Chargen, Lieferungen und die praktische Umsetzung der DDS in der EUDR

Executive Summary

Mit der EUDR gelten ab 30. Dezember 2026 (bzw. 30. Juni 2027 für kleine und Kleinstunternehmen) verbindliche Pflichten…“neue, verbindliche Sorgfaltspflichten für Unternehmen, die Produkte mit Risiko-Rohstoffen wie Holz, Kakao, Kaffee, Soja, Palmöl, Rindfleisch oder Kautschuk in der EU in Verkehr bringen oder exportieren. Für relevante Produkte muss vor dem Inverkehrbringen/Export eine DDS im EU-Informationssystem vorliegen, entweder als eigene DDS oder (downstream) durch Referenzierung einer bestehenden DDS über Referenz- und Verifikationsnummer. Die DDS bezieht sich auf eine definierte Menge relevanter Produkte, die in Verkehr gebracht oder exportiert werden soll. Sie kann – bei gleichbleibenden Ursprungsdaten, auch mehrere Teillieferungen/Sendungen abdecken (in der Praxis typischerweise bis zu einem Jahr), muss aber vor der ersten betroffenen Bereitstellung/Einfuhr/Export vorliegen.

Unternehmen müssen dazu ein eigenes Sorgfaltspflichtensystem aufbauen, das die gesamte Lieferkette umfasst, von der Herkunft des Rohstoffs bis zum fertigen Produkt. Zentrale Anforderungen sind die eindeutige Identifikation von Chargen, die präzise Erfassung aller relevanten Daten sowie eine lückenlose Dokumentation von Herkunft, Menge, Transport, Verarbeitung und Lagerung. Die physische Lieferung gilt dabei lediglich als logische Folge der dokumentierten Charge.

Bei Sammellagern, Mischungen und Umverpackungen darf die Traceability nicht abbrechen: Alle enthaltenen Ursprünge müssen weiterhin eindeutig zuordenbar sein; Vermischung mit unbekannter oder nicht abgesicherter Herkunft ist unzulässig. Entsteht eine neue, abgrenzbare Menge, die (als Operator) in Verkehr gebracht oder exportiert wird, muss sie vollständig durch eine DDS abgedeckt sein, ggf. durch eine neue DDS oder durch Referenzierung/Abdeckung im bestehenden DDS-Rahmen. Eine nachträgliche Zusammenführung ist nur dann tragfähig, wenn die resultierende Menge weiterhin vollständig auf alle zugrunde liegenden Ursprünge/Plots zurückgeführt werden kann; Vermischung mit Ware unbekannter Herkunft ist unzulässig.

Entscheidend sind die Referenz- und Verifikationsnummern aus dem EU-Informationssystem sowie eine saubere ERP-/Traceability-Verknüpfung. Barcodes/RFID sind keine Pflicht, können aber die Zuordnung und Auditfähigkeit deutlich erleichtern. Fehlende oder fehlerhafte Dokumentation kann zu Sanktionen, Marktverboten und Reputationsschäden führen. Eine klare Zuordnung von EUDR-Chargen, die konsequente Nutzung von Referenzen, gut strukturierte Lagerprozesse und die Schulung aller beteiligten Abteilungen sind wesentliche Erfolgsfaktoren für die Umsetzung der EUDR. Ziel ist eine transparente, entwaldungsfreie Lieferkette mit nachvollziehbaren Produkten – vom Ursprung bis zum Verbraucher.

Was ist das Due Diligence Statement (DDS) und warum ist es so wichtig?

Überblick über die DDS-Pflichten der EUDR

Das DDS (Due Diligence Statement) ist das Herzstück der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR). Die Verordnung gilt seit dem 29. Juni 2023 – ihre zentralen Pflichten greifen jedoch nicht „seit Mitte 2023“, sondern starten (je nach Unternehmensgröße) erst ab Ende 2026 bzw. Mitte 2027. Betroffen sind vor allem Unternehmen, die entwaldungsrelevante Rohstoffe und daraus hergestellte Erzeugnisse wie Holz, Kakao, Kaffee, Kautschuk, Palmöl, Rindfleisch oder Soja (sowie die jeweils erfassten Produktgruppen) erstmals auf dem EU-Markt bereitstellen oder aus der EU exportieren. Für sie ist die Sorgfaltserklärung nicht nur ein formaler Schritt, sondern der dokumentierte Nachweis, dass die gesetzlichen Vorgaben vor dem Inverkehrbringen oder Export tatsächlich eingehalten wurden.

Dafür müssen Unternehmen ein belastbares Sorgfaltspflichtensystem aufsetzen, mit dem sie Risiken entlang der Lieferkette identifizieren, bewerten, dokumentieren und – wenn nötig – durch geeignete Maßnahmen reduzieren. Entscheidend ist dabei nicht allein, dass ein System „auf dem Papier“ existiert, sondern dass es nachweisbar wirksam angewendet wird. Zentral ist die Rückverfolgbarkeit bis zur Produktionsfläche: Unternehmen müssen belastbare Informationen zur Herkunft erfassen, insbesondere Geolokationsdaten der Anbau- bzw. Produktionsparzellen, sowie Angaben zu Mengen, Lieferwegen, Verarbeitungsschritten und den beteiligten Akteuren. Neben der Frage, woher ein Rohstoff stammt, zählt dabei auch, unter welchen Bedingungen er erzeugt wurde: Die Ware muss als „entwaldungsfrei“ gelten (mit Stichtag 31. Dezember 2020) und zugleich den einschlägigen Rechtsvorgaben des Erzeugerlandes entsprechen.

Am Ende dieses Prozesses steht die elektronische Abgabe der Sorgfaltserklärung (DDS) für die jeweilige Sendung bzw. Warenbewegung – also die formale Bestätigung, dass die erforderlichen Informationen vorliegen, eine Risikoanalyse durchgeführt wurde und (bei nicht vernachlässigbarem Risiko) auch Risikominderungsmaßnahmen umgesetzt wurden. Diese Erklärung bildet die Grundlage dafür, dass Produkte überhaupt in der EU verkauft oder exportiert werden dürfen. Wichtig ist außerdem: Nicht jede Rolle in der Lieferkette trifft automatisch die gleiche Pflichtentiefe. Gerade für nachgelagerte Marktteilnehmer und viele KMU sind Vereinfachungen vorgesehen – trotzdem bleibt die Pflicht, Informationen nachvollziehbar zu führen, Referenzen weiterzugeben und die eigene Lieferkette so zu organisieren, dass die DDS-Logik in der Praxis belastbar funktioniert.

Ziel der DDS: Keine Entwaldung über Produkte in der EU

Mit der Sorgfaltspflicht will die Europäische Union verhindern, dass Produkte importiert oder exportiert werden, die mit Entwaldung oder der Zerstörung von Wäldern zu tun haben. Die EUDR-Sorgfaltserklärung stellt dabei das zentrale Bindeglied zwischen den dokumentierten Lieferströmen und der risikoorientierten Ablehnung oder Freigabe durch die Behörden dar. Somit werden nicht nur Konsumenten geschützt, sondern es entstehen zugleich neue Anforderungen und Verantwortlichkeiten für Handel, Industrie und die gesamte vorgelagerte Wertschöpfungskette.

Bedeutung der Dokumentation für alle Beteiligten in der Lieferkette

Die Tragweite der Nachweis- und Dokumentationspflichten erstreckt sich auf alle, die in der Lieferkette tätig sind. Ohne lückenlose Dokumentation zu Ursprungsort, Menge, Lieferweg und Transformationsprozessen im Unternehmen drohen nicht nur Sanktionen, sondern auch der Verlust der Marktteilnahme im EU-Raum. Die Praxis zeigt: Rund 80% der Unternehmen mit relevanter Rohstoffverwendung geben Schwierigkeiten bei der Rückverfolgbarkeit und beim Sammeln von Informationen zur Herkunft an, wie Studien von Branchenverbänden untermauern. Es ist klar: Eine starke und gut funktionierende DDS-Infrastruktur ist sehr wichtig – nicht nur für die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch für eine nachhaltige und zukunftssichere Ausrichtung des Unternehmens.

DDS und der Bezug zu Charge und Lieferung – wie ist das geregelt?

Informationen und Begriffserklärungen für die Praxis

Für eine erfolgreiche und reibungslose Umsetzung der EUDR ist es entscheidend, zentrale Begriffe im Unternehmen einheitlich zu verwenden und dabei sauber zwischen rechtlicher Logik und operativer Praxis zu unterscheiden. In der täglichen Umsetzung tauchen dabei zwei Begriffe besonders häufig auf: „Charge“ und „Lieferung“. Beide sind wichtig, meinen aber nicht dasselbe.

Mit „Charge“ ist in der Praxis meist eine intern definierte, eindeutig abgrenzbare Warenmenge gemeint, also eine Batch- oder Lot-Logik, mit der Unternehmen Produkte unter vergleichbaren Herstellungs-, Verarbeitungs- oder Beschaffungsbedingungen bündeln. Wichtig ist: „Charge“ ist dabei vor allem ein betrieblicher Steuerungsbegriff. Er hilft, Warenströme so zu strukturieren, dass sich alle relevanten Informationen und Nachweise verlässlich zuordnen lassen, etwa Herkunft, Produktionsfläche/Geolokation, beteiligte Akteure, Mengen, Verarbeitungsschritte und Dokumente zur Rückverfolgbarkeit. Genau diese eindeutige Zuordnung ist später der Schlüssel, wenn Informationen intern konsolidiert oder gegenüber Geschäftspartnern und Behörden nachvollziehbar belegt werden müssen.

Davon zu unterscheiden ist die „Lieferung“. Eine Lieferung beschreibt den tatsächlichen Transport bzw. die physische Übergabe von Waren an den nächsten Akteur in der Lieferkette. Typischerweise wird sie durch Belege wie Lieferscheine und Frachtpapiere begleitet und im ERP-System als Warenausgang bzw. Wareneingang dokumentiert. Entscheidend ist: Eine Charge kann sich über mehrere Lieferungen erstrecken und umgekehrt kann eine einzelne Lieferung mehrere Chargen enthalten. Diese Flexibilität ist normal und in vielen Branchen gelebte Praxis.

Für die EUDR-Umsetzung kommt es deshalb weniger auf den Begriff „Charge“ an sich an, sondern auf die eindeutige Abgrenzbarkeit und Nachweisfähigkeit der Ware, die in Verkehr gebracht oder exportiert wird. In der Praxis bedeutet das: Unternehmen sollten ihre Chargen- und Lieferlogik so aufsetzen, dass die jeweils relevanten Produkte und Mengen jederzeit nachvollziehbar sind, inklusive der verknüpften Herkunfts- und Rückverfolgbarkeitsdaten. Eine saubere Dokumentation und ein klarer Umgang mit diesen Begriffen helfen nicht nur dabei, EUDR-Anforderungen konsistent umzusetzen. Sie verbessern auch die Transparenz im Unternehmen, reduzieren Reibungsverluste zwischen Einkauf, Logistik, Qualität und Compliance und machen es deutlich leichter, Risiken frühzeitig zu erkennen und wirksam zu minimieren.

Grundregel der Verordnung: DDS bezieht sich auf eine definierte Warenmenge, nicht auf die Lieferung

Die Logik der EUDR-DDS ist nicht an einzelne Lieferscheine geknüpft, sondern an eine klar abgegrenzte Menge relevanter Produkte, die in der EU in Verkehr gebracht bzw. exportiert werden soll. Für diese definierte Menge müssen Marktteilnehmer alle erforderlichen Informationen und Nachweise sammeln, eine Risikoanalyse durchführen und, falls nötig, Risikominderungsmaßnahmen umsetzen. Die DDS ist damit der formale Nachweis, dass die Sorgfaltspflichten vor dem Marktzugang erfüllt wurden.

Lieferungen sind in der Praxis lediglich die physische Warenbewegung, sie können die zugrunde liegende Menge in einer oder mehreren Sendungen abbilden. Wichtig ist deshalb: Eine DDS kann mehrere Teillieferungen abdecken, muss aber vor der ersten Lieferung abgegeben werden. Und sie gilt nur für die Menge, die in der DDS angegeben ist: Sobald diese Menge vollständig in Verkehr gebracht bzw. exportiert wurde, ist für zusätzliche Mengen eine neue DDS erforderlich. In der Praxis sollte eine DDS zudem nicht „auf Vorrat“ über lange Zeiträume genutzt werden, sondern zeitlich und mengenmäßig nachvollziehbar bleiben.

Ein praxisnahes Beispiel: Ein Importeur bringt 20 Tonnen Kakao in die EU. Für diese definierte Menge werden alle Ursprungsdaten (inkl. Produktionsflächen/Geolokation), Nachweise und Risikobewertungen erhoben und in einer DDS zusammengeführt. Ob die 20 Tonnen in einer Sendung oder in mehreren Teillieferungen eintreffen, ist für die DDS-Logik zweitrangig. Entscheidend ist, dass die DDS vor der ersten Teillieferung vorliegt und die tatsächlich platzierten Mengen jederzeit eindeutig auf die in der DDS deklarierte Menge zurückgeführt werden können.

Relevanz für Referenznummern und Produktkennzeichnung

Für ein stringentes DDS-System sind gut gepflegte und eindeutig zugeordnete Referenz- und Verifikationsnummern aus dem EU-Informationssystem unverzichtbar. Sie ermöglichen es, DDSs entlang der Lieferkette konsistent zu referenzieren und intern sauber mit Chargen-/Lot-IDs sowie Liefer- bzw. Sendungsnummern zu verknüpfen. So bleibt der Warenfluss jederzeit nachvollziehbar, aus Compliance-Sicht ebenso wie für Rückrufe oder Stichprobenkontrollen. In der Praxis sollten diese Verknüpfungen konsequent im ERP und in der Dokumentation (z. B. Lieferscheine, Rechnungen, Warenein-/ausgang) mitgeführt werden, um Medienbrüche und Zuordnungsfehler zu vermeiden. Moderne ERP-Lösungen und Traceability-Tools unterstützen dabei mit automatisierten Workflows, Versionierung und revisionssicherer Ablage. Eine einheitliche Produkt- und Verpackungskennzeichnung (z. B. Barcode/QR/RFID) ist dafür nicht zwingend vorgeschrieben, kann aber die Datenerfassung vereinfachen, Fehler reduzieren und Kontrollen sowie Audits deutlich beschleunigen.

Wie geht man mit Sammelchargen und Lagerware um?

Problemstellung: Fehlende Trennung oder Vermischung im Lager

In der Praxis stehen Unternehmen bei der Lagerhaltung von Rohstoffen und Produkten häufig vor organisatorischen und technischen Herausforderungen, insbesondere dann, wenn Waren als Sammelbestände oder in loser Form in Silos, Tanks oder Lagerboxen geführt werden. In solchen Set-ups kommt es schnell zu Vermischungen verschiedener Warenpartien oder zu Kreuzkontaminationen. Das wird spätestens dann kritisch, wenn Teilmengen entnommen werden und sich im Nachhinein nicht mehr belastbar nachvollziehen lässt, aus welchen Ursprüngen diese Mengen tatsächlich stammen.

Typische Beispiele sind Import- und Lagerprozesse bei Getreide, bei denen Ernten aus unterschiedlichen Regionen zusammengeführt werden, oder bei Ölsaaten und anderen Schüttgütern, bei denen sich Partien im laufenden Betrieb vermischen. Ohne klare Trennlogik und belastbare Buchungsregeln entsteht das Risiko, dass Herkunftsinformationen, Mengenbezüge und Nachweise nicht mehr eindeutig zugeordnet werden können.

Genau hier setzt die EUDR mit hohen Anforderungen an Rückverfolgbarkeit und Nachweisfähigkeit an: Entscheidend ist nicht, dass physische Vermischung in jedem Fall ausgeschlossen wird, sondern dass Vermischung nicht dazu führt, dass die relevanten Mengen ihre eindeutige Zuordnung zu Ursprung und Geolokation verlieren. Modelle, bei denen Ware unbekannter Herkunft oder mit abweichendem Risikoprofil rechnerisch „mitläuft“ (Mass-Balance-Logik), sind dabei nicht zulässig.

Für Unternehmen bedeutet das einen spürbaren Aufwand: Sie müssen ihre Lager- und Prozesslogik so gestalten, dass auch bei Bulk-Lagerung nachvollziehbar bleibt, welche Ursprünge und Mengen in einer abgrenzbaren Warenmenge enthalten sind und dass die Dokumentation jederzeit prüffähig bleibt. Dafür braucht es meist eine Kombination aus organisatorischen Regeln (z. B. klare Lot-Definitionen, Sperr- und Freigabeprozesse, definierte Mischpunkte, Verantwortlichkeiten) und technischen Maßnahmen (z. B. WMS/ERP-Workflows, eindeutige Referenzen, digitale Nachweisketten). Ebenso wichtig sind Schulungen für das Lagerpersonal und klare Anweisungen, wie mit Umfüllungen, Mischungen, Restmengen und Abweichungen umzugehen ist.

Zusammengefasst: Unternehmen sind gefordert, ihre Lagerhaltung proaktiv so aufzustellen, dass Rückverfolgbarkeit auch unter realen Bedingungen funktioniert. Mit sauberen Prozessen, konsequenter Dokumentation und passenden Systemen lassen sich rechtliche Risiken deutlich reduzieren und gleichzeitig Transparenz, Effizienz und Vertrauen entlang der Lieferkette stärken.

Müssen für jede Charge eigene DDS-Dokumente erstellt werden?

Die EUDR verlangt keine pauschale Sorgfaltserklärung „für das gesamte Lager“, sondern eine DDS für klar abgegrenzte relevante Waren, bevor sie in der EU in Verkehr gebracht, bereitgestellt oder exportiert werden. In der Praxis bedeutet das: Die DDS muss sich immer auf eine eindeutig definierte Sendung bzw. ein Lot beziehen. Wird Ware aus unterschiedlichen Ursprüngen zusammengeführt (z. B. ein Kaffee-Blend aus mehreren Regionen), entsteht ein neuer relevanter Posten, für den eine entsprechende DDS abzugeben ist – inklusive der Geolokationsdaten aller zugrunde liegenden Produktionsflächen. Nicht zulässig sind Modelle, bei denen konforme Ware mit Ware unbekannter Herkunft über Mass-Balance/Prozentlogiken „vermischt“ wird. Gleichzeitig können für eine neue DDS Informationen aus bereits abgegebenen DDS upstream referenziert werden, sodass Angaben nicht unnötig doppelt erfasst werden müssen.

Möglichkeiten der Umsetzung in der Praxis

Zur Vermeidung von Fehlern oder Engpässen sind verschiedene Umsetzungsoptionen verbreitet. Viele Unternehmen nutzen digitale Warenwirtschafts- und Track-&-Trace-Systeme, die automatisch prüfen, ob jede Entnahme, Lieferung oder Umarbeitung einer Charge zugeordnet ist. In größeren Agrarbetrieben oder bei Rohstoffhändlern sind darüber hinaus Farb- und Lagerzonenkonzepte, Barcode-Scans und differenzierte Lagerflächen im Einsatz. Auf betrieblicher Ebene sollte jedes Unternehmen interne Arbeitsanweisungen definieren, die regeln, wie beim Zusammenschütten, Portionieren oder Umverpacken von DDS-relevantem Material vorzugehen ist. In der Praxis gibt es häufig gemischte Ansätze. Dabei werden bestimmte Mischungen als eigene Unterchargen geführt, solange klar dokumentiert ist, woher die einzelnen Bestandteile stammen. Dabei sind regelmäßige interne Prüfungen und Schulungen der zuständigen Mitarbeitenden entscheidend, um die Sorgfaltspflichten wirksam und möglichst fehlerfrei umzusetzen.

Sonderfälle und häufige Stolperfallen

Unterschiedliche Lieferanten für gleiche Produkte

Eine besonders herausfordernde Situation entsteht, wenn ein Betrieb gleiche Warenarten von unterschiedlichen Lieferanten bezieht, etwa Sojabohnen aus mehreren Quellen. In diesen Fällen steigt der Dokumentations- und Steuerungsaufwand deutlich, weil Herkunft, Produktionsflächen (inkl. Geolokationsdaten), Mengen und Nachweise je Ursprung belastbar zugeordnet werden müssen.

Wichtig ist dabei: Die EUDR verlangt nicht zwingend „eine DDS pro Lieferant“ oder „eine DDS pro Lieferung“, sondern dass alle relevanten Produkte und Mengen, die in Verkehr gebracht oder exportiert werden, vollständig von einer DDS abgedeckt sind und die Due Diligence für diese Mengen nachweisbar durchgeführt wurde. Gleichzeitig ist es nicht zulässig, Ware unterschiedlicher Herkunft so zusammenzuführen, dass die eindeutige Zuordnung verloren geht oder Anteile unbekannter bzw. nicht abgesicherter Herkunft rechnerisch „mitlaufen“. Wenn im Lager später eine Vermischung stattfindet, muss daher weiterhin nachvollziehbar bleiben, welche Ursprünge und Mengen in der abgrenzbaren Warenmenge enthalten sind. Für den Betrieb bedeutet das: Bereits bei der Wareneingangsbuchung und entlang aller Weiterverarbeitungs- und Lieferprozesse muss eine durchgängige Transparenz sichergestellt werden, organisatorisch wie systemseitig.

Umverpackung oder Kommissionierung im Lager

In der logistischen Praxis werden Waren häufig umgepackt oder für einzelne Kunden kommissioniert. Damit stellt sich die Frage, wie die DDS-Dokumentation geführt werden muss, wenn der Warenfluss nicht mehr dem ursprünglichen Zuschnitt der Bestände entspricht. Entscheidend ist, dass auch nach Umverpackung, Teilentnahme oder Neu-Zusammenstellung die Nachweis- und Rückverfolgbarkeitskette erhalten bleibt: Die abgrenzbaren Mengen müssen weiterhin eindeutig auf die zugrunde liegenden Ursprünge (inkl. Geolokationsdaten) und die entsprechenden DDS-Referenzen zurückgeführt werden können. In der Praxis bedeutet das, dass Umverpackung und Kommissionierung zwar den physischen Warenfluss verändern, die Dokumentation aber konsistent bleiben muss, insbesondere dort, wo Ware später als relevantes Produkt in Verkehr gebracht, bereitgestellt oder exportiert wird. Viele Unternehmen lösen das über klare ERP-/WMS-Regeln und digitale Verknüpfungen, indem sie die Referenz- und Verifikationsnummern aus dem EU-Informationssystem als „Anker“ in ihren Bestands- und Bewegungsdaten mitführen. Eine serialisierte Kennzeichnung (z. B. QR-Code, Barcode oder RFID) ist dafür nicht zwingend vorgeschrieben, kann aber helfen, Medienbrüche zu vermeiden und Kontrollen, Audits oder Stichproben deutlich zu beschleunigen.

Praxisbeispiel: Lose eingelagertes Material mit Einzelabgabe

Ein anschauliches Beispiel aus dem Alltag: Ein Händler lagert Kautschuk in mehreren Silos, teils aus unterschiedlichen Ursprüngen und mit jeweils zugeordneten Nachweisen. Die Abgabe an die verarbeitende Industrie erfolgt je nach Kundenbedarf in Teilmengen oder als Mischungen. Entscheidend ist, dass der Betrieb auch bei Bulk-Lagerung jederzeit nachvollziehbar dokumentieren kann, welche Ursprünge (inkl. Produktionsflächen und Geolokation) und welche Mengenanteile in der jeweils abgegebenen, abgrenzbaren Warenmenge enthalten sind. Vermischungen dürfen dabei nicht dazu führen, dass Herkunft und Nachweisfähigkeit verloren gehen oder Ware unbekannter Herkunft rechnerisch „mitläuft“ (Mass-Balance-Logik). Entstehen durch Zusammenführen oder Entnahmeprozesse neue, abgrenzbare Mengen, die als relevantes Produkt in Verkehr gebracht oder exportiert werden sollen, muss sichergestellt sein, dass diese Mengen vollständig durch eine DDS abgedeckt sind, inklusive der relevanten Ursprungsdaten. Technisch unterstützen hier insbesondere robuste ERP-/WMS-Buchungsregeln und Messdaten (z. B. Wiege- und Füllstandskontrollen), um Bestände, Entnahmen und Mischpunkte prüffähig zu machen, vor allem bei hohem Durchsatz und komplexen Lagerprozessen.

Handlungsempfehlungen für die Praxis

Aufbau einer strukturierten Erfassung von Chargen- und Lieferdaten

Die wichtigste Grundlage für eine reibungslose und rechtssichere EUDR-Umsetzung ist die Etablierung eines strukturierten Systems zur Erfassung aller chargen- und lieferrelevanten Daten. Unternehmen sollten frühzeitig bestehende Prozesse analysieren, Engpässe im Datenfluss identifizieren und Lücken in der Lager- oder Produktionslogistik schließen. Digitale Warenmanagement- und Traceability-Systeme bieten einen Weg, sämtliche Wareneingänge, interne Umlagerungen und Lieferungen automatisiert mit den zugehörigen Sorgfaltserklärungen zu verknüpfen. Es empfiehlt sich, zudem Fremdsysteme, etwa von externen Logistikpartnern oder Lieferanten, frühzeitig in die eigene Datenbasis zu integrieren, um Medienbrüche bei der Chargenverfolgung zu vermeiden.

Nutzung von Referenznummern als zentrales Steuerungselement

Die konsequente Verwendung von Referenznummern (Chargennummer, DDS-Referenz, Ursprungsnummer) steigert nicht nur die Transparenz, sondern ist ein zentrales Steuerungselement im Kontext des EUDR-DDS. Jede Warenbewegung, jedes Lagerereignis und jede Bearbeitung sollte mit diesen Referenzen dokumentiert werden, vom Wareneingang über die interne Verarbeitung bis zur Lieferung an den Endabnehmer. Moderne ERP-Systeme ermöglichen eine automatische Generierung, Pflege und Weitergabe dieser Referenznummern an nachgelagerte Systeme. Fachabteilungen wie IT, Logistik und Qualitätsmanagement sollten eng zusammenarbeiten, um Datenkonsistenz und Lesbarkeit auch bei komplexen Produktsortimenten und Mehrstufigkeit der Lieferkette sicherzustellen.

Schulung und Einbindung relevanter Abteilungen

Die Sorgfaltspflichten greifen tief in mehrere Unternehmensbereiche ein, etwa von der Beschaffung über Produktion und Lager bis hin zum Vertrieb und der Rechtsabteilung. Entscheidend ist eine frühzeitige und kontinuierliche Schulung aller Mitarbeitenden, die mit den Prozessen in Berührung kommen. Nur wer die logische Verknüpfung von Charge, Lieferung und Sorgfaltserklärung versteht, kann Prozessfehler, unerlaubte Vermischungen oder Lücken in der Dokumentation vermeiden. Hilfreich sind praxisnahe Schulungen anhand typischer Unternehmensprozesse, regelmäßige "Wareneingangskontrollen" durch interne Auditreihen sowie eine zentrale Ansprechperson, die Fragen aufnimmt und Schulungsangebote koordiniert. Besonders im Hinblick auf Kontrollbesuche durch Behörden oder externe Prüfstellen ist eine umfassend geschulte Belegschaft ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Fazit und Ausblick

Die klare Erkenntnis aus den EUDR-Pflichten: Die DDS ist stets auf die Charge bezogen, die physische Lieferung fungiert lediglich als Folgeereignis. Die saubere Trennung und Dokumentation von Chargen ist damit das Rückgrat der EUDR-Compliance. Unternehmen, die dies konsequent umsetzen, vermeiden gravierende Risiken und schaffen eine solide Grundlage für nachhaltige, zukunftsfeste Lieferketten. Nur durch eine lückenlose, manipulationssichere und transparente Dokumentation aller Chargen und zugehörigen Lieferungen lässt sich die Gefahr von Compliance-Verstößen minimieren. Die EUDR bringt mit ihren strengen Vorgaben zur Sorgfaltserklärung zwar viel Aufwand mit sich. Doch der Nutzen – etwa rechtliche Sicherheit, mehr Vertrauen bei Kunden und eine nachhaltige Positionierung – macht sich am Ende bezahlt. In Zeiten wachsender Marktüberwachung und gesellschaftlicher Verantwortung ist dies unverzichtbar.

Unternehmen, die sich näher mit der Umsetzung der EUDR beschäftigen möchten – zum Beispiel mit der technischen Umsetzung der Chargenverfolgung oder dem Aufbau interner Prozesse – sollten die offiziellen Leitfäden der EU-Kommission lesen. Auch Expertenforen und branchenspezifische Empfehlungen der jeweiligen Verbände bieten dabei wertvolle Unterstützung.