Verkauf und Verarbeitung von Zwischenprodukten: Müssen alle Schritte dokumentiert werden?

Executive Summary

Die EUDR verlangt lückenlose Rückverfolgbarkeit von Rohstoffen, die auch bei EUDR-Zwischenprodukten gilt. Unternehmen müssen deshalb jederzeit nachweisen können, von welcher Anbaufläche ein Rohstoff ursprünglich stammt. Die formale DDS muss dabei nur der Erstbereitsteller abgeben, also das Unternehmen, das das Produkt zuerst auf den EU-Markt bringt. Nachgelagerte Marktteilnehmer müssen vor allem dafür sorgen, dass Referenznummern korrekt weitergegeben und Mengen konsistent den richtigen Ursprungsflächen zugeordnet werden.

Besondere Sorgfalt erfordern Sammelchargen und Mischprozesse: Zusammensetzung, Mengenverhältnisse und Herkunft jeder Teilmenge müssen dokumentiert sein. Nachgelagerte Akteure übernehmen und dokumentieren die DDS-Referenznummern ihres Lieferanten. Ihre Pflichten sind im Kern reaktiv: Informationspflicht bei substantiierten Bedenken, bei Nicht-KMU zusätzlich eine Verifizierungspflicht. Eine eigene DDS-Pflicht entsteht nur, wenn das Unternehmen selbst zum Erstbereitsteller wird, etwa bei neuem Import, bei Inputs ohne Vorabdeckung durch eine bestehende DDS oder bei Vermischung mit Mengen unbekannter Herkunft.

In der Praxis empfiehlt sich ein risikobasierter Ansatz: Je höher das Risiko, etwa durch Ländereinstufung oder Datenlücken, desto tiefer müssen Dokumentation und Prüfungen ausfallen. Digitale Systeme und automatisierte Protokolle helfen, auch komplexe Lieferketten EUDR-konform und effizient abzubilden.

Die EUDR-Grundanforderung: Lückenlose Rückverfolgbarkeit

Was bedeutet „lückenlose Rückverfolgbarkeit“?

Die EUDR (EU-Verordnung gegen Entwaldung der Europäischen Union) verlangt lückenlose Rückverfolgbarkeit: Unternehmen müssen genau nachweisen können, woher die Rohstoffe in ihren Produkten stammen. Das gilt für alle relevante Erzeugnisse, die unter die Verordnung fallen, zum Beispiel Kakao, Kaffee, Soja, Palmöl, Rindfleisch oder Holz. Für jedes dieser Produkte muss klar sein, von welchem Betrieb, welcher Plantage oder welchem Waldgebiet der Rohstoff ursprünglich kommt.

Die Rückverfolgbarkeit muss genau, bis auf die geografische Fläche, also den Ort auf der Landkarte, an dem die Rohstoffe angebaut oder geerntet wurden, dokumentiert werden. ‘Lückenlos’ bedeutet, dass jede relevante Charge den Ursprung bis zur/zu den Produktionsparzellen nachweisen kann, inklusive der Geolokalisierung (Punkt oder Polygon) jeder Fläche, von der die Rohstoffe stammen. Besteht eine Charge aus mehreren Ursprungsflächen, müssen alle Flächen separat angegeben werden. EU-Entwaldungsverordnung verstehen, hier zum ausführlichen Blogbeitrag.

Eine DDS geben grundsätzlich die Unternehmen ab, die ein relevantes Produkt zum ersten Mal auf den EU-Markt bringen oder exportieren. Alle nachgelagerten Akteure müssen die DDS-Referenznummern übernehmen, dokumentieren und weitergeben. Auch sie bleiben dabei mitverantwortlich dafür, dass die von ihnen gehandelten Produkte den Vorgaben entsprechen.

Sämtliche Zwischenschritte müssen so transparent dokumentiert werden, dass Nachvollziehbarkeit bis auf Flächen- oder Parzellenebene gegeben ist. Gerade für Zwischenprodukte und Sammelchargen bedeutet das, dass auch deren Zusammensetzung und Weiterverarbeitung eindeutig belegt werden kann.

Zwischenprodukte sind Teil der Lieferkette

Verarbeitung von Rohstoffen zu Zwischenprodukten ist in vielen Branchen an der Tagesordnung. So werden etwa Kakaobohnen zu Kakaomasse oder -butter weiterverarbeitet, Palmöl zu Fraktionen gespalten oder Holzsortimente werden zu Halbzeugen wie Schnittholz (HS 4407), Furnieren (HS 4408) oder Spanplatten (HS 4410) verarbeitet, bevor sie ins Endprodukt (z. B. Möbel) eingehen. Wichtig: All diese Halbzeuge sind selbst in Anhang I der EUDR (Verordnung für entwaldungsfreie Produkte) gelistet. Sie sind also keine ‘unsichtbaren Zwischenprodukte', sondern lösen je nach Rolle (Erstbereitsteller oder Downstream Operator) eigene Pflichten beim Inverkehrbringen aus.

Dabei gilt: Verarbeitungsstufen, die das Endprodukt beeinflussen (etwa Mischen, Veredelung, Portionierung), erhöhen aber die Anforderungen an die eindeutige Chargen- und Mengenbilanz, insbesondere bei Vermischungen oder Sammelchargen. Sie lösen jedoch keine neue EUDR-Meldung aus, solange das daraus hervorgehende relevante Produkt nicht auf dem Unionsmarkt bereitgestellt oder exportiert wird. Eine DDS wird grundsätzlich vom Erstbereitsteller eingereicht. Nachgelagerte Akteure müssen i.d.R. keine neue DDS abgeben, sondern die Unterlagen der vorgelagerten Erklärung übernehmen und dokumentieren.

Dokumentationspflichten für weiterverarbeitende Unternehmen

Was muss tatsächlich dokumentiert werden?

Die Frage, was im Detail für Zwischenprodukte oder weiterverarbeitete Rohstoffe zu dokumentieren ist, lässt sich im Detail am besten beantworten, wenn man die Ziele der EUDR betrachtet. Im Mittelpunkt steht hierbei eine lückenlose Kette von relevanten Informationen:

• Woher stammt der Rohstoff?
• Wurde er nachweislich entwaldungsfrei produziert?
• Wie wurde er verarbeitet, gelagert oder mit anderen Chargen gemischt?
• Wer hat zu welchem Zeitpunkt die Verantwortung getragen?
• Welche DDS-Referenznummer(n) decken die eingesetzten Ursprungschargen ab und welche Rolle hat das Unternehmen (Erstbereitsteller vs. nachgelagerter Akteur) mit Blick auf Due Diligence und Dokumentation?

Für jedes Zwischenprodukt sollte klar dokumentiert sein, aus welchen Ursprungschargen es besteht. Dafür reichen meist Chargenkennzeichnungen, Lieferpapiere und Produktionsaufzeichnungen. Werden mehrere Chargen gemischt, muss zusätzlich das Mengenverhältnis nachvollziehbar sein.

Schwieriger wird das, je öfter Sammelchargen aus verschiedenen Quellen entstehen, etwa bei großen Sojamengen, bei Kakaobruch für Schokolade oder in Sägewerken, die Holz aus mehreren Parzellen mischen.

Unternehmen, die Rohstoffe weiterverarbeiten, müssen alle wichtigen Verarbeitungsschritte dokumentieren. So bleibt die Herkunft nachvollziehbar, wie es die EUDR verlangt.

Transport und Lagerung allein lösen keine zusätzliche DDS-Meldung aus. Dokumentiert werden sie trotzdem, aber nur, wenn sie für die Mengen- und Chargenübersicht wichtig sind. Das ist zum Beispiel der Fall bei Splits, Umlagerungen oder wenn mehrere Ursprungschargen gleichzeitig gelagert werden.

Praxis-Tipp: Dokumentation nach Relevanz und Risiko

In der Praxis empfiehlt sich ein risikobasierter Ansatz zur Dokumentation. Nicht jede interne Verschiebung muss protokolliert werden, solange Herkunft und Mengenrelation von Vormaterialien gesichert und nachvollziehbar bleiben. Wichtig ist: Wenn ein Produkt ein bekanntes Risiko hat, zum Beispiel, weil es aus einem Gebiet mit hohem Entwaldungsrisiko (Hochrisikoland) stammt oder weil die Herkunft schwer nachvollziehbar ist (etwa durch häufige Vermischung verschiedener Ursprungsquellen), dann muss besonders gut aufgepasst werden.

In diesen Fällen sollten Unternehmen genauer dokumentieren. Was genau zu tun ist, hängt von der Rolle ab:

• Erstbereitsteller sollten ihre Risikoanalyse verschärfen.
• Nachgelagerte Akteure sollten zumindest zusätzliche Plausibilitäts- und Red-Flag-Checks durchführen und die Chargen- und Mengenbilanz strenger führen.

Umgang mit Sammelchargen und Lagerware

Die Herausforderung der Vermischung

Gerade bei der Bündelung großer Warenmengen, egal ob Soja, Palmöl, Kaffee oder Holz, werden Rohstoffe aus verschiedenen Plantagen oder Ländern zur sogenannten Sammelcharge zusammengeführt. Diese Sammelchargen stellen aus Sicht der EUDR eine spezielle Herausforderung dar, da die genaue Rückverfolgbarkeit bis zum Ursprung für jede Teilmenge gewährleistet werden muss.

Hier kollidiert die Praxis oft mit dem Gesetzestext: Technisch können sich die in einer Sammelcharge vertretenen Ursprünge über dutzende, gelegentlich sogar hunderte Einzelerzeuger erstrecken. Mischen ist zulässig, sofern alle Teilmengen vollständig bis zur Erzeugungsfläche rückverfolgbar und konform sind. Eine Mass-Balance-Logik, die konforme Ware mit Mengen unbekannter Herkunft oder nicht entwaldungsfreier Ware aufrechnet, ist unter der EUDR ausdrücklich unzulässig. Die europäische Kommission hat in der FAQ v5 (Ziff. 1.4) aber ebenso klargestellt: Eine vollständige ‘identity preservation' (also strikte physische Trennung jeder Einzelcharge) ist nicht erforderlich. Entscheidend ist allein die durchgängige Konformität aller vermischten Anteile.

Trotzdem verlangt die EUDR: Man muss nachvollziehen können, wie sich eine Sammelcharge mengenmäßig aus den einzelnen Ursprungschargen zusammensetzt, inklusive deren Geolokalisierung. Unternehmen müssen deshalb schon beim Wareneingang und bei wichtigen Bestandsbewegungen sauber dokumentieren. So bleiben DDS-Referenzen, Ursprungschargen und Mengenbilanz konsistent, ohne dass jede einzelne Bewegung eine neue DDS erfordert.

Dabei helfen vor allem digitale Lagerverwaltungssysteme, detaillierte Lieferscheine und Produktionsaufzeichnungen. Wird die Ware später weiterverarbeitet, etwa gemahlen, extrahiert oder portioniert, müssen die Ursprungsdaten trotzdem erhalten bleiben. Denn: Ist auch nur ein Teil nicht konform oder nicht eindeutig zuordenbar, gilt die gesamte Sammelcharge als riskant oder potenziell nicht konform. Deshalb sind klare Trennung und eine genaue Mengenlogik so wichtig.

Was ist erlaubt und was muss dokumentiert werden?

Die EUDR erlaubt Zuschläge und Vermischungen, solange die Rückverfolgbarkeit für jede Teilmenge gewährleistet bleibt. Das heißt: Sammelchargen sind weiterhin erlaubt, auch deren Weiterverarbeitung, wenn ein transparentes System Herkunft und Mengenverhältnis sichtbar hält.

Ein Beispiel dafür ist der Kakaosektor: Dort stammen einzelne Exportchargen oft aus mehreren Farmer-Kooperativen. Trotzdem lässt sich jede Teilcharge bis zur Ursprungsgemeinde zurückverfolgen.

Das setzt voraus, dass bei jeder Entnahme oder Verarbeitung so gebucht wird, dass die genaue Zusammensetzung jederzeit nachvollziehbar bleibt, besonders bei Splits, Zusammenführungen und neuen Vermischungen.

Eine gute Lösung: Für jede Sammelcharge wird eine begleitende Übersicht geführt, die alle wichtigen Infos zu Herkunft, Menge und Lagerung bündelt. Das gilt auch bei langer Lagerzeit oder häufigen Umlagerungen, solange dabei keine neuen, nicht rückverfolgbaren Mengen eingemischt werden.

Erfahrungen aus der Holzbranche zeigen: Digitale Systeme helfen sehr. Dazu gehören Barcodes an Lagereinheiten, digitale Buchungen und automatische Produktionsprotokolle. Das macht die Rückverfolgbarkeit einfacher. Der manuelle Aufwand sinkt. Und auch komplizierte Sammelchargen lassen sich so korrekt dokumentieren.

Verarbeitungsschritte und „Neues Inverkehrbringen“

Wann wird ein Zwischenprodukt zum neuen EUDR-Fall?

Eine der häufigsten Unsicherheiten in Bezug auf die EUDR Rückverfolgbarkeit besteht darin, ab wann für ein Zwischenprodukt oder einen neuen Verarbeitungsschritt eine eigenständige EUDR-Meldung erforderlich ist.

Kern der Vorschrift nach dem Trilog-Beschluss vom Dezember 2025: Eine eigene DDS-Pflicht entsteht nur, wenn ein Unternehmen ein relevantes Produkt zum ersten Mal auf den EU-Markt bringt oder exportiert.

Übernimmt ein Unternehmen ein Produkt von einem anderen Marktteilnehmer, und ist dieses Produkt schon durch eine bestehende DDS oder vereinfachte Erklärung (SD) abgedeckt, reicht es, die Referenznummer zu übernehmen. Eine eigene DDS ist dann nicht nötig. Eine neue DDS wird erst nötig, wenn die Abdeckung nicht mehr vollständig ist, zum Beispiel bei neuen Importen, bei Vermischung mit Mengen unbekannter Herkunft oder wenn Referenzen fehlen.

Ein Zwischenprodukt wird also zum neuen EUDR-Fall, wenn es nicht vollständig durch eine bestehende DDS oder vereinfachte Erklärung (SD) abgedeckt ist, etwa bei neuen, nicht abgedeckten Inputs, Vermischung mit Mengen unbekannter Herkunft oder fehlenden Referenznummern. In diesen Fällen wird der Akteur erneut zum Erstbereitsteller und muss die vollständige Sorgfaltspflicht einschließlich DDS-Abgabe erfüllen.

Transformierende Verarbeitungsschritte (z.B. Mahlen, Raffinieren, Extrahieren, Fraktionieren) ohne Eigentumsübergang lösen allein noch keine neue EUDR-Meldung aus, wohl aber das Bereitstellen an neue rechtliche Einheiten. In diesem Fall beginnt für das empfangende Unternehmen die nachgelagerte Pflicht, auf Basis der bereitgestellten Ursprungsdaten und Mengenangaben die EUDR Rückverfolgbarkeit lückenlos sicherzustellen.

Beispielhafte Verarbeitungskette

Angenommen, ein brasilianischer Landwirt liefert Sojabohnen in eine regionale Sammellagerhalle. Dort werden Bohnen von 30 weiteren Betrieben gesammelt und gemeinsam gereinigt. Der Exporteur stellt die Sammelcharge zur Verschiffung in die EU bereit. Der EU-Importeur reicht als Erstbereitsteller die DDS ein, einschließlich aller relevanten Geolokalisierungsdaten der teilnehmenden Erzeugerbetriebe. Gibt sie das Öl an einen Lebensmittelhersteller weiter, muss der Hersteller (je nach Rolle als first downstream/downstream operator) die DDS-Referenz der vorgelagerten Erklärung übernehmen und seine Mengen-/Chargenzuordnung so dokumentieren, dass die Rückverfolgbarkeit erhalten bleibt. Eine eigene DDS ist i.d.R. nur erforderlich, wenn er selbst als Erstbereitsteller auftritt oder die Vorabdeckung/Referenzen fehlen.

Margarine fällt unter HS 1517, dieser Code ist nicht in Anhang I der EUDR gelistet. Das Endprodukt ist damit nicht EUDR-relevant, auch wenn es Soja- oder Palmöl enthält. Die DDS-Kette endet beim letzten in Anhang I gelisteten Produkt der Lieferkette (hier: dem Sojaöl HS 1507). Für den Lebensmittelhersteller, der Margarine produziert, bestehen aus der EUDR keine Sorgfalts-, Informations- oder Aufbewahrungspflichten, auch dann nicht, wenn er als Zwischenkunde Sojaöl bezieht und nur zum Eigenverbrauch in Margarine einsetzt.

An keiner Stelle darf die Transparenz über die Herkunft der jeweiligen Teilmenge verloren gehen, andernfalls verliert das Endprodukt seine EUDR-Konformität. Ein nicht konformer Teil eines Erzeugnisses muss identifiziert und vom Rest getrennt werden, bevor es auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht oder ausgeführt wird. Dieser Teil darf nicht auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht oder ausgeführt werden. Wenn die Identifizierung und Trennung nicht möglich ist, weil die Erzeugnisse mit den übrigen vermischt wurden, ist das gesamte Erzeugnis nicht konform. Es darf nicht in der EU in Verkehr gebracht oder ausgeführt werden.

Handlungsempfehlungen für die Praxis

Klare Prozesse und Systeme aufbauen

Unternehmen sollten alles genau erfassen. Dazu gehören: Verarbeitungsschritte, wer die Ware besitzt, wie viel es ist, und ob Chargen gemischt werden. Dafür helfen feste Systeme, zum Beispiel ERP-Systeme mit Rückverfolgbarkeits-Funktion oder Software wie die lawcode Suite. In größeren Firmen sollte klar sein, wer wofür zuständig ist. So bleibt alles EUDR-konform dokumentiert.

Wichtig ist auch: Parzellen-IDs, Herkunftsnachweise und verarbeitete Mengen müssen einheitlich erfasst und weitergegeben werden. So kann man bei Kontrollen oder Audits schnell lückenlos nachweisen, woher alles stammt. Unternehmen, die bisher viel mit Papier arbeiten, sollten prüfen, ob sie auf digitale Prozesse umsteigen. Das bringt langfristig mehr Effizienz, Genauigkeit und Rechtssicherheit.

Schnittstellen managen – intern und extern

Ein oft unterschätztes Risiko bei der EUDR-Dokumentation: das Schnittstellenmanagement. Immer wenn Material zwischen Abteilungen, Werken, Standorten oder verschiedenen Lieferkettenpartnern wechselt, steigt die Gefahr für Fehler. Es können Informationen verloren gehen, Daten falsch übertragen werden oder Unklarheiten bei den Ursprungsdaten entstehen. Deshalb sollten Unternehmen genau auf diese Übergänge achten. Wichtig sind durchgängige Datenübertragung, klar geregelte Übergabeprozesse und regelmäßige Kontrollen.

Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern, zum Beispiel bei Lohnverarbeitung, Lagerhaltung oder Fremdtransport, muss so gestaltet sein, dass alle relevanten EUDR Pflichten nahtlos erfüllt werden. Empfehlenswert ist hier, vertraglich festzulegen, welche Informationspflichten gelten, z.B. in Bezug der Übermittlung digitaler Ursprungsdaten im vereinbarten Format. Auch der Einsatz von Branchenstandards, um eine lückenlose Rückverfolgbarkeit praktisch zu gewährleisten, sollte vorab abgestimmt werden.

Risikobasierte Dokumentation zulassen

Die EUDR verlangt keine vollständige Aufzeichnung jedes internen Schritts. Stattdessen reicht ein risikobasierter Ansatz.

Das heißt: Ist die Herkunft eines Materials klar und unproblematisch, genügt eine einfache Dokumentation. Erst wenn Risikofaktoren auftreten, etwa häufige Vermischungen, Ware aus nicht zertifizierten Quellen oder Verarbeitung aus Gebieten mit hoher Entwaldungsgefahr, braucht es mehr: zusätzliche Nachweise, Protokolle und Risikobewertungen.

Was genau nötig ist, hängt von der Rolle ab:

• Erstbereitsteller brauchen eine vertiefte eigene Risikoanalyse.
• Nachgelagerte Akteure brauchen strengere Plausibilitäts- und Red-Flag-Checks sowie eine belastbare Chargen- und Mengenbilanz.

Erfahrungen aus der Kakao- und Palmölbranche zeigen: Eine risikobasierte Dokumentation ist nicht nur erlaubt, sondern hält auch Audits stand, vorausgesetzt, Unternehmen nutzen dafür klare interne Anweisungen, digitale Protokolle und nachvollziehbare Risikobewertungen. So sparen Unternehmen Aufwand, ohne gegen die EUDR-Regeln zu Sammelchargen und Zwischenprodukten zu verstoßen.

Fazit

Die EUDR verlangt nicht, dass jeder interne Zwischenschritt lückenlos archiviert wird. Entscheidend ist nur: Herkunft, Zusammensetzung und Mengen müssen jederzeit klar nachvollziehbar sein. Sammelchargen und Zwischenprodukte sind dabei kein Problem, solange sich die Mengen weiterhin den jeweiligen Ursprungschargen zuordnen lassen.

Die Rollenverteilung ist klar: Der Erstbereitsteller gibt die formale Sorgfaltserklärung ab. Nachgelagerte Unternehmen halten Referenzen und Mengenbilanzen konsistent, mit genauerer Prüfung dort, wo Risiken bestehen oder ein Land als besonders risikoreich eingestuft ist.

Die Fristen, 30. Dezember 2026 für große und mittlere Unternehmen, 30. Juni 2027 für Kleinst- und Kleinunternehmen, bieten die Chance, Prozesse jetzt zu standardisieren und Daten zu digitalisieren. So wird EUDR-Compliance nicht nur machbar, sondern auf Dauer gut steuerbar.