Chargen, Lieferungen und die praktische Umsetzung der DDS in der EUDR

Executive Summary

Ab dem 30. Dezember 2026 gilt eine neue Pflicht: Unternehmen, die EUDR-relevante Produkte in der EU in Verkehr bringen oder exportieren, müssen eine DDS im EU-Informationssystem vorlegen. Diese Erklärung bezieht sich auf eine bestimmte Warenmenge und kann auch mehrere Teillieferungen abdecken, und zwar über einen Zeitraum von bis zu zwölf Monaten. Wichtig ist dabei: Die DDS muss schon vorliegen, bevor die erste Lieferung erfolgt.

Auch bei Sammellagern und Mischungen gilt, dass die Rückverfolgbarkeit nicht verloren gehen darf. Jeder Ursprung muss klar zuzuordnen sein, eine sogenannte Mass-Balance-Logik, also das reine Verrechnen von Mengen ohne genaue Herkunftszuordnung, ist nicht erlaubt. Damit das in der Praxis gelingt, kommt es vor allem auf drei Dinge an: eine klare Chargenzuordnung, die konsequente Nutzung von Referenznummern und gut geschulte Mitarbeitende in allen beteiligten Abteilungen.

Was ist das Due Diligence Statement (DDS) und warum ist es wichtig?

Überblick über die DDS-Pflichten der EUDR

Das DDS ist das zentrale Instrument der EUDR (EU Deforestation Regulation, EU-Verordnung 2023/1115). Die Pflichten gelten, je nach Unternehmensgröße, ab Ende 2026 bzw. Mitte 2027 (Juni 2027) für alle Unternehmen, die entwaldungsrelevante Rohstoffe wie Holz, Kakao, Kaffee, Kautschuk, Palmöl, Rindfleisch oder Soja erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr bringen oder exportieren. Hier alles zur Entwaldungsverordnung, den Pflichten und Fristen erfahren.

Voraussetzung dafür ist ein solides Sorgfaltspflichtensystem. Es muss Risiken entlang der Lieferkette erkennen, bewerten und dokumentieren. Der wichtigste Punkt dabei: Die Ware muss sich lückenlos bis zur Produktionsparzelle zurückverfolgen lassen. Dafür müssen Unternehmen genau erfassen, woher die Ware stammt (Geolokationsdaten), wie viel geliefert wird, welchen Weg sie nimmt und wer daran beteiligt ist.

Außerdem gilt: Die Ware darf nicht zur Entwaldung beigetragen haben und zwar seit dem Stichtag 31. Dezember 2020. Sie muss zudem den gesetzlichen Vorgaben des Landes entsprechen, in dem sie hergestellt wurde.

Am Ende steht die elektronische Abgabe der DDS: die formale Bestätigung, dass Informationen vorliegen, eine Risikoanalyse durchgeführt wurde und bei Bedarf Risikominderungsmaßnahmen umgesetzt wurden. Ohne gültige DDS darf ein Produkt weder in der EU verkauft noch exportiert werden.

DDS und der Bezug zu Charge und Lieferung – wie ist das geregelt?

Charge und Lieferung sauber unterscheiden

Für eine erfolgreiche Umsetzung der EUDR ist es wichtig, zentrale Begriffe einheitlich zu verwenden. Dabei sollte man zwischen der rechtlichen Logik und der praktischen Umsetzung im Unternehmen unterscheiden. Ein Beispiel dafür sind die Begriffe „Charge" und „Lieferung": Beide sind wichtig, bedeuten aber nicht dasselbe.

Mit „Charge" ist in der Praxis meist eine intern festgelegte Warenmenge gemeint, die sich klar abgrenzen lässt, ähnlich wie bei einer Batch- oder Lot-Nummer. Unternehmen bündeln damit Produkte, die unter vergleichbaren Bedingungen hergestellt, verarbeitet oder beschafft wurden. Charge ist also vor allem ein betrieblicher Steuerungsbegriff. Er hilft dabei, Warenströme so zu ordnen, dass sich wichtige Informationen zuverlässig zuordnen lassen: die Herkunft, die Produktionsfläche bzw. Geolokation, die beteiligten Akteure, die Mengen, die Verarbeitungsschritte und die entsprechenden Nachweise.

Davon zu unterscheiden ist die „Lieferung": Sie beschreibt den tatsächlichen Transport bzw. die physische Übergabe von Waren an den nächsten Akteur in der Lieferkette. Entscheidend ist, dass eine Charge sich über mehrere Lieferungen erstrecken kann und umgekehrt eine einzelne Lieferung mehrere Chargen enthalten kann. Diese Flexibilität ist normal und in vielen Branchen gelebte Praxis.

Grundregel der Verordnung: DDS bezieht sich auf eine definierte Warenmenge

Die Logik der EUDR-DDS ist nicht an einzelne Lieferscheine geknüpft, sondern an eine klar abgegrenzte Menge relevanter Produkte. Für diese definierte Menge müssen Marktteilnehmer alle erforderlichen Informationen und Nachweise sammeln, eine Risikoanalyse durchführen und, falls nötig, Risikominderungsmaßnahmen umsetzen. Eine DDS kann mehrere Teillieferungen abdecken, muss aber vor der ersten Lieferung abgegeben werden. Sobald die in der DDS angegebene Menge vollständig in Verkehr gebracht bzw. exportiert wurde, ist für zusätzliche Mengen eine neue DDS erforderlich.

Wichtige Aktualisierung: Erhöhtes Prüfrisiko bei DDS für mehrere Teillieferungen

Eine DDS darf Sendungen oder Chargen nicht über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr ab Einreichung abdecken. Diese Flexibilität erhöht die Komplexität und damit das Non-Compliance-Risiko für den Marktteilnehmer, was zu intensiveren Behördenkontrollen führen kann. Im Falle von Verstößen können Interim-Maßnahmen oder Sanktionen alle von dieser DDS abgedeckten Produkte treffen, auch wenn diese in separaten Teillieferungen enthalten sind.

Empfehlung: Wägen Sie die Reichweite einer einzelnen DDS sorgfältig ab und stellen Sie eine lückenlose Rückverfolgbarkeit für jede Teilmenge sicher.

Referenznummer und Verifikationsnummer richtig nutzen

Für ein funktionierendes DDS-System ist eines besonders wichtig: die konsequente Nutzung der Referenznummern aus dem EU-Informationssystem TRACES. Diese Nummern ermöglichen es, DDS entlang der gesamten Lieferkette eindeutig zu referenzieren. Intern lassen sie sich zudem sauber mit den Chargen- bzw. Lot-IDs sowie mit Liefer- oder Sendungsnummern verknüpfen.

Dabei muss man zwei Dinge unterscheiden: Die Referenznummer muss an den ersten nachgelagerten Akteur weitergegeben werden, das ist Pflicht. Die Verifikationsnummer dagegen ist nur eine zusätzliche Sicherheitsebene. Sie muss nicht von sich aus weitergegeben werden, kann aber bei begründeten Bedenken angefragt werden.

In der Praxis sollten diese Verknüpfungen durchgehend im ERP-System und in der Dokumentation mitgeführt werden, also bei Lieferscheinen, Rechnungen sowie Waren­ein- und -ausgang. So lassen sich Medienbrüche und Zuordnungsfehler vermeiden. Eine einheitliche Produkt- und Verpackungskennzeichnung, etwa per Barcode, QR-Code oder RFID, ist zwar nicht vorgeschrieben. Sie kann aber die Datenerfassung erleichtern, Fehler verringern und Kontrollen sowie Audits deutlich beschleunigen.

Wie geht man mit Sammelchargen und Lagerware um?

Problemstellung: Fehlende Trennung oder Vermischung im Lager

In der Praxis stehen Unternehmen bei der Lagerhaltung häufig vor organisatorischen und technischen Herausforderungen, insbesondere dann, wenn Waren als Sammelbestände oder in loser Form in Silos, Tanks oder Lagerboxen geführt werden. Typische Beispiele sind Import- und Lagerprozesse bei Getreide oder Ölsaaten, bei denen Ernten aus unterschiedlichen Regionen zusammengeführt werden. Ohne klare Trennlogik entsteht das Risiko, dass Herkunftsinformationen, Mengenbezüge und Nachweise nicht mehr eindeutig zugeordnet werden können.

Die EUDR setzt hier hohe Anforderungen an Rückverfolgbarkeit und Nachweisfähigkeit. Entscheidend ist nicht, dass physische Vermischung in jedem Fall ausgeschlossen wird, sondern dass Vermischung nicht dazu führt, dass die relevanten Mengen ihre eindeutige Zuordnung zu Ursprung und Geolokation verlieren.

Mischchargen: Was muss dokumentiert werden?

Werden mehrere Chargen physisch zu einer Sammel- oder Mischcharge zusammengeführt, muss die neue Charge sorgfältig dokumentiert werden. So muss auch nach der Vermischung noch nachvollziehbar sein, welche Ursprünge und DDS-Referenzen darin enthalten sind.

Diese Pflicht greift unabhängig davon, ob die Ausgangschargen vom selben oder von unterschiedlichen Lieferanten stammen. Die zentrale Prüffrage lautet: Können wir nach der Mischung jederzeit darlegen, welche DDS-Referenzen welcher Mengenanteil in der neuen Charge zugrunde liegt? Eine Mass-Balance-Logik allein, die nur Bilanzen von Ein- und Ausgangsmengen führt, ohne konkrete Ursprünge zuzuordnen, ist nach FAQ 1.4 ausdrücklich nicht zulässig. Konforme Ware darf nicht mit Ware unbekannter Herkunft rechnerisch „vermischt" werden.

Müssen für jede Charge eigene DDS-Dokumente erstellt werden?

Die EUDR verlangt keine pauschale Sorgfaltserklärung „für das gesamte Lager", sondern eine DDS für klar abgegrenzte relevante Waren, bevor sie in der EU in Verkehr gebracht, bereitgestellt oder exportiert werden. Eine zentrale technische Herausforderung dabei ist die Dateigrößenbeschränkung von 25 MB pro DDS. Bei Sammelchargen, die Ursprünge von Hunderten oder Tausenden von Produktionsparzellen bündeln, etwa Kaffee-Blends oder loser Kakao, kann diese Grenze schnell erreicht oder überschritten werden.

Praxisbeispiel: Lose eingelagertes Material mit Einzelabgabe

Ein Händler lagert Kautschuk in mehreren Silos, teils aus unterschiedlichen Ursprüngen und mit jeweils zugeordneten Nachweisen. Die Abgabe an die verarbeitende Industrie erfolgt je nach Kundenbedarf in Teilmengen oder als Mischungen. Für jede abgegebene Menge muss eine DDS erstellt werden, die alle Ursprünge im GeoJSON-Format abbildet. Um die 25-MB-Grenze nicht zu überschreiten, helfen folgende Strategien:

• Für Parzellen unter 4 Hektar oder für Rinderfarmen reicht die Angabe eines einzelnen Längen- und Breitengradpunktes, eine effiziente Methode, um die Datenmenge zu reduzieren.
• Für größere Parzellen, die Polygone erfordern, kann die Auflösung optimiert werden: Statt einer hohen Anzahl von Eckpunkten reichen die wesentlichen Eckpunkte zur Beschreibung des Perimeters. Software-Tools können bei der Komprimierung von GeoJSON-Dateien helfen.

In der Praxis bedeutet das: Die DDS muss sich immer auf eine eindeutig definierte Sendung bzw. ein Lot beziehen. Wird eine einzelne Ware aus unterschiedlichen Ursprüngen zusammengeführt (etwa ein Kaffee-Blend aus mehreren Regionen), entsteht ein neuer relevanter Posten, für den eine entsprechende DDS abzugeben ist, inklusive der Geolokationsdaten aller zugrunde liegenden Produktionsflächen. Für eine neue DDS können Informationen aus bereits abgegebenen DDS upstream referenziert werden, sodass Angaben nicht doppelt erfasst werden müssen.

Sonderfälle und häufige Stolperfallen

Unterschiedliche Lieferanten für gleiche Produkte

Schwierig wird es vor allem in einem Fall: Ein Betrieb bezieht die gleiche Ware von mehreren Lieferanten. Ein Beispiel sind Sojabohnen aus verschiedenen Quellen. Dann steigt der Aufwand stark an. Für jede Quelle müssen Herkunft, Produktionsflächen, Mengen und Nachweise genau erfasst werden.

Die EUDR schreibt nicht vor, dass es „eine DDS pro Lieferant" oder „eine DDS pro Lieferung" geben muss. Wichtig ist etwas anderes: Alle Produkte und Mengen, die in Verkehr gebracht oder exportiert werden, müssen vollständig von einer DDS abgedeckt sein. Und die Sorgfaltsprüfung (Due Diligence) muss für diese Mengen nachweislich durchgeführt worden sein. Findet im Lager eine Vermischung statt, ändert das nichts an dieser Pflicht: Auch dann muss klar bleiben, welche Ursprünge und Mengen in der jeweiligen Warenmenge stecken.

Umverpackung oder Kommissionierung im Lager

In der logistischen Praxis werden Waren häufig umgepackt oder für einzelne Kunden kommissioniert. Damit stellt sich die Frage, wie die DDS-Dokumentation geführt werden muss, wenn der Warenfluss nicht mehr dem ursprünglichen Zuschnitt der Bestände entspricht. Entscheidend ist, dass auch nach Umverpackung, Teilentnahme oder Neu-Zusammenstellung die Nachweis- und Rückverfolgbarkeitskette erhalten bleibt: Die abgrenzbaren Mengen müssen weiterhin eindeutig auf die zugrunde liegenden Ursprünge und die entsprechenden DDS-Referenzen zurückgeführt werden können.

Viele Unternehmen lösen das mit klaren Regeln in ERP- und WMS-Systemen. Dabei führen sie die Referenznummern aus dem EU-Informationssystem als festen „Anker" in ihren Bestands- und Bewegungsdaten mit. Eine serialisierte Kennzeichnung wie QR-Code, Barcode oder RFID ist dafür nicht vorgeschrieben. Sie kann aber helfen, Medienbrüche zu vermeiden und Kontrollen zu beschleunigen.

Praktische Umsetzung: Drei Ebenen und technische Anforderungen

Ein praxistaugliches EUDR-System sollte drei Ebenen unterscheiden:

• DDS-Ebene: Hier werden Sorgfaltserklärung, Referenznummer, Verifizierungsnummer, Ursprungsdaten, Risikobewertung und Gültigkeitslogik verwaltet.
• Chargenebene: Hier wird dokumentiert, welche konkrete Warenmenge welchen Ursprung, welche Eigenschaften und welche DDS-Referenz hat.
• Lieferungsebene: Hier wird festgehalten, welche Menge aus welcher Charge an welchen Empfänger geliefert wurde.

Diese Trennung ist die strukturelle Grundlage für die Rückverfolgbarkeit. Ohne sie laufen Charge und Lieferung in der Praxis ineinander, und die DDS-Zuordnung wird unscharf.

Was ein ERP- oder Traceability-System leisten sollte

Damit die Verknüpfung von Chargen, Lieferungen und DDS-Referenzen prüfsicher funktioniert, sollte das ERP- oder Traceability-System folgende Funktionen abdecken:

• Anlage und Verwaltung von DDS-Referenzen inklusive Verifikationsnummern und Gültigkeitszeitraum
• eindeutige Zuordnung jeder Charge zu einer oder mehreren DDS-Referenzen
• laufende Buchung des Mengenverbrauchs je DDS (eingegangen, verwendet, geliefert, exportiert, Restmenge)
• Abbildung von Teillieferungen und Mischchargen mit Erhalt aller Ursprungsbezüge
• Audit-Trail bei Umverpackung und Kommissionierung
• Sperrlogik, die Wareneingänge, Lieferungen oder Exporte blockiert oder mit einer Warnung versieht, wenn keine gültige DDS hinterlegt ist, die DDS abgelaufen ist oder die ursprünglich abgedeckte Menge bereits erschöpft wurde
• Integration von Sensor- und Messdaten (Wiege-, Füllstands-, Scan-Daten) für automatische Bestandsänderungen
• revisionssichere Archivierung aller Vorgänge inklusive Änderungshistorie über mindestens fünf Jahre

Ein praktischer Hinweis zum Korrekturfenster: Eingereichte Sorgfaltserklärungen oder vereinfachte Erklärungen (SD) können innerhalb von 72 Stunden nach Vergabe der Referenznummer im DDS-Informationssystem geändert oder zurückgezogen werden, solange die Referenznummer noch nicht in einer Zollanmeldung verwendet, das Produkt noch nicht bereitgestellt oder exportiert wurde und keine Prüfungsabsicht der Behörde vorliegt.

Wie DDS-Referenzen praktisch weitergegeben werden

Die rechtliche Pflicht zur Weitergabe der DDS-Referenznummer an den ersten nachgelagerten Akteur lässt offen, wie das technisch geschehen soll. In der Praxis haben sich mehrere Übertragungswege etabliert:

• Lieferscheine mit DDS-Referenznummer pro Position oder pro Charge
• Rechnungen mit Verweis auf die zugehörige DDS-Referenz
• separate EUDR-Begleitdokumente als PDF oder strukturiertes Datenblatt
• EDI-Schnittstellen für den automatisierten Datenaustausch zwischen ERP-Systemen
• Kundenportale, in denen Abnehmer ihre DDS-Referenzen abrufen können
• strukturierte Datensätze direkt aus dem ERP-System (z. B. per API)

Entscheidend ist nicht, auf welchem Weg die Information übermittelt wird. Wichtig ist etwas anderes: Der Kunde muss eindeutig erkennen können, auf welche Ware, welche Menge und welche Lieferung sich eine DDS-Referenz bezieht. Fehlt diese Zuordnung zu Charge und Mengenanteil, ist die Referenznummer für den Empfänger praktisch nutzlos. Das führt dann zu Lücken in seiner eigenen Compliance-Dokumentation.

Handlungsempfehlungen für die Praxis

Aufbau einer strukturierten Erfassung von Chargen- und Lieferdaten

Die wichtigste Grundlage ist ein strukturiertes System, mit dem alle charge- und lieferrelevanten Daten erfasst werden. Unternehmen sollten dafür frühzeitig ihre bestehenden Prozesse prüfen, Engpässe im Datenfluss erkennen und Lücken in der Lager- oder Produktionslogistik schließen. Auch Fremdsysteme von externen Logistikpartnern oder Lieferanten sollten frühzeitig in die eigene Datenbasis eingebunden werden. So lassen sich Medienbrüche bei der Chargenverfolgung vermeiden.

Verbindliches GeoJSON-Format und Dateigrößenbeschränkung

Alle Geolokationsdaten müssen im GeoJSON-Format erfasst werden (Koordinatensystem WGS-84/EPSG-4326) und ins EU-Informationssystem hochgeladen werden. Dabei gilt: Eine einzelne DDS darf maximal 25 MB groß sein. Die IT-Systeme der Unternehmen müssen dieses Format verarbeiten können und sollten zudem einige Optimierungsfunktionen bieten, etwa Einzelpunkte statt Flächenangaben bei Flächen unter 4 Hektar oder bei Rinderhaltung, eine Reduzierung der Polygon-Auflösung auf die wichtigsten Eckpunkte sowie eine automatische Prüfung, ob die Koordinaten auf sechs Dezimalstellen genau angegeben sind.

Schulung und Einbindung relevanter Abteilungen

Die Sorgfaltspflichten betreffen viele Unternehmensbereiche, von der Beschaffung über Produktion und Lager bis hin zu Vertrieb und Rechtsabteilung. Deshalb ist es entscheidend, alle betroffenen Mitarbeitenden frühzeitig und regelmäßig zu schulen.

Nur wer versteht, wie Charge, Lieferung und Sorgfaltserklärung zusammenhängen, kann Fehler im Prozess, unerlaubte Vermischungen oder Lücken in der Dokumentation vermeiden. Dabei helfen vor allem drei Dinge: praxisnahe Schulungen anhand typischer Unternehmensprozesse, regelmäßige interne Audits sowie eine zentrale Ansprechperson für Fragen.

Fazit

Das Due Diligence Statement EUDR bezieht sich auf eine definierte Warenmenge, in der betrieblichen Praxis meist eine Charge, die physische Lieferung ist nur ein Folgeereignis. Die saubere Trennung von DDS-, Chargen- und Lieferungsebene ist damit das Rückgrat der EUDR-Compliance. Wer Mengen sauber führt, Mischvorgänge dokumentiert, Referenznummern strukturiert weitergibt und ein ERP-System mit Sperrlogik einsetzt, vermeidet die typischen Fehlerquellen: doppelt verwendete Mengen, nicht gedeckte Lieferungen, verlorene Ursprungsbezüge nach Mischvorgängen. Die EUDR bringt mit ihren strengen Vorgaben Aufwand mit sich. Der Nutzen, rechtliche Sicherheit, mehr Vertrauen bei Kunden und eine nachhaltige Positionierung, macht sich am Ende bezahlt.

Wer tiefer in die technische Umsetzung der Chargenverfolgung einsteigen möchte, findet im vorangegangenen Abschnitt die wichtigsten Bausteine. Ergänzend lohnt ein Blick in die offiziellen Leitfäden der EU-Kommission.