, die nicht alle durch eine DDS abgedeckt sind, Schokolade her; dann muss er für die nicht abgedeckten Bohnen selbst als Operator agieren).
• Eine Ware erneut den EU-Binnenmarkt verlässt (Re-Export).
• In Sammelstellen oder Zentrallagern verschiedene Chargen neu zusammengeführt werden und die eindeutige Rückverfolgbarkeit zur ursprünglichen DDS verloren geht.

Risikoanalyse: Wann ist sie erforderlich?

Risikoanalyse bei Operatoren verpflichtend

Die EUDR verpflichtet jeden Operator zur Durchführung einer umfassenden Risikoanalyse. Diese muss alle verfügbaren Informationen berücksichtigen: Herkunftsnachweise, Geodaten, Nachweise der Rückverfolgbarkeit und Legalität. Zertifikate wie FSC oder PEFC können als Informationsquelle dienen, ersetzen aber nicht die eigene Due Diligence des Operators.

Vereinfachte Sorgfaltspflicht bei Niedrigrisikoländern

Eine wichtige Erleichterung gibt es: Bezieht ein Operator Rohstoffe ausschließlich aus Ländern oder Regionen, die von der europäischen Kommission als "geringes Risiko" eingestuft werden, ist er von der Pflicht zur Durchführung der Risikoanalyse (Art. 10) und Risikominderung (Art. 11) befreit. Die Pflicht zur Informationssammlung gemäß Art. 9 (inkl. Geodaten) bleibt jedoch bestehen.

Kein Risikoanalysebedarf bei nachgelagerten Akteuren

Trader und Downstream-Operatoren müssen in der Regel keine eigene Risikoanalyse durchführen. Sie können sich auf die vom Operator eingereichte DDS verlassen. Eine ergänzende Prüfungspflicht entsteht nur, wenn substantiierte Bedenken vorliegen (z. B. durch Medienberichte oder Hinweise auf Unstimmigkeiten). Diese Pflicht ist reaktiv, nicht proaktiv.

Ist die Lieferanten-Sorgfaltserklärung ausreichend?

Grundsatz: Nein, die DDS des Operators ist entscheidend

Eine "Lieferantenerklärung" ist in der Praxis ein wichtiger Baustein, aber nicht der EUDR-Nachweis an sich. Sie ist lediglich ein Dokument, das ein Lieferant dem Operator als Informationsgrundlage für dessen eigene Due Diligence zur Verfügung stellt.

Maßgeblich ist allein die vom Operator im EU-Informationssystem hinterlegte Sorgfaltserklärung (DDS). Nur die darin enthaltene Referenznummer belegt die Konformität.

Damit ein Operator sich auf die Daten seines Lieferanten verlassen kann, müssen dessen Angaben vollständig, konsistent und eindeutig der konkreten Warencharge zuzuordnen sein. Dazu gehören:

Fehlen diese Angaben oder sind sie widersprüchlich, muss der Operator nachfordern oder zusätzliche Prüfungen durchführen, bevor er seine DDS abgibt und die Ware in Verkehr bringt.

Worauf Unternehmen achten sollten

Unternehmen sollten Informationen von Lieferanten kritisch prüfen:

• Sind alle nötigen Angaben vollständig und logisch?
• Bezieht sich die Erklärung auf eine konkrete Charge und nicht auf das gesamte Sortiment? Pauschale Bescheinigungen sind für die EUDR wertlos.

Gerade bei einer Verordnung, bei der hohe Geldbußen drohen, reicht es nicht aus, Dokumente nur abzuheften. Eine Plausibilitätsprüfung der Inhalte ist unerlässlich.

Technische Tools zur Unterstützung der Sorgfaltspflicht

Die zuverlässige Umsetzung der EUDR-Sorgfaltspflicht ist manuell kaum noch leistbar. Spezialisierte Tools wie unser EUDR-Modul setzen genau dort an, wo die Verordnung in der Praxis Druck erzeugt:

• Geodaten-Validierung: Software prüft Standortkoordinaten automatisch auf Plausibilität und gleicht sie mit Satellitendaten ab, um Entwaldungsfreiheit nachzuweisen.
• Plausibilitätsprüfung von Lieferantenerklärungen: Digitale Lösungen markieren widersprüchliche oder unvollständige Angaben automatisch und reduzieren so das Risiko, fehlerhafte DDS in den Warenfluss zu übernehmen.
• Chargen- und Referenz-Tracking: Systeme zur Rückverfolgung sichern, dass Referenznummern korrekt zu Chargen, Verarbeitungsschritten und Lieferungen zugeordnet bleiben – entscheidend, sobald Waren weiterverarbeitet oder vermischt werden.
• Audit-Trail-Funktion: Lückenlose Dokumentation von Datenherkunft, Prüfungen und Freigaben macht die Sorgfaltspflicht im Prüfungsfall belastbar nachweisbar.

Wer diese Funktionen in einer integrierten Plattform bündelt, vermeidet Datenbrüche zwischen Geodaten, Risikoanalyse und Dokumentation und kann entwaldungsfreie Lieferketten jederzeit belastbar nachweisen.

Fazit

Die EUDR bringt neue, umfassende Sorgfaltspflichten mit sich. Anders als frühere Regelungen betrifft sie nicht nur den Erstinverkehrbringer, sondern die gesamte Lieferkette.

Die Verantwortung ist dabei auf mehrere Schultern verteilt. Das entlastet nachgelagerte Akteure, schafft aber auch Risiken. Ein Operator, der Lieferantenangaben ungeprüft übernimmt, macht sich ebenso angreifbar wie ein Trader, der begründete Zweifel ignoriert. Mögliche Folgen sind Bußgelder, Haftung und Imageschäden.

Unternehmen sollten deshalb zuerst klären, welche Rolle sie unter der EUDR einnehmen: Operator, Downstream-Operator oder Trader. Darauf aufbauend lassen sich Lieferantenbewertung, Risikoanalyse und Dokumentation gezielt aufsetzen. Digitale Tools helfen, Nachweise effizient zu verwalten und die Compliance im Alltag abzusichern.