Geo-Daten in der EUDR: Warum sie der Schlüssel zur Compliance sind

Executive Summary

Die EUDR stellt die präzise Erhebung, Dokumentation und Weitergabe von Geo-Daten in den Mittelpunkt der Compliance-Anforderungen. Unternehmen, die Rohstoffe wie z.B. Soja, Kaffee, Palmöl oder Holz in die EU importieren, müssen exakt nachweisen, wo ihre Produkte erzeugt wurden. Geokoordinaten bilden zusammen mit einer EUDR-Referenznummer den objektiven Beleg für entwaldungsfreie Lieferketten und sind Grundlage für behördliche Kontrollen und automatisierte Risikoanalysen.

Besonders nachgelagerte Händler stehen vor großen Herausforderungen: Sie müssen Geo-Informationen für Sammellieferungen unterschiedlichster Herkunft organisieren, vertraglich absichern und auf Plausibilität prüfen, oft ohne direkten Zugang zu den Ursprungsflächen. Fehlen die Daten oder sind sie unvollständig, drohen Importverbote, Produktbeschlagnahmungen und Bußgelder in Millionenhöhe.

Ohne Geodaten keine EUDR-Compliance. Deshalb sollten Unternehmen sie fest in ihre Abläufe einbauen: in Lieferantenverträge, ins Qualitätsmanagement und in interne Prozesse. Digitale Plattformen helfen dabei, denn sie erfassen die Daten automatisch und verwalten die EUDR-Referenznummern.

Geo-Daten in der EUDR – was ist gefordert?

Verpflichtung zur Angabe von Koordinaten

Die EUDR (EU-Verordnung 2023/1115) schreibt vor, dass für jedes relevante Produkt, das nach dem 30. Dezember 2026 auf dem Unionsmarkt verkauft wird, eine Sorgfaltserklärung, auch Due-Diligence-Erklärung oder kurz DDS genannt, vorliegen muss. Bestandteil dieser Sorgfaltserklärung sind die präzisen Geokoordinaten der landwirtschaftlichen oder forstwirtschaftlichen Flächen, auf denen der Rohstoff erzeugt wurde. Die Verordnung spricht dabei von EUDR Geolokalisierung und definiert den Begriff in Art. 2 Nr. 28 EUDR. Dabei genügt es nicht, nur das Ursprungsland oder eine vage Gebietsbeschreibung zu liefern.

Wie die geografischen Koordinaten anzugeben sind, hängt von der Flächengröße ab:

• Bis 4 Hektar: entweder ein einzelner Punkt oder ein Polygon
• Über 4 Hektar: Polygone mit ausreichend vielen Eckpunkten, ein Punkt reicht nicht mehr aus
• Rinder (Sonderregel): ein Punkt je Haltungsbetrieb, allerdings für alle Haltungsorte über die gesamte Lebensdauer hinweg, also auch Weideflächen und Schlachthöfe

Zusätzlich gilt eine technische Mindestgenauigkeit von sechs Nachkommastellen für Längen- und Breitengrad. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich im GeoJSON-Format im Koordinatensystem WGS-84 (EPSG:4326). Andere Formate werden vom EU-Informationssystem nicht akzeptiert.

Diese Geolokalisierungs-Daten werden nicht nur verpflichtend für jede Charge oder Sendung verlangt. Sie dienen auch als Grundlage für die eindeutige Zuordnung der EUDR-Referenznummern in digitalen Systemen. So können Behörden jederzeit überprüfen, ob Rohstoffe oder daraus hergestellte Produkte (relevante Erzeugnisse) mit illegaler Entwaldung und Waldschädigung in Verbindung stehen. Praktisch bedeutet dies: Wer beispielsweise Kaffee aus Brasilien, Kakao aus der Elfenbeinküste oder Soja aus Argentinien importiert, muss exakt belegen, auf welcher Fläche und zu welchem Zeitpunkt die Erzeugung erfolgte.

Hier lernen Sie alles zu den Grundlagen der EUDR.

Warum ist die Anwendung von Geo-Daten so wichtig?

Geolokalisierungsdaten spielen eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der EU-Verordnung über entwaldungsfreie Lieferketten (EUDR), weil sie die Grundlage für Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Rechtssicherheit bilden. Nur durch die präzise Angabe von Geokoordinaten der land- oder forstwirtschaftlichen Produktionsflächen lässt sich eindeutig nachweisen, ob ein Produkt aus einer Fläche stammt, die nicht nach dem Stichtag 31. Dezember 2020 gerodet oder entwaldet wurde. Im Fall von Holz dient die Angabe zusätzlich der Überprüfung, ob die Bewirtschaftung legal erfolgt ist.

Genau hier setzt die EUDR an und nutzt moderne Technik, um Lieferketten zu kontrollieren. Mit digitalen Geodaten lassen sich Satellitenbilder, Drohnenaufnahmen und andere Fernerkundungsdaten automatisch auswerten, oft mithilfe künstlicher Intelligenz. So können Behörden schnell und objektiv prüfen, ob eine Lieferkette die gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Auch unabhängige Organisationen und die Zivilgesellschaft können die Angaben damit leichter überprüfen.

Doch nicht nur für Behörden sind Geo-Daten von zentraler Bedeutung. Sie bilden auch die Grundlage für die Vergabe der sogenannten EUDR-Referenznummern. Sie sind ein digitales Identifikationsmerkmal, das jedes in Verkehr gebrachte Produkt eindeutig seiner Ursprungsfläche zuordnet. Diese Referenznummern begleiten die Ware durch die gesamte Lieferkette bis hin zum Einzelhändler und schaffen ein neues Maß an Rückverfolgbarkeit.

Für Verbraucher bedeutet das: Sie können künftig besser nachvollziehen, woher die Produkte stammen, die sie konsumieren und ob deren Herstellung im Einklang mit Umwelt- und Sozialstandards steht. Geo-Informationen ermöglichen somit ein neues Zeitalter der Lieferkettentransparenz, das weit über reine Dokumentationspflichten hinausgeht. Sie sind das Rückgrat eines Systems, das Nachhaltigkeit messbar und überprüfbar macht und damit der Schlüssel zur EUDR-Compliance.

Herausforderung für nachgelagerte Händler

Wie Händler mit geografischen Daten umgehen

Für Unternehmen, die direkt auf dem Feld oder im Wald arbeiten, also zum Beispiel landwirtschaftliche Erzeuger oder Holzfäller, ist das Sammeln der nötigen Geo-Daten in der Regel gut umsetzbar. Sie kennen ihre Flächen und können mithilfe von GPS-Geräten, Satellitenkarten oder Geoinformationssystemen (GIS) genau erfassen, wo ihre Rohstoffe erzeugt wurden. Diese Daten und Inhalte lassen sich relativ einfach dokumentieren und im Rahmen der EUDR bereitstellen.

Deutlich schwieriger wird es jedoch für nachgelagerte Akteure. Hierzu zählen Händler, Zwischenhändler, Importeure oder Verarbeiter, die ihre Rohstoffe nicht direkt vom Produzenten beziehen. Oft kaufen sie sogenannte Sammellieferungen ein, bei denen die Ware von vielen verschiedenen Ursprungsflächen stammt, manchmal sogar aus mehreren Ländern. In diesen Fällen ist es für den Händler kaum ersichtlich, welches Produkt von welcher Fläche kommt.

Das entlastet Händler in der Praxis erheblich. Trotzdem bleiben Restpflichten, die in einer Geo-Daten-Logik relevant sind:

• Inbound-Prozess: Wer als first downstream operator Referenznummern erhält, muss sie sauber den eigenen Wareneingängen zuordnen können
• Substantiierte Bedenken: Tauchen konkrete Hinweise auf, dass die zugrundeliegenden Geo-Daten falsch oder die Lieferkette nicht entwaldungsfrei ist, müssen Nicht-KMU aktiv verifizieren und dürfen die Ware bis zur Klärung nicht weiter in Verkehr bringen
• Vertrieb stoppen: Wenn keine Referenznummer vorliegt, obwohl eine vorliegen müsste, darf die Ware nicht weitergegeben werden

Wichtig: Der first downstream operator muss seine Rolle nicht aktiv erfragen. Er darf darauf vertrauen, dass er, solange keine Referenznummer vom Lieferanten kommt, nicht in dieser Rolle steht. Liegen die Geo-Daten nicht vor, kann das Produkt im schlimmsten Fall nicht in die EU eingeführt und hier verkauft werden.

Transparenz vs. Datenschutz

Ein besonders sensibles Spannungsfeld ergibt sich zwischen den berechtigten Interessen an Lieferkettentransparenz einerseits und dem Datenschutz andererseits. EUDR-Geolokalisierungsdaten lassen häufig Rückschlüsse auf Eigentumsverhältnisse, betriebsinterne Strukturen oder, etwa bei Kleinbauern, auf personenbezogene Daten zu. Im Rahmen der EUDR sollten hier Transparenzpflichten und das Recht auf Datenschutz beachtet werden. In der Praxis werden daher die Geokoordinaten vollständig in die Sorgfaltserklärung und in die digitale EUDR-Plattform übermittelt.

Neben der DDS-Referenznummer gibt es noch eine zweite Nummer als zusätzlichen Schutz: die Verifikationsnummer. Sie entsteht, wenn der Operator seine Sorgfaltserklärung einreicht, und bleibt in der Regel bei ihm. Er muss sie nicht an andere in der Lieferkette weitergeben. Bei berechtigten Zweifeln kann er sie aber freiwillig offenlegen, oder wenn eine Behörde danach fragt. So lässt sich der Warenfluss über die Referenznummer nachverfolgen, ohne dass sensible Daten unnötig durch die Lieferkette wandern.

Was tun, wenn der Lieferant keine Geo-Daten bereitstellt?

Konsequenz bei fehlender Angabe

Fehlen bei einem Produkt die nötigen Angaben, also die genauen Koordinaten der Anbaufläche und die EUDR-Referenznummer, darf die Ware nicht weiter in der EU gehandelt werden. Das gilt für alle Unternehmen in der Lieferkette, vor allem für Händler, Importeure und Verarbeiter. Sie dürfen nur EUDR-konforme Produkte importieren oder weiterverkaufen, also solche mit vollständiger und geprüfter Dokumentation.

Wer trotzdem Produkte ohne vollständige Geodaten in Umlauf bringt, muss mit ernsten rechtlichen Folgen rechnen. Die zuständigen Behörden in den EU-Mitgliedstaaten müssen Verstöße konsequent verfolgen. Sie können solche Produkte beschlagnahmen und sogar dauerhaft vom Markt ausschließen. Nach Art. 18 Abs. 2 Buchstabe E EUDR dürfen die Behörden außerdem Kontrollen vor Ort in Drittländern durchführen, wenn diese Länder zustimmen.

Schwerwiegend sind auch die möglichen finanziellen Folgen: Nach Einschätzung der EU-Kommission drohen bei schweren Verstößen Geldbußen von bis zu 4 % des gesamten Jahresumsatzes, den ein Unternehmen in der EU erwirtschaftet hat. Das kann, je nach Unternehmensgröße, schnell Millionenbeträge erreichen.

Hinzu kommt ein möglicher Reputationsschaden: Unternehmen, die gegen die EUDR verstoßen, geraten schnell in den Fokus von Behörden, NGOs und der Öffentlichkeit. Gerade in Zeiten wachsender Transparenzanforderungen kann ein solcher Fall erhebliche Auswirkungen auf das Vertrauen von Kunden, Partnern und Investoren haben.

Verantwortung des Marktteilnehmers

Die EUDR macht deutlich: Jeder Marktteilnehmer, also auch Händler, Importeure und Verarbeiter, ist selbst dafür verantwortlich, die Geolokalisierungsdaten seiner Produkte zu prüfen und korrekt zu dokumentieren. Dabei spielt es keine Rolle, wie weit entfernt er vom Ort der eigentlichen Produktion ist. Die Länge oder Komplexität ihrer Lieferketten sind keine ausschlaggebenden Faktoren.

Besonders wichtig: Die Verantwortung für die Richtigkeit der Geo-Daten liegt beim Operator, auch dann, wenn die Koordinaten vom Erzeuger oder einem Vorlieferanten geliefert wurden. Falsche, manipulierte oder ungenaue Geo-Daten gelten als Verstoß gegen die Verordnung, unabhängig davon, ob der Operator die Daten selbst erhoben hat. Genau deshalb sind vertragliche Absicherung und Plausibilitätsprüfung keine Kür, sondern Haftungsschutz.

In der Praxis bedeutet das: Unternehmen müssen eng mit ihren Vorlieferanten zusammenarbeiten. Sie sollten frühzeitig klären, dass ihre Lieferanten alle nötigen Geo-Daten vollständig, korrekt und rechtzeitig zur Verfügung stellen. Am besten wird das vertraglich festgelegt, um klare Regeln und Pflichten für alle Beteiligten zu schaffen. Nur wenn die Standortdaten zuverlässig weitergegeben werden, kann auch die EUDR-Referenznummer durch die gesamte Lieferkette hinweg korrekt zugewiesen und mitgeführt werden. Diese Referenznummer ist für den Nachweis der Herkunft und Legalität entscheidend.

Wenn Zweifel an der Richtigkeit der Daten bestehen, etwa weil etwas nicht zusammenpasst oder unklar bleibt, sollten Unternehmen lieber auf die betroffene Lieferung verzichten. Denn unvollständige oder fehlerhafte Koordinaten können später zu rechtlichen und finanziellen Problemen führen.

KMU und Geo-Daten – was gilt hier?

Für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist die Umsetzung der EUDR-Vorgaben besonders schwierig. Häufig fehlen digitale Lösungen zur Erfassung der Geo-Daten, ausreichend Personal, das sich darum kümmern kann oder Fachwissen im Umgang mit Karten- und GIS-Systemen sowie digitalen Lieferkettenplattformen. Trotzdem macht die EUDR nur wenige Ausnahmen. Auch KMU müssen, wenn sie betroffene Waren wie Soja, Kaffee, Holz oder Palmöl importieren oder handeln, genaue Koordinaten zur Herkunft angeben. Die Pflicht zur Angabe der Koordinaten und zur Nutzung der EUDR-Referenznummer gilt also grundsätzlich für alle.

Es gibt zwar etwas reduzierte Pflichten für KMUs, aber das ändert nichts daran, dass die Herkunft der Produkte klar und nachprüfbar sein muss.

Sonderfall MSPO – Postanschrift statt Geokoordinaten

Mit der Revision Ende 2025 wurde eine eigene Kategorie geschaffen: der Micro or Small Primary Operator (MSPO). Voraussetzung sind kumulativ: natürliche Person oder Kleinst-/Kleinunternehmen, niedergelassen in einem Niedrigrisikoland, Vermarktung eigener Erzeugnisse direkt auf dem EU-Markt. MSPOs reichen statt einer vollständigen DDS eine einmalige vereinfachte Erklärung (SD) ein und dürfen unter bestimmten Voraussetzungen ihre Postanschrift anstelle der Geokoordinaten angeben. Damit ist MSPO die einzige echte Ausnahme von der Geo-Daten-Pflicht. Für alle anderen KMU bleibt es bei den Standardvorgaben (Punkt/Polygon, GeoJSON, mindestens sechs Dezimalstellen).

Sind KMU als nachgelagerte Unternehmen oder Händler tätig, sind ihre Produkte bereits durch eine Sorgfaltserklärung (DDS) abgedeckt. Sie müssen deshalb keine eigenen Geodaten liefern und keine neue DDS abgeben. Stattdessen müssen sie vor allem die DDS-Referenz- oder Verifikationsnummern sowie Angaben zu Käufern und Verkäufern dokumentieren. Diese Unterlagen müssen sie fünf Jahre aufbewahren und auf Anfrage an Kunden oder Behörden weitergeben.

Je nach Flächengröße sind Punkt- oder Polygondaten erforderlich (ab >4 ha i. d. R. Polygon). Die Übermittlung erfolgt typischerweise in standardisierten Formaten wie GeoJSON. Sie müssen jedoch die gesammelten Informationen und die Sorgfaltserklärung mindestens fünf Jahre lang aufbewahren. Bringt die KMU die Produkte hingegen selbst in Verkehr, muss sie die DDS samt der Geo-Daten selbst erbringen.

So können auch kleinere Unternehmen die Anforderungen der EUDR erfüllen: effizienter, gemeinsam und mit weniger Aufwand.

Mischverarbeitung und „Declaration in excess" – wenn alles in einen Silo läuft

Eine besondere Herausforderung stellt sich bei Bulk-Ware wie Soja, Palmöl oder Kakao. Die Rohstoffe verschiedener Erzeuger werden hier oft in denselben Silos, Tanks oder Verarbeitungsanlagen zusammengeführt. Eine eindeutige Zuordnung „dieser Liter Palmöl stammt von dieser Plantage" ist nach der Vermischung physisch nicht mehr möglich.

Die EUDR löst das pragmatisch, aber streng: Es müssen alle Flächen aller Plots erfasst werden, deren Material in der jeweiligen Lieferung enthalten sein könnte, beispielsweise alle Lieferanten, die seit der letzten Silo-Leerung in den Tank eingespeist haben. Diese sogenannte „Declaration in excess" (Übererklärung) ist ausdrücklich zulässig, aber nur unter klaren Voraussetzungen:

• Für jede der deklarierten Flächen muss die volle Sorgfaltspflicht erfüllt sein, inklusive Risikobewertung nach Artikel 10 EUDR
• Für jede dieser Flächen muss ein vernachlässigbares Risiko nachgewiesen sein
• Pauschale Übererklärungen auf regionaler oder landesweiter Ebene sind ausdrücklich unzulässig

Wird auch nur eine der deklarierten Flächen nicht-konform, gilt die gesamte Lieferung als nicht-konform. Das macht Geo-Daten in Bulk-Lieferketten zu einer kollektiven Verantwortung: Ein einziger problematischer Plot kann eine ganze Sendung blockieren.

Praktische Umsetzung und Handlungsempfehlungen

Vertragliche Klarheit schaffen

Unternehmen sollten schon bei der Auswahl ihrer Lieferanten schriftlich festhalten, dass diese die nötigen Geodaten liefern und dass die Daten stimmen. Im Vertrag sollte genau stehen, wie, wann und in welcher Form die Koordinaten übermittelt werden und dass sie der Realität entsprechen müssen. Außerdem sollte geregelt sein, was passiert, wenn Daten fehlen oder sich später als falsch herausstellen. Dazu gehören Regeln zur Haftung, Gewährleistungsfristen und die Pflicht, Fehler sofort zu korrigieren und die Referenznummern zuverlässig weiterzugeben.

Beispiel:Ein mittelständischer Kaffeeimporteur aus Hamburg hat mit seinen Lieferanten in Brasilien vertraglich vereinbart, dass er jede Lieferung nur annimmt, wenn die vollständigen Geokoordinaten der Plantage vorliegen. Stellt sich bei einer externen Prüfung heraus, dass die Geodaten falsch oder manipuliert sind, muss der Lieferant eine Vertragsstrafe zahlen.

Nutzung digitaler Tools und Plattformen

Digitale Lösungen erleichtern die Umsetzung der EUDR erheblich. Eine Software wie unser EUDR Modul erfasst Geodaten automatisch, prüft sie und ordnet sie der jeweiligen Lieferung zu. Die EUDR-Referenznummer dient dabei als eindeutige Kennung. So sind alle Nachweise entlang der Lieferkette vollständig und digital dokumentiert.

Unsere Lösung lässt sich über Schnittstellen an bestehende ERP- und Warenwirtschaftssysteme anbinden. So fließen die Daten direkt in Ihre vorhandenen Prozesse ein. Zudem können Sie geografische Risikoanalysen durchführen und im Rahmen der Sorgfaltspflicht belastbare Nachweise erbringen, die Behörden und Geschäftspartner überzeugen. Die Praxis zeigt: Digitale Plattformen zur Erfassung von Geodaten senken den Verwaltungsaufwand deutlich.

Schulung und Prozessverankerung

Technik und Verträge allein reichen nicht aus, um die Einhaltung der EUDR dauerhaft sicherzustellen. Der Umgang mit Geodaten muss auch fest in den internen Abläufen verankert sein. Besonders wichtig sind gezielte Schulungen. Alle, die mit betroffenen Produkten arbeiten, sollten wissen, warum Geodaten so wichtig sind und wie man sie richtig erfasst, prüft und weitergibt. Die Schulungen sollten daher zwei Bereiche abdecken: die technischen Grundlagen zu Geodaten und GIS-Systemen sowie die rechtlichen Grundlagen zur EUDR, zum Datenschutz und zur Nachweispflicht.

Darüber hinaus sollte das Sammeln, Prüfen und Dokumentieren der Koordinaten, einschließlich der EUDR-Referenznummern, ein fester Bestandteil der internen Prozesse sein. Am besten wird dieser Ablauf in bestehende Strukturen wie das Qualitätsmanagementsystem integriert. So ist sichergestellt, dass keine Lücken entstehen, wenn sich im Unternehmen etwas ändert, etwa durch Personalwechsel, neue Lieferanten oder veränderte Warenströme. Besonders bei Audits wird genau geprüft, ob der Umgang mit Geo-Daten im Unternehmen dauerhaft, nachvollziehbar und systematisch organisiert ist. Nur mit klaren Abläufen und Verantwortlichkeiten lässt sich eine nachhaltige EUDR-Compliance aufbauen.

Technische Implementierung der Geo-Daten

Entscheidend für eine effiziente Umsetzung ist die technische Integration. Geodaten sollten in Standardformaten wie GeoJSON übermittelt werden. So können verschiedene Systeme die Daten problemlos austauschen und verarbeiten.

Entscheidend ist eine automatisierte Validierung der eingehenden Koordinaten, idealerweise durch einen Abgleich mit aktuellen Satellitenbildern, um die Konformität zu prüfen. Der Schlüssel zur Effizienz liegt jedoch in der Anbindung der EUDR-Software an bestehende ERP- oder Warenwirtschaftssysteme mittels Programmierschnittstellen (APIs). Dies ermöglicht die automatische Verknüpfung der EUDR-Referenznummer mit der jeweiligen Warencharge und eliminiert fehleranfällige, manuelle Dateneingaben.

Fazit

Geo-Daten sind keine freiwillige Nachhaltigkeitsmaßnahme mehr, sie sind bindende Voraussetzung für die Marktteilnahme. Nur wer exakt nachweisen kann, woher seine Produkte stammen, erfüllt die EUDR-Anforderungen und verhindert, dass umweltschädlich erzeugte Waren in die EU gelangen.

Die EUDR-Referenznummer allein reicht dabei nicht aus. Ohne überprüfbare Geo-Daten verliert sie ihren Wert als Echtheitsbeweis. Unternehmen müssen daher Systeme etablieren, die Erfassung, Weitergabe und Aktualisierung der Daten dauerhaft und zuverlässig gewährleisten, denn nur mit hoher Datenqualität behalten Geo-Informationen ihre regulatorische und praktische Relevanz.