Chargen, Lieferungen und die praktische Umsetzung der DDS in der EUDR

Executive Summary

Ab 30. Dezember 2026 müssen Unternehmen, die EUDR-relevante Produkte in der EU in Verkehr bringen oder exportieren, eine DDS im EU-Informationssystem vorweisen. Die DDS bezieht sich auf eine definierte Warenmenge und kann mehrere Teillieferungen über bis zu zwölf Monate abdecken, muss aber vor der ersten Bereitstellung vorliegen.

Bei Sammellagern und Mischungen darf die Rückverfolgbarkeit nicht abreißen, alle Ursprünge müssen eindeutig zuordenbar bleiben, Mass-Balance-Logiken sind unzulässig. Klare Chargenzuordnung, konsequente Nutzung von Referenznummern und die Schulung aller beteiligten Abteilungen sind die entscheidenden Erfolgsfaktoren.

Was ist das Due Diligence Statement (DDS) und warum ist es wichtig?

Überblick über die DDS-Pflichten der EUDR

Das DDS ist das zentrale Instrument der EUDR (EU-Verordnung 2023/1115). Die Pflichten gelten, je nach Unternehmensgröße, ab Ende 2026 bzw. Mitte 2027 für alle Unternehmen, die entwaldungsrelevante Rohstoffe wie Holz, Kakao, Kaffee, Kautschuk, Palmöl, Rindfleisch oder Soja erstmals auf dem EU-Markt bereitstellen oder exportieren. Hier alles zur Entwaldungsverordnung, den Pflichten und Fristen erfahren.

Voraussetzung ist ein belastbares Sorgfaltspflichtensystem, das Risiken entlang der Lieferkette identifiziert, bewertet und dokumentiert. Kern ist die lückenlose Rückverfolgbarkeit bis zur Produktionsparzelle: Unternehmen müssen Geolokationsdaten, Mengen, Lieferwege und beteiligte Akteure erfassen. Die Ware muss entwaldungsfrei sein, mit Stichtag 31. Dezember 2020, und den Rechtsvorgaben des Erzeugerlandes entsprechen.

Am Ende steht die elektronische Abgabe der DDS: die formale Bestätigung, dass Informationen vorliegen, eine Risikoanalyse durchgeführt wurde und bei Bedarf Risikominderungsmaßnahmen umgesetzt wurden. Ohne gültige DDS darf ein Produkt weder in der EU verkauft noch exportiert werden.

DDS und der Bezug zu Charge und Lieferung – wie ist das geregelt?

Charge und Lieferung sauber unterscheiden

Für eine erfolgreiche Umsetzung der EUDR ist es entscheidend, zentrale Begriffe einheitlich zu verwenden und dabei zwischen rechtlicher Logik und operativer Praxis zu unterscheiden. „Charge" und „Lieferung" sind beide wichtig, meinen aber nicht dasselbe.

Mit „Charge" ist in der Praxis meist eine intern definierte, eindeutig abgrenzbare Warenmenge gemeint, eine Batch- oder Lot-Logik, mit der Unternehmen Produkte unter vergleichbaren Herstellungs-, Verarbeitungs- oder Beschaffungsbedingungen bündeln. Charge ist vor allem ein betrieblicher Steuerungsbegriff. Er hilft, Warenströme so zu strukturieren, dass sich Herkunft, Produktionsfläche/Geolokation, beteiligte Akteure, Mengen, Verarbeitungsschritte und Nachweise verlässlich zuordnen lassen.

Davon zu unterscheiden ist die „Lieferung": Sie beschreibt den tatsächlichen Transport bzw. die physische Übergabe von Waren an den nächsten Akteur in der Lieferkette. Entscheidend ist, dass eine Charge sich über mehrere Lieferungen erstrecken kann und umgekehrt eine einzelne Lieferung mehrere Chargen enthalten kann. Diese Flexibilität ist normal und in vielen Branchen gelebte Praxis.

Grundregel der Verordnung: DDS bezieht sich auf eine definierte Warenmenge

Die Logik der EUDR-DDS ist nicht an einzelne Lieferscheine geknüpft, sondern an eine klar abgegrenzte Menge relevanter Produkte. Für diese definierte Menge müssen Marktteilnehmer alle erforderlichen Informationen und Nachweise sammeln, eine Risikoanalyse durchführen und, falls nötig, Risikominderungsmaßnahmen umsetzen. Eine DDS kann mehrere Teillieferungen abdecken, muss aber vor der ersten Lieferung abgegeben werden. Sobald die in der DDS angegebene Menge vollständig in Verkehr gebracht bzw. exportiert wurde, ist für zusätzliche Mengen eine neue DDS erforderlich.

Wichtige Aktualisierung: Erhöhtes Prüfrisiko bei DDS für mehrere Teillieferungen

Eine DDS darf Sendungen oder Chargen nicht über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr ab Einreichung abdecken. Diese Flexibilität erhöht die Komplexität und damit das Non-Compliance-Risiko für den Marktteilnehmer, was zu intensiveren Behördenkontrollen führen kann. Im Falle von Verstößen können Interim-Maßnahmen oder Sanktionen alle von dieser DDS abgedeckten Produkte treffen, auch wenn diese in separaten Teillieferungen enthalten sind.

Empfehlung: Wägen Sie die Reichweite einer einzelnen DDS sorgfältig ab und stellen Sie eine lückenlose Rückverfolgbarkeit für jede Teilmenge sicher.

Referenznummer und Verifikationsnummer richtig nutzen

Für ein stringentes DDS-System ist die konsequente Nutzung der Referenznummern aus dem EU-Informationssystem unverzichtbar. Sie ermöglichen es, DDSs entlang der Lieferkette konsistent zu referenzieren und intern sauber mit Chargen-/Lot-IDs sowie Liefer- bzw. Sendungsnummern zu verknüpfen.

Dabei ist zu unterscheiden: Die Weitergabe der Referenznummer an den ersten nachgelagerten Akteur ist obligatorisch, während die Verifikationsnummer lediglich eine zusätzliche Sicherheitsebene darstellt und nicht proaktiv weitergegeben werden muss, sie kann aber bei begründeten Bedenken angefragt werden.

In der Praxis sollten diese Verknüpfungen konsequent im ERP und in der Dokumentation (Lieferscheine, Rechnungen, Warenein-/ausgang) mitgeführt werden, um Medienbrüche und Zuordnungsfehler zu vermeiden. Eine einheitliche Produkt- und Verpackungskennzeichnung (z. B. Barcode/QR/RFID) ist nicht zwingend vorgeschrieben, kann aber die Datenerfassung vereinfachen, Fehler reduzieren und Kontrollen sowie Audits deutlich beschleunigen.

Wie geht man mit Sammelchargen und Lagerware um?

Problemstellung: Fehlende Trennung oder Vermischung im Lager

In der Praxis stehen Unternehmen bei der Lagerhaltung häufig vor organisatorischen und technischen Herausforderungen, insbesondere dann, wenn Waren als Sammelbestände oder in loser Form in Silos, Tanks oder Lagerboxen geführt werden. Typische Beispiele sind Import- und Lagerprozesse bei Getreide oder Ölsaaten, bei denen Ernten aus unterschiedlichen Regionen zusammengeführt werden. Ohne klare Trennlogik entsteht das Risiko, dass Herkunftsinformationen, Mengenbezüge und Nachweise nicht mehr eindeutig zugeordnet werden können.

Die EUDR setzt hier hohe Anforderungen an Rückverfolgbarkeit und Nachweisfähigkeit. Entscheidend ist nicht, dass physische Vermischung in jedem Fall ausgeschlossen wird, sondern dass Vermischung nicht dazu führt, dass die relevanten Mengen ihre eindeutige Zuordnung zu Ursprung und Geolokation verlieren.

Mischchargen: Was muss dokumentiert werden?

Werden mehrere Chargen physisch zu einer Sammel- oder Mischcharge zusammengeführt, muss die neue Charge so dokumentiert werden, dass sich auch nach der Vermischung plausibel nachweisen lässt, welche Ursprünge und DDS-Referenzen in ihr enthalten sind.

Diese Pflicht greift unabhängig davon, ob die Ausgangschargen vom selben oder von unterschiedlichen Lieferanten stammen. Die zentrale Prüffrage lautet: Können wir nach der Mischung jederzeit darlegen, welche DDS-Referenzen welcher Mengenanteil in der neuen Charge zugrunde liegt? Eine Mass-Balance-Logik allein, die nur Bilanzen von Ein- und Ausgangsmengen führt, ohne konkrete Ursprünge zuzuordnen, ist nach FAQ 1.4 ausdrücklich nicht zulässig. Konforme Ware darf nicht mit Ware unbekannter Herkunft rechnerisch „vermischt" werden.

Müssen für jede Charge eigene DDS-Dokumente erstellt werden?

Die EUDR verlangt keine pauschale Sorgfaltserklärung „für das gesamte Lager", sondern eine DDS für klar abgegrenzte relevante Waren, bevor sie in der EU in Verkehr gebracht, bereitgestellt oder exportiert werden. Eine zentrale technische Herausforderung dabei ist die Dateigrößenbeschränkung von 25 MB pro DDS. Bei Sammelchargen, die Ursprünge von Hunderten oder Tausenden von Produktionsparzellen bündeln, etwa Kaffee-Blends oder loser Kakao, kann diese Grenze schnell erreicht oder überschritten werden.

Praxisbeispiel: Lose eingelagertes Material mit Einzelabgabe Ein Händler lagert Kautschuk in mehreren Silos, teils aus unterschiedlichen Ursprüngen und mit jeweils zugeordneten Nachweisen. Die Abgabe an die verarbeitende Industrie erfolgt je nach Kundenbedarf in Teilmengen oder als Mischungen. Für jede abgegebene Menge muss eine DDS erstellt werden, die alle Ursprünge im GeoJSON-Format abbildet. Um die 25-MB-Grenze nicht zu überschreiten, helfen folgende Strategien:

• Für Parzellen unter 4 Hektar oder für Rinderfarmen reicht die Angabe eines einzelnen Längen- und Breitengradpunktes, eine effiziente Methode, um die Datenmenge zu reduzieren.
• Für größere Parzellen, die Polygone erfordern, kann die Auflösung optimiert werden: Statt einer hohen Anzahl von Eckpunkten reichen die wesentlichen Eckpunkte zur Beschreibung des Perimeters. Software-Tools können bei der Komprimierung von GeoJSON-Dateien helfen.

In der Praxis bedeutet das: Die DDS muss sich immer auf eine eindeutig definierte Sendung bzw. ein Lot beziehen. Wird eine einzelne Ware aus unterschiedlichen Ursprüngen zusammengeführt (etwa ein Kaffee-Blend aus mehreren Regionen), entsteht ein neuer relevanter Posten, für den eine entsprechende DDS abzugeben ist, inklusive der Geolokationsdaten aller zugrunde liegenden Produktionsflächen. Für eine neue DDS können Informationen aus bereits abgegebenen DDS upstream referenziert werden, sodass Angaben nicht doppelt erfasst werden müssen.

Sonderfälle und häufige Stolperfallen

Unterschiedliche Lieferanten für gleiche Produkte

Eine besonders herausfordernde Situation entsteht, wenn ein Betrieb gleiche Warenarten von unterschiedlichen Lieferanten bezieht, etwa Sojabohnen aus mehreren Quellen. In diesen Fällen steigt der Dokumentations- und Steuerungsaufwand deutlich, weil Herkunft, Produktionsflächen, Mengen und Nachweise je Ursprung belastbar zugeordnet werden müssen.

Die EUDR verlangt nicht zwingend „eine DDS pro Lieferant" oder „eine DDS pro Lieferung", sondern dass alle relevanten Produkte und Mengen, die in Verkehr gebracht oder exportiert werden, vollständig von einer DDS abgedeckt sind und die Due Diligence für diese Mengen nachweisbar durchgeführt wurde. Findet im Lager eine Vermischung statt, muss weiterhin nachvollziehbar bleiben, welche Ursprünge und Mengen in der abgrenzbaren Warenmenge enthalten sind.

Umverpackung oder Kommissionierung im Lager

In der logistischen Praxis werden Waren häufig umgepackt oder für einzelne Kunden kommissioniert. Damit stellt sich die Frage, wie die DDS-Dokumentation geführt werden muss, wenn der Warenfluss nicht mehr dem ursprünglichen Zuschnitt der Bestände entspricht. Entscheidend ist, dass auch nach Umverpackung, Teilentnahme oder Neu-Zusammenstellung die Nachweis- und Rückverfolgbarkeitskette erhalten bleibt: Die abgrenzbaren Mengen müssen weiterhin eindeutig auf die zugrunde liegenden Ursprünge und die entsprechenden DDS-Referenzen zurückgeführt werden können.

Viele Unternehmen lösen das über klare ERP-/WMS-Regeln und digitale Verknüpfungen, indem sie die Referenznummern aus dem EU-Informationssystem als „Anker" in ihren Bestands- und Bewegungsdaten mitführen. Eine serialisierte Kennzeichnung (QR-Code, Barcode, RFID) ist nicht vorgeschrieben, kann aber helfen, Medienbrüche zu vermeiden und Kontrollen zu beschleunigen.

Praktische Umsetzung: Drei Ebenen und technische Anforderungen

Ein praxistaugliches EUDR-System sollte drei Ebenen unterscheiden:

• DDS-Ebene: Hier werden Sorgfaltserklärung, Referenznummer, Verifizierungsnummer, Ursprungsdaten, Risikobewertung und Gültigkeitslogik verwaltet.
• Chargenebene: Hier wird dokumentiert, welche konkrete Warenmenge welchen Ursprung, welche Eigenschaften und welche DDS-Referenz hat.
• Lieferungsebene: Hier wird festgehalten, welche Menge aus welcher Charge an welchen Empfänger geliefert wurde.

Diese Trennung ist die strukturelle Grundlage für die Rückverfolgbarkeit. Ohne sie laufen Charge und Lieferung in der Praxis ineinander, und die DDS-Zuordnung wird unscharf.

Was ein ERP- oder Traceability-System leisten sollte

Damit die Verknüpfung von Chargen, Lieferungen und DDS-Referenzen prüfsicher funktioniert, sollte das ERP- oder Traceability-System folgende Funktionen abdecken:

• Anlage und Verwaltung von DDS-Referenzen inklusive Verifikationsnummern und Gültigkeitszeitraum
• eindeutige Zuordnung jeder Charge zu einer oder mehreren DDS-Referenzen
• laufende Buchung des Mengenverbrauchs je DDS (eingegangen, verwendet, geliefert, exportiert, Restmenge)
• Abbildung von Teillieferungen und Mischchargen mit Erhalt aller Ursprungsbezüge
• Audit-Trail bei Umverpackung und Kommissionierung
• Sperrlogik, die Wareneingänge, Lieferungen oder Exporte blockiert oder mit einer Warnung versieht, wenn keine gültige DDS hinterlegt ist, die DDS abgelaufen ist oder die ursprünglich abgedeckte Menge bereits erschöpft wurde
• Integration von Sensor- und Messdaten (Wiege-, Füllstands-, Scan-Daten) für automatische Bestandsänderungen
• revisionssichere Archivierung aller Vorgänge inklusive Änderungshistorie über mindestens fünf Jahre

Ein praktischer Hinweis zum Korrekturfenster: Eingereichte Sorgfaltserklärungen oder vereinfachte Erklärungen (SD) können innerhalb von 72 Stunden nach Vergabe der Referenznummer im Informationssystem geändert oder zurückgezogen werden, solange die Referenznummer noch nicht in einer Zollanmeldung verwendet, das Produkt noch nicht bereitgestellt oder exportiert wurde und keine Prüfungsabsicht der Behörde vorliegt.

Wie DDS-Referenzen praktisch weitergegeben werden

Die rechtliche Pflicht zur Weitergabe der DDS-Referenznummer an den ersten nachgelagerten Akteur lässt offen, wie das technisch geschehen soll. In der Praxis haben sich mehrere Übertragungswege etabliert:

• Lieferscheine mit DDS-Referenznummer pro Position oder pro Charge
• Rechnungen mit Verweis auf die zugehörige DDS-Referenz
• separate EUDR-Begleitdokumente als PDF oder strukturiertes Datenblatt
• EDI-Schnittstellen für den automatisierten Datenaustausch zwischen ERP-Systemen
• Kundenportale, in denen Abnehmer ihre DDS-Referenzen abrufen können
• strukturierte Datensätze direkt aus dem ERP-System (z. B. per API)

Entscheidend ist nicht der Übertragungsweg, sondern dass der Kunde zweifelsfrei erkennen kann, auf welche Ware, welche Menge und welche Lieferung sich die jeweilige DDS-Referenz bezieht. Eine Referenznummer ohne Zuordnung zu Charge und Mengenanteil ist für den Empfänger praktisch wertlos und führt zu Compliance-Lücken in seiner eigenen Dokumentation.

Handlungsempfehlungen für die Praxis

Aufbau einer strukturierten Erfassung von Chargen- und Lieferdaten

Die wichtigste Grundlage ist die Etablierung eines strukturierten Systems zur Erfassung aller chargen- und lieferrelevanten Daten. Unternehmen sollten frühzeitig bestehende Prozesse analysieren, Engpässe im Datenfluss identifizieren und Lücken in der Lager- oder Produktionslogistik schließen. Fremdsysteme von externen Logistikpartnern oder Lieferanten sollten frühzeitig in die eigene Datenbasis integriert werden, um Medienbrüche bei der Chargenverfolgung zu vermeiden.

Verbindliches GeoJSON-Format und Dateigrößenbeschränkung

Alle Geolokationsdaten müssen im GeoJSON-Format (WGS-84/EPSG-4326) erfasst und im EU-Informationssystem hochgeladen werden. Eine einzelne DDS darf dabei 25 MB nicht überschreiten. Die IT-Systeme müssen dieses Format verarbeiten und Optimierungsfunktionen anbieten, Einzelpunkte für Flächen unter 4 Hektar oder Rinderhaltung, Reduktion der Polygon-Auflösung auf signifikante Eckpunkte, automatische Validierung der Koordinaten auf sechs Dezimalstellen.

Schulung und Einbindung relevanter Abteilungen

Die Sorgfaltspflichten greifen tief in mehrere Unternehmensbereiche ein — von der Beschaffung über Produktion und Lager bis zum Vertrieb und der Rechtsabteilung. Entscheidend ist eine frühzeitige und kontinuierliche Schulung aller Mitarbeitenden, die mit den Prozessen in Berührung kommen. Nur wer die logische Verknüpfung von Charge, Lieferung und Sorgfaltserklärung versteht, kann Prozessfehler, unerlaubte Vermischungen oder Lücken in der Dokumentation vermeiden. Hilfreich sind praxisnahe Schulungen anhand typischer Unternehmensprozesse, regelmäßige interne Auditreihen sowie eine zentrale Ansprechperson, die Fragen aufnimmt.

Fazit

Die DDS bezieht sich auf eine definierte Warenmenge, in der betrieblichen Praxis meist eine Charge, die physische Lieferung ist nur ein Folgeereignis. Die saubere Trennung von DDS-, Chargen- und Lieferungsebene ist damit das Rückgrat der EUDR-Compliance. Wer Mengen sauber führt, Mischvorgänge dokumentiert, Referenznummern strukturiert weitergibt und ein ERP-System mit Sperrlogik einsetzt, vermeidet die typischen Fehlerquellen, doppelt verwendete Mengen, nicht gedeckte Lieferungen, verlorene Ursprungsbezüge nach Mischvorgängen. Die EUDR bringt mit ihren strengen Vorgaben Aufwand mit sich. Der Nutzen, rechtliche Sicherheit, mehr Vertrauen bei Kunden und eine nachhaltige Positionierung, macht sich am Ende bezahlt.

Wer tiefer in die technische Umsetzung der Chargenverfolgung einsteigen möchte, findet im vorangegangenen Abschnitt die wichtigsten Bausteine. Ergänzend lohnt ein Blick in die offiziellen Leitfäden der EU-Kommission.