EUDR und der „Stichtag“: Wie mit Lagerware und späterem Inverkehrbringen umgehen?

Executive Summary

Die EU-Verordnung über entwaldungsfreie Lieferketten (Verordnung (EU) 2023/1115, kurz EUDR) stellt Unternehmen ab dem 30. Dezember 2026 (bzw. ab dem 30. Juni 2027 für Kleinst- und Kleinunternehmen) vor neue Herausforderungen, auch im Umgang mit Lagerware. Denn entscheidend für die Anwendung der EUDR ist nicht der Zeitpunkt der Produktion, sondern der Moment des Inverkehrbringens, bei spätem Inverkehrbringen zählt allein dieser Stichtag. Das bedeutet: Auch Produkte, die vor dem Stichtag produziert, aber erst danach auf dem Unionsmarkt bereitgestellt werden, müssen vollständig EUDR-konform sein. Dazu gehört eine lückenlose DDS-Dokumentation mit Nachweisen zur legalen Herkunft, Entwaldungsfreiheit und Risikobewertung der Lieferkette. Für Unternehmen wird es daher essenziell, alle Lagerbestände frühzeitig zu prüfen und kritische Produkte zu identifizieren, bei denen noch keine vollständige Dokumentation vorliegt. Die Daten können also nachträglich gesammelt und ergänzt werden, solange die Sorgfaltspflicht vor dem Zeitpunkt des Inverkehrbringens vollständig vorliegt.

Dafür braucht es klare Prozesse und klare Zuständigkeiten. Auch die Kommunikation mit Lieferanten muss gut funktionieren. Und die Daten müssen zuverlässig erfasst und gespeichert werden. Unternehmen sollten deshalb jetzt handeln. Sie sollten ihre Lieferanten in die Dokumentation einbeziehen. Sie sollten ihre Verträge um EUDR-Klauseln ergänzen. Und sie sollten ihre Compliance-Strukturen ausbauen. Wer zu spät handelt, riskiert hohe Strafen. Auch wirtschaftliche Verluste und ein schlechtes Image sind möglich. Deshalb sollten Unternehmen jetzt mit der strategischen Planung beginnen. Das gilt auch für Lagerware, nicht nur für neue Produktion.

Lagerware und Inverkehrbringen: Warum der Stichtag entscheidend ist

Mit dem Inkrafttreten der EUDR gewinnt ein Begriff zentrale Bedeutung: das Inverkehrbringen. Für viele Unternehmen ist dieser rechtstechnische Begriff entscheidend, wenn es darum geht, Lagerbestände zu bewerten und die Compliance-Vorgaben der EUDR korrekt umzusetzen. Denn anders als vielfach angenommen, ist nicht das Produktionsdatum eines Produkts, sondern allein der Moment entscheidend, an dem es erstmals auf dem EU-Markt bereitgestellt wird. Die genauen EUDR-Fristen und -Anforderungen können Sie in unserem Beitrag hier nachlesen.

Was bedeutet „Inverkehrbringen“ im Sinne der EUDR?

Die EUDR definiert das Inverkehrbringen als die erstmalige Bereitstellung eines Produkts auf dem EU-Markt. Das umfasst jede Form der physischen oder digitalen Marktverfügbarkeit, also etwa den Verkauf an Endkunden oder Händler, das Einstellen in einen Webshop, das Verschenken als Werbeartikel oder auch die kostenlose Abgabe im Rahmen von Spendenaktionen. Entscheidend ist stets der erste Marktauftritt innerhalb der EU, unabhängig davon, wann die Produktion stattfand oder wie lange ein Produkt zuvor eingelagert war.

Diese Definition bringt ein zentrales Risiko für Unternehmen mit sich: Lagerware, die vor dem Stichtag produziert, aber erst danach verkauft oder ausgeliefert wird, unterliegt vollständig den Anforderungen der EUDR. Ob es sich um Holzplatten oder Kakaoerzeugnisse handelt ist egal. Sobald ein solches Produkt erstmals nach dem Stichtag zum 30. Dezember 2026 (für Kleinst- und Kleinunternehmen grundsätzlich ab dem 30. Juni 2027, Ausnahme: soweit sie bereits unter die frühere EU-Holzhandelsregelung fielen, gilt ebenfalls der 30. Dezember 2026) im europäischen Wirtschaftsraum bereitgestellt wird, müssen sämtliche EUDR-Pflichten erfüllt sein.

Warum betrifft das gerade Lagerbestände?

Viele Unternehmen haben große Mengen vorproduzierter Ware auf Lager, deren Ursprung zwar legal und nachhaltig ist, für die jedoch keine oder nur unvollständige Dokumentation im Sinne der EUDR vorliegt. In der Vergangenheit war es oft nicht notwendig, für jedes einzelne Produkt lückenlose Informationen zur Lieferkette, Geodaten des Rohstoffursprungs oder Risikobewertungen zu dokumentieren. Die EUDR ändert das grundlegend: Für jede relevante Charge, die nach dem Stichtag erstmals auf dem Unionsmarkt bereitgestellt wird, muss ein DDS vorliegen, abzugeben durch den Akteur, der die Ware erstmals in der EU in Verkehr bringt. Nachgelagerte Unternehmen müssen in der Regel die DDS-Referenznummer dokumentieren und vorhalten.

Ohne diese Nachweise dürfen die Produkte nicht mehr rechtskonform auf den Markt gebracht werden. Auch dann nicht, wenn sie bereits vor Jahren gefertigt wurden.

Beispielhafte Anwendung: Wenn Altware zur Herausforderung wird

Ein Unternehmen produziert im Jahr 2023 große Mengen an Möbelplatten aus tropischem Holz und lagert diese zur saisonalen Vermarktung ein. 2027, nach dem EUDR-Stichtag am 30. Dezember 2026, sollen sie in den Handel kommen. Zum Zeitpunkt der Produktion wurden keine umfassenden DDS-Daten erhoben, da die neue Verordnung noch nicht galt. Nun fehlen die Koordinaten der Herkunftsflächen, Chain-of-Custody-Belege und rechtliche Nachweise zur Rohstoffgewinnung.

Die Folge: Ohne diese Daten dürfen die Möbelplatten nicht verkauft oder sonst im Rahmen einer kommerziellen Tätigkeit bereitgestellt werden, solange kein gültiges DDS bzw. keine gültige DDS-Referenz vorliegt. Für das Unternehmen bedeutet das einen potenziell hohen Verlust, sowohl finanziell als auch in Bezug auf Lagerkapazitäten, Planungssicherheit und Kundenzufriedenheit. Hinzu kommen Risiken wie Bußgelder, Rückrufpflichten oder sogar Marktsperren, wenn die Vorschriften missachtet werden.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

Der wichtigste Schritt ist, alle Lagerbestände rechtzeitig und systematisch zu prüfen. Unternehmen müssen früh herausfinden: Welche Produkte werden voraussichtlich erst nach dem Stichtag verkauft? Und liegen für diese Produkte schon vollständige DDS-Daten vor?

Fehlen Daten, sollten Unternehmen sie schnell nachfordern, am besten in enger Absprache mit den Lieferanten. Ist eine nachträgliche Dokumentation nicht möglich, sollten Unternehmen Alternativen prüfen, zum Beispiel:

• Umwidmung der Ware für außereuropäische Märkte
• frühzeitiger Abverkauf vor dem Stichtag
• gezielte Anpassung der Vermarktungsstrategie

Die EUDR betrachtet Produkte immer im Hinblick auf ihren ersten Markteintritt, nicht auf ihre Herkunft im Lager.

Produktionsplanung und die EUDR-Pflicht

Herausforderung: Noch keine DDS-Daten für 2026-Produktion verfügbar

Viele Unternehmen stehen vor einem großen Dilemma: Für viele Produkte, die nach dem EUDR-Stichtag verkauft werden sollen, liegen beim Zeitpunkt der Herstellung oft noch keine erforderlichen Nachweise vor. Denn in der Praxis werden Produktions- und Einkaufsentscheidungen oft Monate im Voraus getroffen, lange bevor klar ist, woher genau die Rohstoffe stammen und ob die Lieferkette vollständig dokumentiert werden kann. Gerade bei langen Lieferketten, internationalen Zulieferern und schwankenden Warenströmen ist es schwierig, nachträglich alle nötigen Informationen zu beschaffen, etwa über die genaue Herkunft der Rohmaterialien oder die geografischen Daten der Anbau- oder Forstflächen. In manchen Fällen ist das sogar gar nicht mehr möglich.

Für Unternehmen bedeutet das ein hohes Risiko: Wenn die DDS-Dokumentation nicht rechtzeitig und vollständig vorliegt, dürfen die Produkte nach dem Stichtag nicht mehr gesetzeskonform in der EU verkauft werden, selbst wenn sie schon lange im Lager liegen. Besonders betroffen sind Unternehmen, die große Mengen Lagerware einkaufen oder mit komplexen, internationalen Lieferketten arbeiten. Für sie wird es entscheidend sein, frühzeitig Transparenz über ihre Bestände zu schaffen und mögliche Lücken in der Dokumentation zu schließen, bevor der EUDR-Stichtag erreicht ist.

Ein Praxisbeispiel: Wenn rechtzeitig bestellte Ware plötzlich zum Risiko wird

Stellen wir uns folgendes Szenario vor: Ein Handelsunternehmen plant frühzeitig für die kommende Saison und bestellt bereits im Sommer 2026 eine größere Menge an Produkten, etwa Möbel aus Holz oder Kaffeeprodukte. Diese sollen erst im Frühjahr oder Sommer 2027 beworben und verkauft werden. Die Produkte werden also lange vor dem offiziellen EUDR-Stichtag produziert und eingelagert. Zum Zeitpunkt der Herstellung und Bestellung liegen allerdings noch nicht alle erforderlichen Informationen vor, die für die EUDR-Dokumentation notwendig sind.

Dazu zählen etwa:

• Geodaten der Ursprungsflächen (z. B. Holzschlagort oder Kaffeefarm)
• Chain-of-Custody-Nachweise, also lückenlose Nachweise entlang der Lieferkette
• sowie rechtliche Unterlagen zur Herkunft und Legalität der Rohstoffe

Das Problem: Auch wenn die Ware rechtzeitig bestellt und produziert wurde, kommt sie erst nach dem EUDR-Stichtag in den Verkehr wo dann bereits alle EUDR-Vorgaben gelten. Wie bereits erwähnt, dürften die Produkte ohne die vollständige, lückenlose Dokumentation nicht mehr verkauft werden. Es müssten also die fehlenden Daten nachträglich beschafft oder rekonstruiert werden, um die Sorgfaltspflichten zu erfüllen. Das kann aufwendig, zeitkritisch oder im schlimmsten Fall unmöglich sein, etwa wenn der ursprüngliche Lieferant keine ausreichenden Nachweise liefern kann.

Handlungsspielraum der Verordnung: Dokumentation nachträglich ergänzen

Die gute Nachricht vorweg: Die EUDR lässt Unternehmen einen gewissen Spielraum bei der Erfüllung ihrer Nachweispflichten. Entscheidend ist allein, dass alle erforderlichen Informationen spätestens vor dem Inverkehrbringen vollständig vorliegen und korrekt dokumentiert sind.

Ein Beispiel: Ein Produkt wird 2026 hergestellt und eingelagert. Es soll aber erst 2027 auf den EU-Markt kommen, also nach dem EUDR-Stichtag. In diesem Fall kann die Sorgfaltspflichtenerklärung auch nachträglich erstellt werden. Wichtig ist aber: Die Informationen müssen eindeutig dem Produkt zugeordnet werden können. Das geht zum Beispiel über Chargennummern oder digitale Zuordnungen im Warenwirtschaftssystem.

In der Praxis steht das Unternehmen vor einigen Herausforderungen:

• Lieferantenkommunikation: Informationen müssen frühzeitig und zuverlässig eingefordert werden, auch rückwirkend für bereits produzierte Ware.
• Datenmanagement: Die Nachweise müssen zentral erfasst, gespeichert und jederzeit abrufbar sein. Das lässt sich idealerweise digital und IT-gestützt handhaben.
• Interne Prozesse: Einkauf, Logistik und Compliance müssen eng zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass keine Produkte ohne vollständige EUDR-Dokumentation in Verkehr gebracht werden.

Es ist also möglich, fehlende Nachweise nachträglich zu beschaffen. Doch dieser Handlungsspielraum ist nur dann eine echte Hilfe, wenn Unternehmen ihn aktiv nutzen, mit klaren Prozessen, guter Vorbereitung und verlässlicher Lieferkette.

Wichtig zu wissen: Laut Artikel 5 der Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084 kann eine Sorgfaltserklärung nur innerhalb von 72 Stunden geändert oder widerrufen werden. Diese Frist beginnt, sobald die Referenznummer im Informationssystem bereitgestellt wurde.

Nach dieser Frist ist eine Änderung oder ein Widerruf nicht mehr möglich. Das gilt auch in folgenden Fällen:

• Die Referenznummer wurde bereits in einer Zollanmeldung verwendet.
• Eine andere Sorgfaltserklärung verweist bereits auf diese Referenznummer.
• Das Produkt wurde bereits auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht oder bereitgestellt.

Praktische Handlungsempfehlungen

Frühzeitige Identifikation betroffener Lagerbestände

Unternehmen sollten bereits vor dem EUDR-Stichtag damit beginnen, ihre Lagerware genau unter die Lupe zu nehmen. Das gilt vor allem für die Produkte, die erst nach dem Stichtag in Verkehr gebracht werden sollen.

Das Ziel: Frühzeitig erkennen, bei welchen Beständen keine oder nur unvollständige DDS-Daten vorliegen. Besonders kritisch sind Produkte, bei denen die Lieferkette nicht lückenlos dokumentiert ist oder wichtige Nachweise, etwa Herkunft oder Geodaten fehlen. Dabei reicht es nicht, nur das Lager zu prüfen. Auch geplante Werbeaktionen, saisonale Produkte oder Verkaufsaktionen sollten berücksichtigt werden, also alles, was schon produziert wurde, aber erst später vermarktet wird.

Um den Überblick zu behalten, lohnt sich spezielle Software. Sie hilft dabei, alle Pflichten rechtzeitig zu erfüllen. Ein Beispiel ist das EUDR-Modul der lawcode Suite. Auch andere DDS-Datenbanken sind möglich. Solche Lösungen unterstützen dabei, Informationen systematisch zu erfassen und zu verwalten. Im Zweifel können sie auch als rechtssicherer Nachweis dienen.

Bei der Bestandsprüfung sollten Unternehmen außerdem zwei Dinge klären:

• Wer in der Lieferkette ist Erstinverkehrbringer und muss die DDS abgeben?
• Liegt für die betroffenen Waren eine gültige DDS-Referenznummer vor – oder kann sie rechtzeitig beschafft werden?

Lieferanten aktiv einbinden und Informationen einholen

Die EUDR-Sorgfaltspflicht lässt sich nur dann zuverlässig erfüllen, wenn die gesamte Lieferkette mitspielt, von der Rohstoffquelle bis zum eigenen Lager. Unternehmen sind dann gut aufgestellt, wenn sie ihre Lieferanten frühzeitig einbinden und gemeinsam an der nötigen Dokumentation arbeiten. Dazu gehört, dass Partnerbetriebe über die EUDR-Anforderungen informiert und sensibilisiert werden. Gleichzeitig sollten Unternehmen dafür sorgen, dass es klare und funktionierende Kommunikationswege gibt. Das ist nötig um zum Beispiel fehlende DDS-Daten oder Nachweise für Lagerware auch nachträglich anfordern zu können. Gerade bei komplexen oder internationalen Lieferketten ist es sinnvoll, bestehende Verträge zu überprüfen und um konkrete EUDR-Klauseln zu ergänzen.

Solche Klauseln können festlegen: Alle wichtigen Informationen müssen rechtzeitig bereitgestellt werden. Es lohnt sich außerdem, wichtige Lieferanten schon jetzt zu prüfen. Sind sie EUDR-tauglich? Zeigt sich, dass ein Partner die Anforderungen nicht erfüllen kann, sollten Unternehmen frühzeitig nach Alternativen suchen.

Ein weiterer Tipp: Lieferanten und Artikel nach Herkunftsland-Risiko einordnen (Country Benchmarking). Bei Low-Risk-Herkunft reichen oft einfachere Schritte. Bei Standard- oder High-Risk-Herkunft müssen Risikoanalyse und Risikominderung dagegen deutlich umfangreicher sein.

Interne Dokumentation organisieren

Um eine DDS-Dokumentation für Lagerwaren EUDR-konform umzusetzen, sind je nach Unternehmensstruktur verschiedene Anpassungen der internen Prozesse nötig. Besonders wichtig ist dabei, ein internes Dokumentationssystem einzubinden, das die Lagerbestände eindeutig identifiziert und jeder Charge eindeutige Herkunfts-, Legalitäts- und Risikoprüfungsdaten zuordnet. Dabei ist es nötig, sowohl Workflows für die Altbestände als auch für die zukünftige Produktionen zu etablieren. Nur so kann retrospektiv und prospektiv die Einhaltung der EUDR ab dem Stichtag umfassend dokumentiert werden. Das Dokumentationssystem sollte daher neben Geodaten/Legalität auch DDS-Referenznummern abbilden und klar regeln, wer in der Kette diese aufbewahren muss.

Fazit

Ob Lagerware unter die EUDR fällt, hängt von einem Zeitpunkt ab: Wann wird das Produkt erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht oder bereitgestellt?

Ein Beispiel: Ein Produkt wurde vor dem Anwendungsbeginn hergestellt. Kommt es aber erst danach zum ersten Mal auf den EU-Markt, fällt es trotzdem vollständig unter die Verordnung. Dann sind die entsprechenden Nachweise nötig. Das hat zwei Effekte: Ware, die schon vorher in Verkehr gebracht wurde, ist geschützt, für sie gelten keine rückwirkenden Anforderungen. Gleichzeitig müssen Unternehmen jetzt genau prüfen: Welche Bestände habe ich? Und wann sollen sie auf den Markt kommen?

Wichtig ist auch: Wer trägt welche Rolle in der Lieferkette? Die Pflicht zur Abgabe der Sorgfaltserklärung (DDS) hat der Erstinverkehrbringer. Nachgelagerte Unternehmen arbeiten meist nur mit der DDS-Referenznummer. Sie müssen diese dokumentieren und aufbewahren.

Wer hier zu spät handelt, riskiert Probleme: Lagerware darf nach dem Anwendungsbeginn dann möglicherweise nicht mehr verkauft oder importiert werden. Das kann finanzielle, rechtliche und Reputations-Folgen haben. Deshalb gilt: Unternehmen mit komplexen Liefer- und Lagerstrukturen müssen die EUDR-Anforderungen fest einbauen, in Einkauf, Lieferantenmanagement, Lagerprozesse und Vertrieb. Auch ein zuverlässiges System für Daten und Referenznummern gehört dazu.