Sonderfälle erklärt: Briefe, Broschüren, Flyer – Was fällt unter “Korrespondenz”?

Executive Summary

Die EUDR verpflichtet Unternehmen, Papierprodukte korrekt zu klassifizieren. Zentral ist die Korrespondenz-Ausnahme der EUDR: Briefe, Rechnungen und andere individuelle Mitteilungen sind von der Nachweispflicht befreit. Massenhaft verbreitete Werbematerialien wie Flyer oder Broschüren hingegen nicht, sofern sie unter die relevanten KN-Positionen (insb. HS 47/48) fallen.

Ob ein Produkt als Kommunikation oder Werbung gilt, hängt von zwei Kriterien ab: Hauptzweck und Verbreitung (gezielt an Einzelne oder massenhaft). Ordnen Sie Ihre Produkte danach ein und hinterlegen Sie das im ERP-System. Compliance, Marketing und Vertrieb sollten dabei eng zusammenarbeiten, denn falsche Zuordnungen können regulatorische Folgen haben. Prüfen Sie die Einordnung regelmäßig und holen Sie bei Bedarf fachlichen Rat ein.

EUDR und die Ausnahmeregelung: Was bedeutet "Korrespondenz"?

Rechtliche Grundlage und KN-Zuordnung

Mit der EUDR (Verordnung (EU) 2023/1115) hat die Europäische Union einen verbindlichen Rahmen für entwaldungsfreie Lieferketten geschaffen. Produkte auf dem EU-Binnenmarkt sollen nicht mit Entwaldung oder Waldschädigung in Verbindung stehen.

Betroffen sind unter anderem Holz und daraus hergestellte Erzeugnisse. Die Anforderungen der EUDR an die Sorgfaltspflicht sind streng. Sie gelten, wenn Unternehmen betroffene Produkte in der EU in Verkehr bringen, auf dem Markt bereitstellen oder exportieren. Hier zur vollständigen EUDR-Übersicht.

Entscheidend ist die Einreihung in den Zolltarif, also der KN-Code der Kombinierten Nomenklatur. Papiererzeugnisse werden dort nach Verwendungszweck und Form unterschieden. Unter die EUDR fallen laut Anhang I Halbstoffe und Papier der Kapitel 47 und 48. Ausgenommen sind Erzeugnisse aus Bambus sowie Altpapier und Recyclingmaterial (waste and scrap).

Unterschied zwischen KN 47 und KN 48

In der Praxis werden die beiden Kapitel oft in einem Atemzug genannt, sie bezeichnen jedoch unterschiedliche Verarbeitungsstufen:

• KN 47 umfasst Halbstoffe aus Holz oder anderen cellulosehaltigen Faserstoffen, also die Vorstufen von Papier. Dazu zählen mechanische und chemische Zellstoffe sowie Halbstoffe aus wiedergewonnenem Papier. Erstinverkehrbringer sind hier in der Regel Zellstoffhersteller oder Importeure von Faserrohstoffen.
• KN 48 betrifft Papier, Pappe und Produkte daraus, zum Beispiel Etiketten, Kartons, Verpackungsteile, Geschäftspapiere oder Hygienepapiere. Diese Produkte bringen meist Papierhersteller, Druckereien oder Verpackungsproduzenten als Erste auf den Markt.

Eine der wohl wichtigsten Ausnahmen betrifft die Bedeutung „Korrespondenz”. Laut Klarstellung der europäischen Kommission ist geschäftliche Korrespondenz nicht EUDR-pflichtig (2.13). Briefe dienen innerhalb der EU ausschließlich der Kommunikation. Gemäß Artikel 1 Nummer 26 und Artikel 141 Abs. 2 der Delegierten Verordnung (EU) 2015/2446 zum Zollkodex der Union unterliegen „Briefsendungen“ nicht der Zollanmeldepflicht und damit auch nicht der Pflicht zur Vorlage einer DDS-Referenznummer. Auch innerhalb der EU werden solche Briefsendungen nicht in Verkehr gebracht oder zur Verfügung gestellt, sondern dienen der Kommunikation.

Der Gesetzgeber nutzt damit die bewährte Logik des Zolltarifs. Dort ist „Korrespondenz“ eng, aber klar definiert. Für Unternehmen heißt das: Ordnen Sie Ihre Papierwaren dem richtigen Zolltarif zu und halten Sie fest, wofür sie verwendet werden.

Was bedeutet Korrespondenz?

Klassische Korrespondenz im Sinne der EUDR sind Dokumente, die vor allem der Kommunikation mit einer bestimmten Person oder Organisation dienen. Dazu zählen etwa Geschäftsbriefe, Rechnungen, Angebote, vertrauliche Mitteilungen, ärztliche Schreiben, offizielle Benachrichtigungen sowie persönliche Karten und Einladungen. Sie sind in der Regel für genau einen Empfänger bestimmt und werden per Post verschickt oder persönlich übergeben.

Entscheidend ist außerdem, dass die Korrespondenz individuell ist. Sie richtet sich inhaltlich an einen bestimmten Empfänger und wird nicht massenhaft in gleicher Form verteilt. Erkennbar ist das meist an einem Adressfeld, einer persönlichen Anrede oder Angaben, die nur den Empfänger betreffen. Neben Briefen zählen deshalb meist auch Begleitschreiben, Verwaltungsdokumente und amtliche Formulare als Korrespondenz, sofern sie individuell gestaltet sind.

Hintergrund der Ausnahme - Warum Briefe nicht unter die EUDR fallen

Die EUDR enthält eine wichtige Ausnahme für Korrespondenz. Die EU-Kommission stuft Briefe als reine Kommunikation ein. Diese Sendungen gelten rechtlich nicht als „auf dem Markt bereitgestellt“. Das macht die Ausnahme juristisch sicher und belastbar.

Briefsendungen brauchen daher keine Zollanmeldung. Auch eine DDS-Referenznummer ist für sie nicht nötig. Die Verordnung bestätigt diesen Punkt ausdrücklich. Schriftliche Mitteilungen dienen dem Informationsaustausch und nicht dem Handel.

Die EUDR unterscheidet dabei klar zwischen verschiedenen Tätigkeiten:

• Inverkehrbringen: Die erstmalige Bereitstellung auf dem EU-Markt.
• Bereitstellen: Die Lieferung für den kommerziellen Verbrauch.
• Korrespondenz: Individualisierte Post für den täglichen Geschäftsverkehr.

Individualisierte Post erfüllt diese Kriterien für Handelswaren nicht. Der Gesetzgeber will den geschäftlichen Alltag nicht unnötig belasten. Ohne diese Ausnahme wäre der Verwaltungsaufwand riesig. Firmen müssten für jeden Brief mühsame Papiernachweise vorlegen.

Diese Regelung entlastet Unternehmen und Behörden spürbar. Die Effizienz im Rechts- und Geschäftsverkehr bleibt so erhalten. Trotzdem verfolgt die EUDR weiterhin ihr wichtigstes Ziel: Den Schutz der Wälder weltweit.

Abgrenzung zu Werbematerial: Flyer, Broschüren und Co.

Definition von Werbematerial im Kontext der EUDR

Anders als Korrespondenz ist Werbematerial nicht an einen bestimmten Empfänger gerichtet, sondern an eine breite Zielgruppe. Dazu zählen Flyer, Kataloge, Prospekte, Produktbroschüren, Messezeitungen oder Werbebeilagen, die in großer Stückzahl und mit gleichem Inhalt verteilt werden. Ihr Zweck ist vor allem Werbung und Verkaufsförderung. Deshalb greift die Korrespondenz-Ausnahme hier in der Regel nicht.

Seit der Überarbeitung Ende 2025 sollten Sie zuerst prüfen, ob ein Produkt überhaupt unter die EUDR fällt. Viele Werbedrucksachen gehören zolltariflich zu Kapitel 49, etwa KN 4901 oder KN 4911. Diese Positionen wurden aus Anhang I gestrichen und sind damit nicht mehr EUDR-pflichtig. Betroffen bleiben dagegen Papierprodukte aus Kapitel 47 und 48, zum Beispiel bestimmte Etiketten oder Verpackungsteile, je nach genauer KN-Einreihung. Maßgeblich ist also nicht, ob etwas „Werbematerial“ heißt, sondern welcher KN-Code zutrifft. Erst wenn das Produkt weiterhin unter die EUDR fällt, kommt es auf den Hauptzweck an: Kommunikation oder Werbung.

Zweite Ausnahmesäule: Marketing- und Informationsmaterial

Seit dem 18. September 2026 gilt eine eigene Ausnahme für Werbe- und Informationsmaterial (Delegierte Verordnung zu Anhang I der EUDR). Sie betrifft Bedienungsanleitungen, Flyer, Kataloge, Etiketten und ähnliches Material aus Kapitel 47 und 48, das einem anderen Produkt beiliegt oder kostenlos zu Werbe- oder Informationszwecken abgegeben wird. Auch Korrespondenz ist dort ausdrücklich ausgenommen. Anders ist es, wenn das Material selbst verkauft oder exportiert wird, etwa Kataloge oder Etiketten als eigene Handelsware. Dann fällt es weiterhin unter die EUDR.

Werbematerial ≠ Korrespondenz: Der rechtliche und inhaltliche Unterschied

Werbematerial und Korrespondenz unterscheiden sich in zwei Punkten: Korrespondenz richtet sich an einen bestimmten Empfänger und dient der persönlichen Mitteilung. Werbematerial richtet sich an viele und dient der Werbung. Für die EUDR kommt jedoch ein Schritt davor: Zuerst ist zu prüfen, ob das Produkt überhaupt unter Anhang I fällt. Das entscheidet der KN-Code. Viele Werbedrucksachen wie Flyer, Broschüren oder Kataloge gehören zu Kapitel 49 und sind seit der Überarbeitung Ende 2025 nicht mehr betroffen. Für Papierprodukte aus Kapitel 47 und 48 gilt seit dem 18. September 2026 eine eigene Ausnahme: Werbe- und Informationsmaterial sowie Korrespondenz sind dort ausdrücklich vom Anwendungsbereich ausgenommen. Dazu zählen etwa Etiketten, Bedienungsanleitungen oder Kataloge, die einem Produkt beiliegen oder kostenlos abgegeben werden.

Fällt ein Produkt unter Anhang I, kommt es auf den Zweck an. Individuell adressierte Schreiben für die persönliche oder geschäftliche Kommunikation gelten als Korrespondenz und sind ausgenommen. Werbematerial mit gleichem Inhalt für viele Empfänger ist keine Korrespondenz. Es kann aber unter die neue Ausnahme für Werbe- und Informationsmaterial fallen, wenn es einem Produkt beiliegt oder kostenlos abgegeben wird. Wichtig: Liegt einem Brief ein EUDR-relevantes Produkt bei, muss dieses Produkt gesondert geprüft werden.

Typische Praxisbeispiele im Vergleich

Um die Abgrenzung zwischen Korrespondenz und Werbematerial im EUDR-Rahmen zu verdeutlichen, helfen konkrete Praxisbeispiele:

1. Ein Handwerksbetrieb verschickt individuelle Angebote, Projektbeschreibungen und Auftragsbestätigungen an seine Kunden. Jedes Dokument bezieht sich mit Datum, Adresse und Inhalt explizit auf einen bestimmten Empfänger und seinen Auftrag. Solche Dokumente gelten typischerweise als Korrespondenz und werden nicht wie ein Warenstrom behandelt.
2. Anders ist es, wenn Papierprodukte aus Kapitel 47 oder 48 als eigene Handelsware verkauft werden, etwa wenn ein Etikettenhersteller Rollenetiketten an Druckereien liefert. Dann greift keine der beiden Ausnahmen, und es können EUDR-Pflichten entstehen. Liegen dieselben Produkte dagegen einer Ware bei oder werden sie kostenlos zu Werbe- oder Informationszwecken abgegeben, fallen sie seit dem 18. September 2026 nicht mehr unter die EUDR. Beispiele sind Etiketten auf verpackten Waren, Bedienungsanleitungen in der Verpackung oder Flyer als Werbebeilage. Entscheidend ist also nicht allein der KN-Code, sondern wofür das Material eingesetzt wird.
3. Schwierig wird es in Grenzfällen, etwa bei Informationsschreiben mit Erklärcharakter. Ein Energieversorger informiert alle Kunden über Tarifänderungen in einer standardisierten Mitteilung. Obwohl der Inhalt weitgehend identisch ist und nur die Adressdaten differieren, wird dies in der Praxis häufig weiterhin als Korrespondenz eingeordnet. Die Bewertung kann jedoch im Einzelfall von der Behördenpraxis abhängen. Zudem gilt: Enthält eine Korrespondenzsendung EUDR-relevante Produkte (z. B. Beilagen), sind diese gesondert zu beurteilen.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Klassifizierung der Papierprodukte im Portfolio

Wer viele verschiedene Papierprodukte einsetzt, sollte jedes davon genau einordnen. Der erste Schritt ist eine vollständige Bestandsaufnahme. Dabei stellen sich drei Fragen: Welche Produkte dienen vor allem der Korrespondenz? Welche werden für Werbung oder Marketing genutzt? Und welche lassen sich nicht eindeutig zuordnen?

Im zweiten Schritt prüfen Sie jedes Produkt: Wofür wird es hauptsächlich genutzt, wie wird es verteilt und wie sieht der Einsatz in der Praxis aus? Produkte, die regelmäßig individuell an Einzelpersonen, Partner oder Behörden gehen, ordnen Sie der Korrespondenz zu. Produkte mit gleichem Inhalt für viele Empfänger, etwa Werbeprospekte, Messeflyer oder Mailings, ordnen Sie dem Werbematerial zu.

Einrichtung klarer Klassifikationen im ERP-/Warenwirtschaftssystem

Damit keine Fehler entstehen, sollten Sie die Einordnung fest im ERP- oder Warenwirtschaftssystem hinterlegen. Ein Warenwirtschaftssystem verwaltet die Warenbewegungen. Ein ERP-System geht weiter und plant und steuert alle Ressourcen im Unternehmen. Werden dort klare Merkmale und Zolltarifnummern gepflegt, ordnet das System jedes Produkt automatisch als „Korrespondenz“ oder „Werbematerial“ ein. Das erleichtert die interne Prüfung und spätere Nachweise gegenüber Zoll und Behörden.

Schulen Sie die verantwortlichen Mitarbeitenden regelmäßig und prüfen Sie die Einordnung einmal im Jahr. Bei vielen Produkten lohnt sich zusätzlich ein Blick auf neue rechtliche Vorgaben.

Zusammenarbeit von Compliance, Marketing und Vertrieb

Damit die Ausnahme für Korrespondenz in der Praxis funktioniert, müssen Compliance, Marketing und Vertrieb eng zusammenarbeiten. Compliance sorgt für die richtige rechtliche Einordnung. Das Marketing beschreibt und kennzeichnet die Produkte korrekt. Und der Vertrieb weiß, wie die Produkte beim Kunden tatsächlich eingesetzt werden.

Regelmäßige Abstimmungen und ein gemeinsamer Fragenkatalog helfen, Unklarheiten früh zu klären. Bei neuen oder schwer zuzuordnenden Papierprodukten lohnt sich ein gemeinsamer Workshop. So bleiben die Abläufe schlank und alle Abteilungen entscheiden nach denselben Kriterien.

Fazit

Klassische Korrespondenz wie Briefe oder Rechnungen ist grundsätzlich von EUDR-Nachweispflichten befreit. Für papierbasierte Massenprodukte gilt seit der Revision Ende 2025: Entscheidend sind KN-Einreihung und Annex-I-Relevanz, denn viele Druckerzeugnisse (KN 49) sind aus dem Scope entfernt. Papierbasierte Erzeugnisse unter KN 47/48 können weiterhin erfasst sein.

Dokumentieren Sie für jedes Produkt den KN-Code, den Verwendungszweck und die Art der Verbreitung. Falsche Einordnungen erhöhen das Compliance-Risiko deutlich. Hinterlegen Sie die Einordnung im ERP-System, schulen Sie die beteiligten Teams und führen Sie Ihre Checklisten jetzt zusammen. Prüfen Sie diese regelmäßig auf neue rechtliche Vorgaben.