Sonderfälle erklärt: Briefe, Broschüren, Flyer – Was fällt unter “Korrespondenz”?

Executive Summary

Die EU-Verordnung zur Entwaldungsfreiheit von Produkten (EUDR) stellt Unternehmen vor die Herausforderung, Papierprodukte korrekt zu klassifizieren und den jeweiligen regulatorischen Anforderungen zuzuordnen. Besonders relevant ist dabei die sogenannte „Korrespondenz“-Ausnahme, die individualisierte, schriftliche Mitteilungen wie Briefe oder Rechnungen von der Nachweispflicht befreit. Diese Ausnahmeregelung gilt jedoch nicht für massenhaft verbreitete Werbematerialien wie Flyer oder Broschüren, die primär werbliche Zwecke verfolgen und daher strengeren Dokumentationspflichten unterliegen.

Die Abgrenzung zwischen Korrespondenz und Werbematerial erfolgt anhand des Hauptzwecks (Kommunikation versus Werbung) sowie der Verbreitungsart (individualisiert versus massenhaft). Unternehmen müssen ihre Papierprodukte sorgfältig nach diesen Kriterien klassifizieren und im Warenwirtschafts- oder ERP-System entsprechend hinterlegen, um Compliance-Risiken zu minimieren. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Compliance, Marketing und Vertrieb sowie regelmäßige Schulungen unterstützen dabei eine rechtssichere Umsetzung.

Fehlerhafte Zuordnungen können erhebliche Folgen für Logistik, Nachweispflichten und regulatorische Prüfungen haben. Daher empfiehlt sich eine kontinuierliche Überprüfung der Klassifizierungen in Abstimmung mit aktuellen gesetzlichen Vorgaben sowie gegebenenfalls fachliche Beratung. So lässt sich sicherstellen, dass sowohl Kommunikationsdokumente als auch Werbematerialien den Anforderungen der EUDR entsprechen und Unternehmen langfristig rechtskonform agieren.

EUDR und die Ausnahmeregelung: Was bedeutet "Korrespondenz"?

Rechtliche Grundlage und KN-Zuordnung

Die Europäische Union hat mit der EUDR (Verordnung (EU) 2023/1115) einen verbindlichen Rechtsrahmen geschaffen, um Produkte auf dem EU-Binnenmarkt von Entwaldung und Waldschädigung freizuhalten. Betroffen sind unter anderem Holz und daraus hergestellte Erzeugnisse wie Papier. Die Verordnung stellt strenge Anforderungen an die Sorgfaltspflicht bei der Einfuhr, Vermarktung und Verwendung dieser Produkte.

Von besonderer Bedeutung ist dabei die Klassifikation nach dem Zolltarif (KN-Code, Kombinierte Nomenklatur). Papiererzeugnisse werden entsprechend ihrem jeweiligen Verwendungszweck und ihrer Form technisch und rechtlich differenziert. Laut Anhang I der EUDR sind Halbstoffe und Papier der Kapitel 47 und 48 der Kombinierten Nomenklatur betroffen, ausgenommen es sind Erzeugnisse auf Bambusbasis und 100 % recycelte Stoffe.

Eine der wohl wichtigsten Ausnahmen betrifft die „Korrespondenz”. Laut Klarstellung der EU-Kommission ist geschäftliche Korrespondenz nicht EUDR-pflichtig (2.13). Briefe dienen innerhalb der EU ausschließlich der Kommunikation. Gemäß Artikel 1 Nummer 26 und Artikel 141 Abs. 2 der Delegierten Verordnung (EU) 2015/2446 zum Zollkodex der Union unterliegen „Briefsendungen“ nicht der Zollanmeldepflicht und damit auch nicht der Pflicht zur Vorlage einer DDS-Referenznummer. Auch innerhalb der EU werden solche Briefsendungen nicht in Verkehr gebracht oder zur Verfügung gestellt, sondern dienen der Kommunikation.

Es ist zu beachten, dass relevante Produkte, die in Briefsendungen (z.B. in einem Umschlag) enthalten sind, nicht als „Briefsendungen“ angesehen werden können und daher gegebenenfalls der Zollanmeldepflicht und der Vorlage einer DDS-Referenznummer unterliegen.

Das heißt: Beilagen zu den Briefen fallen unter die EUDR, sofern es sich um relevante Rohstoffe und Erzeugnisse im Sinne des Anhangs I handelt.

Der Gesetzgeber greift damit auf die etablierte Systematik der Zolltarifierung zurück, die den Begriff „Korrespondenz“ eng, aber eindeutig definiert. Die pragmatische Umsetzung für Unternehmen liegt darin, die betroffenen Papierwaren korrekt ihrem Zolltarif zuzuordnen und die jeweiligen Verwendungszwecke zu dokumentieren.

Was zählt zur klassischen Korrespondenz?

Unter „klassischer Korrespondenz“ im Kontext der EUDR versteht man alle Dokumente, deren Hauptzweck die persönliche oder geschäftliche Kommunikation mit einer konkreten bzw. individualisierten Person oder Organisation ist. Beispiele hierfür sind geschäftliche Briefe, Rechnungen, Angebote, vertrauliche Mitteilungen, ärztliche Schreiben, offizielle Benachrichtigungen oder persönliche Karten und Einladungen. Im Regelfall handelt es sich um ausschließlich für einen bestimmten Empfänger erstellte Dokumente, die in Form von Briefen oder Karten versendet oder persönlich überreicht werden.

Nicht zuletzt ist das Kriterium der Individualisierung essenziell. Die Korrespondenz enthält inhaltliche Bezüge auf den Adressaten, ist nicht massenhaft identisch verbreitet und weist entsprechend personalisierte Elemente auf. Technisch ist häufig ein Adressfeld, eine individuelle Anrede oder relevante Zusatzinformation vorhanden. Neben klassischen Papierbriefen gelten in den meisten Fällen auch Begleitschreiben, Verwaltungsdokumente und amtliche Formulare als Korrespondenz, wenn sie entsprechend individualisiert sind.

Hintergrund der Ausnahme

Die Ausnahmeregelung für Korrespondenzartikel in der EUDR findet ihren Ursprung im Bestreben des europäischen Gesetzgebers, die Funktionsfähigkeit und Effizienz der geschäftlichen und persönlichen Kommunikation nicht unnötig durch zusätzliche regulatorische Verpflichtungen zu belasten. Schriftliche Mitteilungen, die unmittelbaren Bezug auf den Empfänger haben und meist im originären Arbeits-, Geschäfts- oder Rechtsverkehr genutzt werden, sollen von der Entwaldungs-Regulierung ausgenommen bleiben.

Gleichwohl wäre eine pauschale Einbeziehung in den Anwendungsbereich der EUDR mit einem großen Verwaltungsaufwand verbunden. Behörden und Unternehmen wären gezwungen, für jedes Dokument Nachweise zur Lieferkette des genutzten Papiers zu erbringen – selbst für kleinste Poststücke wie Einladungen, Rechnungen oder persönliche Schreiben. Mit der Ausnahme werden also Kommunikation und Verwaltung entlastet, ohne das Hauptziel der EUDR – die Reduktion von Entwaldung – zu gefährden.

Abgrenzung zu Werbematerial: Flyer, Broschüren und Co.

Definition von Werbematerial im Kontext der EUDR

Während das Begriffsverständnis von Korrespondenz klar individualisierte Mitteilungen umfasst, stellt Werbematerial im Kontext der EUDR einen gänzlich anderen Produkttyp dar. Werbematerial sind inhaltsgleiche, massenhaft verbreitete Druckwerke wie Flyer, Kataloge, Prospekte, Produktbroschüren, Messezeitungen oder Werbebeilagen. Diese Papierprodukte sind auf eine breite öffentliche Zielgruppe ausgerichtet und verfolgen einen werblichen, informativen oder verkaufsfördernden Zweck.

Im Hinblick auf die Kombinierte Nomenklatur werden Werbematerialien in der Regel nicht unter die ausgenommene KN-Position 4817, sondern etwa unter KN 4901 (gedruckte Bücher/Broschüren), KN 4911 (andere Drucksachen wie Flugblätter, Reklameblätter) oder vergleichbare Tarifpositionen subsumiert. Entscheidend ist nach EU-Behördenerklärung: Für Papiere, deren Hauptzweck nicht die individuelle Kommunikation mit dem Empfänger, sondern Massenwerbung, Produktinformation oder Öffentlichkeitsarbeit ist, greift die EUDR Korrespondenz-Ausnahmeregelung nicht.

Werbematerial ≠ Korrespondenz: Der rechtliche und inhaltliche Unterschied

Der Kernunterschied zwischen Werbematerial und Korrespondenz besteht zum einen in der tatsächlichen Verbreitung (zielgerichtet an Einzelpersonen versus breite Öffentlichkeit), zum anderen im beabsichtigten Zweck (persönliche Mitteilung versus werbliche Information). Rechtlich resultiert dies im EUDR-Kontext darin, dass für Werbematerial strenge Nachweispflichten greifen. Unternehmen, die Flyer, Broschüren oder ähnliche Werbeprodukte aus Papier innerhalb der EU einführen oder erstmals in Verkehr bringen, müssen darlegen, dass die Herkunft des benutzten Zellstoffs oder Holzes den EUDR-Vorgaben entspricht.

Für Korrespondenzartikel, die individuell adressiert und ausschließlich für persönliche/interne Kommunikation vorgesehen sind, entfällt diese Nachweispflicht. Selbst wenn ein Werbebrief individualisiert wird, darf sein Hauptzweck jedoch nicht überwiegend auf Massenwerbung ausgerichtet sein. Die Übergänge sind hier mitunter fließend, werden aber im Zweifel zu Lasten der Ausnahmeregelung entschieden: Massenhaft adressierte Serienbriefe mit identischer Werbebotschaft werden als Werbematerial eingestuft.

Ein anschauliches Praxisbeispiel:

1. Ein Unternehmen verschickt Rechnungen mit individuell aufgeführten Leistungen – dies ist Korrespondenz und von der EUDR ausgenommen.
2. Ein anderes Unternehmen versendet einen halbjährlichen Produktkatalog an Tausende Adressaten, jeweils mit personalisierter Kundenansprache – trotz Individualisierung gilt der Hauptzweck (Information, Werbung) und der massenhafte Versand, weshalb die Nachweispflichten nach der EUDR greifen.

Typische Praxisbeispiele im Vergleich

Um die Abgrenzung zwischen Korrespondenz und Werbematerial im EUDR-Rahmen zu verdeutlichen, helfen konkrete Praxisbeispiele:

Ein Handwerksbetrieb verschickt individuelle Angebote, Projektbeschreibungen und Auftragsbestätigungen an seine Kunden. Jedes Dokument bezieht sich mit Datum, Adresse und Inhalt explizit auf einen bestimmten Empfänger und seinen Auftrag. Diese Dokumente gelten klar als Korrespondenz, sind also von der EUDR ausgenommen.

Anders hingegen bei Unternehmensbroschüren, Image-Flyern oder Aktionsprospekten: Diese werden in hohen Stückzahlen erstellt, weisen überall denselben Inhalt auf und dienen dazu, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu bewerben. Auch wenn auf dem Prospekt ein individueller Name aufgedruckt ist (zum Beispiel für den Versand an Bestandskunden), steht der Gesamtzweck der werblichen Information im Vordergrund. Hier greift die Korrespondenz-Ausnahme nicht.

Schwierig wird es in Grenzfällen, etwa bei Informationsschreiben mit Erklärcharakter. Ein Energieversorger informiert alle Kunden über Tarifänderungen in einer standardisierten Mitteilung. Obwohl der Inhalt gleich ist und nur die Adressdaten differieren, wertet die Praxis solche Schreiben zumeist weiterhin als Korrespondenz – allerdings hängt dies von der nationalen Auslegung ab. Unternehmen sollten in Zweifelsfällen eine qualifizierte zoll- oder compliance-rechtliche Bewertung einholen.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Klassifizierung der Papierprodukte im Portfolio

Für Unternehmen mit einem breiten Spektrum an Papierprodukten ist die präzise Klassifikation der einzelnen Posten im Hinblick auf die EUDR Korrespondenz-Ausnahme von zentraler Bedeutung. Zunächst empfiehlt sich eine umfassende Bestandsaufnahme aller eingesetzten Papierartikel im Portfolio: Welche Produkte werden hauptsächlich als Korrespondenz genutzt, welche dienen Marketing- oder Werbezwecken, und welche fallen in hybride Kategorien?

Im nächsten Schritt sollte jedes Produkt nach seinem hauptsächlichen Verwendungszweck, seinem Verbreitungsmodus und seiner tatsächlichen Einsatzpraxis analysiert werden. Produkte, die regelmäßig an Einzelpersonen, Partner oder Behörden individualisiert versandt werden, sollten eindeutig der Korrespondenz zugeordnet werden. Für Produkte mit identischem Inhalt und massenhaftem Versand (zum Beispiel Werbeprospekte, Messeflyer oder Mailingaktionen) ist generell eine Einordnung als Werbematerial EUDR-konform.

Bewährt haben sich interne Leitfäden mit Beispielen und Entscheidungsbäumen, die bei der Klassifizierung unterstützen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass keine fehlerhafte Deklaration erfolgt und im Zweifel die richtige Nachweispflicht nach EUDR eingehalten wird.

Einrichtung klarer Klassifikationen im ERP-/Warenwirtschaftssystem

Zur Minimierung des Risikos fehlerhafter Deklarationen empfiehlt es sich, die definierte Produktklassifikation fest im ERP- oder Warenwirtschaftssystem zu verankern. Ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) ist ein spezialisiertes System zur Verwaltung von Warenbewegungen. Während ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) eine umfassendere Lösung zur Planung und Steuerung aller Unternehmensressourcen darstellt. Die Integration eindeutiger Merkmale zur Klassifizierung und Tarifierungscodes ermöglicht eine automatisierte Zuordnung der einzelnen Produkte zu den Kategorien „Korrespondenz“ und „Werbematerial“ im Sinne der EUDR. Dies erleichtert sowohl die interne Compliance-Prüfung als auch die spätere Dokumentation für Zoll- oder Prüfbehörden.

Praxisbeispiel: Ein Großhändler implementiert in seinem Warenwirtschaftssystem ein verpflichtendes Feld zur Angabe des vorrangigen Verwendungszwecks bei jedem Papiergegenstand. Nur Produkte mit eindeutig personalisiertem Versandweg können als Korrespondenz verbucht werden. Für Werbeprodukte wird automatisch der Nachweis mit den EUDR-relevanten Lieferketteninformationen ausgelöst.

Regelmäßige Schulungen der verantwortlichen Abteilungsleiter und eine jährliche Überprüfung der klassifizierten Produktgruppen bieten darüber hinaus zusätzliche Sicherheit. Bei komplexen Produktportfolios sollte ein regelmäßiger Abgleich mit aktuellen zoll- oder compliance-rechtlichen Einschätzungen vorgenommen werden.

Zusammenarbeit von Compliance, Marketing und Vertrieb

Die erfolgreiche Umsetzung der EUDR Ausnahmeregelung für Korrespondenzprodukte erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Compliance-/Rechtsabteilung, Marketing und Vertrieb. Während das Compliance-Management die rechtliche Einordnung sicherstellt, ist das Marketing für die korrekte Beschreibung und Kennzeichnung von Produkten verantwortlich. Der Vertrieb schließlich kennt die tatsächlichen Anwendungsfälle im Markt.

Ein reibungsloser Austausch in Form von internen Abstimmungsrunden, gemeinsamer Entwicklung von Entscheidungshilfen sowie eines zentralen Fragenkatalogs hilft, Unklarheiten zu beseitigen. Gerade bei neuen oder hybrid genutzten Papierprodukten empfiehlt es sich, gemeinsame Workshops zu etablieren, um Unsicherheiten zu vermeiden und den internen Workflow schlank zu halten.

Hier hat sich zudem die Benennung eines zentralen EUDR-Beauftragten bewährt, der für sämtliche Fragen zur Einstufung und Klassifizierung von Papierprodukten als zentrale/r Ansprechpartner:in fungiert. Unternehmen mit internationalen Standorten sollten darauf Wert legen, dass lokale Besonderheiten in der nationalen Umsetzung der EUDR berücksichtigt werden.

Fazit und Ausblick

Die EUDR stellt Unternehmen vor die Aufgabe, Papierprodukte präzise zu klassifizieren und entsprechend zu dokumentieren. Dank einer klar umrissenen EUDR Ausnahmeregelung bleiben individuell adressierte Briefe, Rechnungen und vergleichbare klassische Korrespondenzprodukte von den Nachweispflichten weitgehend befreit. Gleichzeitig stehen Massenprodukte wie Flyer, Broschüren oder Werbeprospekte uneingeschränkt in der Verantwortung zur Einhaltung der EUDR-Anforderungen für Papierprodukte.

Die entscheidenden Kriterien sind der Verwendungszweck (Kommunikation vs. Werbung), die Art der Verbreitung (individualisiert vs. massenhaft) und die inhaltliche Ausgestaltung. Fehlerhafte Zuordnungen führen zu erhöhtem Compliance-Risiko und erheblichem Nachbearbeitungsaufwand in der Lieferkette.

Für Unternehmen lohnt es sich, Zeit und Ressourcen in die präzise Prüfung und Dokumentation zu investieren. Die Integration dieser Klassifizierungsprozesse ins bestehende ERP-System, verbunden mit einem geschulten, interdisziplinären Team, sorgt für dauerhafte Rechtssicherheit und schützt vor unnötigem Mehraufwand. Mit Blick auf die Vielzahl an Produkten und Ausnahmen innerhalb der EUDR ist die laufende Überprüfung und Abstimmung mit aktuellen regulatorischen Entwicklungen essenziell.

Für komplexe oder grenzwertige Papierprodukte empfiehlt sich zusätzlich eine frühzeitige Abstimmung mit fachlicher Beratung. Die kontinuierliche Aktualisierung interner Checklisten und eine stringente Dokumentation der Einordnungsentscheidungen schaffen Sicherheit selbst für den Fall einer späteren zollrechtlichen oder regulatorischen Überprüfung.

Unternehmen, die tiefer in das Thema EUDR und die Ausnahmeregelungen für Papierprodukte einsteigen möchten, finden weiterführende Fachinhalte bei spezialisierten Branchenverbänden, in Whitepapers sowie auf den Informationsportalen der europäischen und nationalen Zollbehörden. Ebenfalls hilfreich sind branchenspezifische Webinare oder Beratungsangebote zur richtigen Klassifizierung von Papiererzeugnissen im Sinne der EUDR.