Chargen, Lieferungen und die praktische Umsetzung der DDS in der EUDR

Executive Summary

Ab 30. Dezember 2026 müssen Unternehmen, die EUDR-relevante Produkte in der EU in Verkehr bringen oder exportieren, eine DDS im EU-Informationssystem vorweisen, entweder als eigene Erklärung oder durch Referenzierung einer bestehenden DDS. Die DDS bezieht sich auf eine definierte Produktmenge und kann bei gleichbleibenden Ursprungsdaten mehrere Teillieferungen abdecken, muss aber vor der ersten Bereitstellung vorliegen.

Zentrale Anforderung ist die eindeutige Identifikation von Chargen mit lückenloser Dokumentation von Herkunft, Menge, Transport und Verarbeitung. Bei Sammellagern und Mischungen darf die Rückverfolgbarkeit nicht abreißen, alle Ursprünge müssen eindeutig zuordenbar bleiben. Vermischung mit Ware unbekannter Herkunft ist unzulässig.

Fehlende oder fehlerhafte Dokumentation kann zu Sanktionen und Marktverboten führen. Klare Chargenzuordnung, konsequente Nutzung von Referenznummern und die Schulung aller beteiligten Abteilungen sind entscheidende Erfolgsfaktoren für eine rechtssichere EUDR-Umsetzung.

Was ist das Due Diligence Statement (DDS) und warum ist es wichtig?

Überblick über die DDS-Pflichten der EUDR

Das DDS ist das zentrale Instrument der EUDR. Die Pflichten gelten, je nach Unternehmensgröße, ab Ende 2026 bzw. Mitte 2027 für alle Unternehmen, die entwaldungsrelevante Rohstoffe wie Holz, Kakao, Kaffee, Kautschuk, Palmöl, Rindfleisch oder Soja erstmals auf dem EU-Markt bereitstellen oder exportieren.

Voraussetzung ist ein belastbares Sorgfaltspflichtensystem, das Risiken entlang der Lieferkette identifiziert, bewertet und dokumentiert. Kern ist die lückenlose Rückverfolgbarkeit bis zur Produktionsparzelle: Unternehmen müssen Geolokationsdaten, Mengen, Lieferwege und beteiligte Akteure erfassen. Die Ware muss entwaldungsfrei sein, mit Stichtag 31. Dezember 2020, und den Rechtsvorgaben des Erzeugerlandes entsprechen.

Am Ende steht die elektronische Abgabe der DDS: die formale Bestätigung, dass Informationen vorliegen, eine Risikoanalyse durchgeführt wurde und bei Bedarf Risikominderungsmaßnahmen umgesetzt wurden. Ohne gültige DDS darf ein Produkt weder in der EU verkauft noch exportiert werden.

Ziel der DDS: Keine Entwaldung über Produkte in der EU

Mit der Sorgfaltspflicht will die Europäische Union verhindern, dass Produkte importiert oder exportiert werden, die mit Entwaldung oder der Zerstörung von Wäldern zu tun haben. Die EUDR-Sorgfaltserklärung stellt dabei das zentrale Bindeglied zwischen den dokumentierten Lieferströmen und der risikoorientierten Ablehnung oder Freigabe durch die Behörden dar. Somit werden nicht nur Konsumenten geschützt, sondern es entstehen zugleich neue Anforderungen und Verantwortlichkeiten für Handel, Industrie und die gesamte vorgelagerte Wertschöpfungskette.

Bedeutung der Dokumentation für alle Beteiligten in der Lieferkette

Die Tragweite der Nachweis- und Dokumentationspflichten erstreckt sich auf alle, die in der Lieferkette tätig sind. Ohne lückenlose Dokumentation zu Ursprungsort, Menge, Lieferweg und Transformationsprozessen im Unternehmen drohen nicht nur Sanktionen, sondern auch der Verlust der Marktteilnahme im EU-Raum.

Die Praxis zeigt: Rund 80% der Unternehmen mit relevanter Rohstoffverwendung geben Schwierigkeiten bei der Rückverfolgbarkeit und beim Sammeln von Informationen zur Herkunft an, wie Studien von Branchenverbänden untermauern.

DDS und der Bezug zu Charge und Lieferung – wie ist das geregelt?

Informationen und Begriffserklärungen für die Praxis

Für eine erfolgreiche und reibungslose Umsetzung der EUDR ist es entscheidend, zentrale Begriffe im Unternehmen einheitlich zu verwenden und dabei sauber zwischen rechtlicher Logik und operativer Praxis zu unterscheiden. In der täglichen Umsetzung tauchen dabei zwei Begriffe besonders häufig auf: „Charge“ und „Lieferung“. Beide sind wichtig, meinen aber nicht dasselbe.

Mit „Charge“ ist in der Praxis meist eine intern definierte, eindeutig abgrenzbare Warenmenge gemeint, also eine Batch- oder Lot-Logik, mit der Unternehmen Produkte unter vergleichbaren Herstellungs-, Verarbeitungs- oder Beschaffungsbedingungen bündeln. Wichtig ist: „Charge“ ist dabei vor allem ein betrieblicher Steuerungsbegriff. Er hilft, Warenströme so zu strukturieren, dass sich alle relevanten Informationen und Nachweise verlässlich zuordnen lassen, etwa Herkunft, Produktionsfläche/Geolokation, beteiligte Akteure, Mengen, Verarbeitungsschritte und Dokumente zur Rückverfolgbarkeit. Genau diese eindeutige Zuordnung ist später der Schlüssel, wenn Informationen intern konsolidiert oder gegenüber Geschäftspartnern und Behörden nachvollziehbar belegt werden müssen.

Davon zu unterscheiden ist die „Lieferung“. Eine Lieferung beschreibt den tatsächlichen Transport bzw. die physische Übergabe von Waren an den nächsten Akteur in der Lieferkette. Typischerweise wird sie durch Belege wie Lieferscheine und Frachtpapiere begleitet und im ERP-System als Warenausgang bzw. Wareneingang dokumentiert. Entscheidend ist: Eine Charge kann sich über mehrere Lieferungen erstrecken und umgekehrt kann eine einzelne Lieferung mehrere Chargen enthalten. Diese Flexibilität ist normal und in vielen Branchen gelebte Praxis.

Für die EUDR-Umsetzung kommt es deshalb weniger auf den Begriff „Charge“ an sich an, sondern auf die eindeutige Abgrenzbarkeit und Nachweisfähigkeit der Ware, die in Verkehr gebracht oder exportiert wird. In der Praxis bedeutet das: Unternehmen sollten ihre Chargen- und Lieferlogik so aufsetzen, dass die jeweils relevanten Produkte und Mengen jederzeit nachvollziehbar sind, inklusive der verknüpften Herkunfts- und Rückverfolgbarkeitsdaten. Eine saubere Dokumentation und ein klarer Umgang mit diesen Begriffen helfen nicht nur dabei, EUDR-Anforderungen konsistent umzusetzen. Sie verbessern auch die Transparenz im Unternehmen, reduzieren Reibungsverluste zwischen Einkauf, Logistik, Qualität und Compliance und machen es deutlich leichter, Risiken frühzeitig zu erkennen und wirksam zu minimieren.

Grundregel der Verordnung: DDS bezieht sich auf eine definierte Warenmenge, nicht auf die Lieferung

Die Logik der EUDR-DDS ist nicht an einzelne Lieferscheine geknüpft, sondern an eine klar abgegrenzte Menge relevanter Produkte, die in der EU in Verkehr gebracht bzw. exportiert werden soll. Für diese definierte Menge müssen Marktteilnehmer alle erforderlichen Informationen und Nachweise sammeln, eine Risikoanalyse durchführen und, falls nötig, Risikominderungsmaßnahmen umsetzen. Die DDS ist damit der formale Nachweis, dass die Sorgfaltspflichten vor dem Marktzugang erfüllt wurden.

Lieferungen sind in der Praxis lediglich die physische Warenbewegung, sie können die zugrunde liegende Menge in einer oder mehreren Sendungen abbilden. Wichtig ist deshalb: Eine DDS kann mehrere Teillieferungen abdecken, muss aber vor der ersten Lieferung abgegeben werden. Und sie gilt nur für die Menge, die in der DDS angegeben ist: Sobald diese Menge vollständig in Verkehr gebracht bzw. exportiert wurde, ist für zusätzliche Mengen eine neue DDS erforderlich. In der Praxis sollte eine DDS zudem nicht „auf Vorrat“ über lange Zeiträume genutzt werden, sondern zeitlich und mengenmäßig nachvollziehbar bleiben.

Relevanz für Referenznummern und Produktkennzeichnung

Für ein stringentes DDS-System sind gut gepflegte und eindeutig zugeordnete Referenz- und Verifikationsnummern aus dem EU-Informationssystem unverzichtbar. Sie ermöglichen es, DDSs entlang der Lieferkette konsistent zu referenzieren und intern sauber mit Chargen-/Lot-IDs sowie Liefer- bzw. Sendungsnummern zu verknüpfen. So bleibt der Warenfluss jederzeit nachvollziehbar, aus Compliance-Sicht ebenso wie für Rückrufe oder Stichprobenkontrollen.

In der Praxis sollten diese Verknüpfungen konsequent im ERP und in der Dokumentation (z. B. Lieferscheine, Rechnungen, Warenein-/ausgang) mitgeführt werden, um Medienbrüche und Zuordnungsfehler zu vermeiden. Moderne ERP-Lösungen und Traceability-Tools unterstützen dabei mit automatisierten Workflows, Versionierung und revisionssicherer Ablage. Eine einheitliche Produkt- und Verpackungskennzeichnung (z. B. Barcode/QR/RFID) ist dafür nicht zwingend vorgeschrieben, kann aber die Datenerfassung vereinfachen, Fehler reduzieren und Kontrollen sowie Audits deutlich beschleunigen.

Wie geht man mit Sammelchargen und Lagerware um?

Problemstellung: Fehlende Trennung oder Vermischung im Lager

In der Praxis stehen Unternehmen bei der Lagerhaltung von Rohstoffen und Produkten häufig vor organisatorischen und technischen Herausforderungen, insbesondere dann, wenn Waren als Sammelbestände oder in loser Form in Silos, Tanks oder Lagerboxen geführt werden. In solchen Set-ups kommt es schnell zu Vermischungen verschiedener Warenpartien oder zu Kreuzkontaminationen. Das wird spätestens dann kritisch, wenn Teilmengen entnommen werden und sich im Nachhinein nicht mehr belastbar nachvollziehen lässt, aus welchen Ursprüngen diese Mengen tatsächlich stammen.

Typische Beispiele sind Import- und Lagerprozesse bei Getreide, bei denen Ernten aus unterschiedlichen Regionen zusammengeführt werden, oder bei Ölsaaten und anderen Schüttgütern, bei denen sich Partien im laufenden Betrieb vermischen. Ohne klare Trennlogik und belastbare Buchungsregeln entsteht das Risiko, dass Herkunftsinformationen, Mengenbezüge und Nachweise nicht mehr eindeutig zugeordnet werden können.

Für Unternehmen bedeutet das einen spürbaren Aufwand: Sie müssen ihre Lager- und Prozesslogik so gestalten, dass auch bei Bulk-Lagerung nachvollziehbar bleibt, welche Ursprünge und Mengen in einer abgrenzbaren Warenmenge enthalten sind und dass die Dokumentation jederzeit prüffähig bleibt. Dafür braucht es meist eine Kombination aus organisatorischen Regeln (z. B. klare Lot-Definitionen, Sperr- und Freigabeprozesse, definierte Mischpunkte, Verantwortlichkeiten) und technischen Maßnahmen (z. B. WMS/ERP-Workflows, eindeutige Referenzen, digitale Nachweisketten). Ebenso wichtig sind Schulungen für das Lagerpersonal und klare Anweisungen, wie mit Umfüllungen, Mischungen, Restmengen und Abweichungen umzugehen ist.

Zusammengefasst: Unternehmen sind gefordert, ihre Lagerhaltung proaktiv so aufzustellen, dass Rückverfolgbarkeit auch unter realen Bedingungen funktioniert. Mit sauberen Prozessen, konsequenter Dokumentation und passenden Systemen lassen sich rechtliche Risiken deutlich reduzieren und gleichzeitig Transparenz, Effizienz und Vertrauen entlang der Lieferkette stärken.

Müssen für jede Charge eigene DDS-Dokumente erstellt werden?

Die EUDR verlangt keine pauschale Sorgfaltserklärung „für das gesamte Lager“, sondern eine DDS für klar abgegrenzte relevante Waren, bevor sie in der EU in Verkehr gebracht, bereitgestellt oder exportiert werden.

In der Praxis bedeutet das: Die DDS muss sich immer auf eine eindeutig definierte Sendung bzw. ein Lot beziehen. Wird Ware aus unterschiedlichen Ursprüngen zusammengeführt (z. B. ein Kaffee-Blend aus mehreren Regionen), entsteht ein neuer relevanter Posten, für den eine entsprechende DDS abzugeben ist – inklusive der Geolokationsdaten aller zugrunde liegenden Produktionsflächen. Nicht zulässig sind Modelle, bei denen konforme Ware mit Ware unbekannter Herkunft über Mass-Balance/Prozentlogiken „vermischt“ wird. Gleichzeitig können für eine neue DDS Informationen aus bereits abgegebenen DDS upstream referenziert werden, sodass Angaben nicht unnötig doppelt erfasst werden müssen.

Möglichkeiten der Umsetzung in der Praxis

Zur Vermeidung von Fehlern oder Engpässen sind verschiedene Umsetzungsoptionen verbreitet. Viele Unternehmen nutzen digitale Warenwirtschafts- und Track-&-Trace-Systeme, die automatisch prüfen, ob jede Entnahme, Lieferung oder Umarbeitung einer Charge zugeordnet ist. In größeren Agrarbetrieben oder bei Rohstoffhändlern sind darüber hinaus Farb- und Lagerzonenkonzepte, Barcode-Scans und differenzierte Lagerflächen im Einsatz. Auf betrieblicher Ebene sollte jedes Unternehmen interne Arbeitsanweisungen definieren, die regeln, wie beim Zusammenschütten, Portionieren oder Umverpacken von DDS-relevantem Material vorzugehen ist.

Sonderfälle und häufige Stolperfallen

Unterschiedliche Lieferanten für gleiche Produkte

Eine besonders herausfordernde Situation entsteht, wenn ein Betrieb gleiche Warenarten von unterschiedlichen Lieferanten bezieht, etwa Sojabohnen aus mehreren Quellen. In diesen Fällen steigt der Dokumentations- und Steuerungsaufwand deutlich, weil Herkunft, Produktionsflächen (inkl. Geolokationsdaten), Mengen und Nachweise je Ursprung belastbar zugeordnet werden müssen.

Gleichzeitig ist es nicht zulässig, Ware unterschiedlicher Herkunft so zusammenzuführen, dass die eindeutige Zuordnung verloren geht oder Anteile unbekannter bzw. nicht abgesicherter Herkunft rechnerisch „mitlaufen“. Wenn im Lager später eine Vermischung stattfindet, muss daher weiterhin nachvollziehbar bleiben, welche Ursprünge und Mengen in der abgrenzbaren Warenmenge enthalten sind. Für den Betrieb bedeutet das: Bereits bei der Wareneingangsbuchung und entlang aller Weiterverarbeitungs- und Lieferprozesse muss eine durchgängige Transparenz sichergestellt werden, organisatorisch wie systemseitig.

Umverpackung oder Kommissionierung im Lager

In der logistischen Praxis werden Waren häufig umgepackt oder für einzelne Kunden kommissioniert. Damit stellt sich die Frage, wie die DDS-Dokumentation geführt werden muss, wenn der Warenfluss nicht mehr dem ursprünglichen Zuschnitt der Bestände entspricht. Entscheidend ist, dass auch nach Umverpackung, Teilentnahme oder Neu-Zusammenstellung die Nachweis- und Rückverfolgbarkeitskette erhalten bleibt: Die abgrenzbaren Mengen müssen weiterhin eindeutig auf die zugrunde liegenden Ursprünge (inkl. Geolokationsdaten) und die entsprechenden DDS-Referenzen zurückgeführt werden können.

In der Praxis bedeutet das, dass Umverpackung und Kommissionierung zwar den physischen Warenfluss verändern, die Dokumentation aber konsistent bleiben muss, insbesondere dort, wo Ware später als relevantes Produkt in Verkehr gebracht, bereitgestellt oder exportiert wird. Viele Unternehmen lösen das über klare ERP-/WMS-Regeln und digitale Verknüpfungen, indem sie die Referenz- und Verifikationsnummern aus dem EU-Informationssystem als „Anker“ in ihren Bestands- und Bewegungsdaten mitführen. Eine serialisierte Kennzeichnung (z. B. QR-Code, Barcode oder RFID) ist dafür nicht zwingend vorgeschrieben, kann aber helfen, Medienbrüche zu vermeiden und Kontrollen, Audits oder Stichproben deutlich zu beschleunigen.

Praxisbeispiel: Lose eingelagertes Material mit Einzelabgabe

Ein anschauliches Beispiel aus dem Alltag: Ein Händler lagert Kautschuk in mehreren Silos, teils aus unterschiedlichen Ursprüngen und mit jeweils zugeordneten Nachweisen. Die Abgabe an die verarbeitende Industrie erfolgt je nach Kundenbedarf in Teilmengen oder als Mischungen. Entscheidend ist, dass der Betrieb auch bei Bulk-Lagerung jederzeit nachvollziehbar dokumentieren kann, welche Ursprünge (inkl. Produktionsflächen und Geolokation) und welche Mengenanteile in der jeweils abgegebenen, abgrenzbaren Warenmenge enthalten sind. Vermischungen dürfen dabei nicht dazu führen, dass Herkunft und Nachweisfähigkeit verloren gehen oder Ware unbekannter Herkunft rechnerisch „mitläuft“ (Mass-Balance-Logik).

Entstehen durch Zusammenführen oder Entnahmeprozesse neue, abgrenzbare Mengen, die als relevantes Produkt in Verkehr gebracht oder exportiert werden sollen, muss sichergestellt sein, dass diese Mengen vollständig durch eine DDS abgedeckt sind, inklusive der relevanten Ursprungsdaten. Technisch unterstützen hier insbesondere robuste ERP-/WMS-Buchungsregeln und Messdaten (z. B. Wiege- und Füllstandskontrollen), um Bestände, Entnahmen und Mischpunkte prüffähig zu machen, vor allem bei hohem Durchsatz und komplexen Lagerprozessen.

Handlungsempfehlungen für die Praxis

Aufbau einer strukturierten Erfassung von Chargen- und Lieferdaten

Die wichtigste Grundlage für eine reibungslose und rechtssichere EUDR-Umsetzung ist die Etablierung eines strukturierten Systems zur Erfassung aller chargen- und lieferrelevanten Daten. Unternehmen sollten frühzeitig bestehende Prozesse analysieren, Engpässe im Datenfluss identifizieren und Lücken in der Lager- oder Produktionslogistik schließen. Digitale Warenmanagement- und Traceability-Systeme bieten einen Weg, sämtliche Wareneingänge, interne Umlagerungen und Lieferungen automatisiert mit den zugehörigen Sorgfaltserklärungen zu verknüpfen. Es empfiehlt sich, zudem Fremdsysteme, etwa von externen Logistikpartnern oder Lieferanten, frühzeitig in die eigene Datenbasis zu integrieren, um Medienbrüche bei der Chargenverfolgung zu vermeiden.

Nutzung von Referenznummern als zentrales Steuerungselement

Die konsequente Verwendung von Referenznummern (Chargennummer, DDS-Referenz, Ursprungsnummer) steigert nicht nur die Transparenz, sondern ist ein zentrales Steuerungselement im Kontext des EUDR-DDS. Jede Warenbewegung, jedes Lagerereignis und jede Bearbeitung sollte mit diesen Referenzen dokumentiert werden, vom Wareneingang über die interne Verarbeitung bis zur Lieferung an den Endabnehmer. Moderne ERP-Systeme ermöglichen eine automatische Generierung, Pflege und Weitergabe dieser Referenznummern an nachgelagerte Systeme. Fachabteilungen wie IT, Logistik und Qualitätsmanagement sollten eng zusammenarbeiten, um Datenkonsistenz und Lesbarkeit auch bei komplexen Produktsortimenten und Mehrstufigkeit der Lieferkette sicherzustellen.

Schulung und Einbindung relevanter Abteilungen

Die Sorgfaltspflichten greifen tief in mehrere Unternehmensbereiche ein, etwa von der Beschaffung über Produktion und Lager bis hin zum Vertrieb und der Rechtsabteilung. Entscheidend ist eine frühzeitige und kontinuierliche Schulung aller Mitarbeitenden, die mit den Prozessen in Berührung kommen. Nur wer die logische Verknüpfung von Charge, Lieferung und Sorgfaltserklärung versteht, kann Prozessfehler, unerlaubte Vermischungen oder Lücken in der Dokumentation vermeiden. Hilfreich sind praxisnahe Schulungen anhand typischer Unternehmensprozesse, regelmäßige "Wareneingangskontrollen" durch interne Auditreihen sowie eine zentrale Ansprechperson, die Fragen aufnimmt und Schulungsangebote koordiniert. Besonders im Hinblick auf Kontrollbesuche durch Behörden oder externe Prüfstellen ist eine umfassend geschulte Belegschaft ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Fazit

Die klare Erkenntnis aus den EUDR-Pflichten: Die DDS ist stets auf die Charge bezogen, die physische Lieferung fungiert lediglich als Folgeereignis. Die saubere Trennung und Dokumentation von Chargen ist damit das Rückgrat der EUDR-Compliance. Unternehmen, die dies konsequent umsetzen, vermeiden gravierende Risiken und schaffen eine solide Grundlage für nachhaltige, zukunftsfeste Lieferketten. Nur durch eine lückenlose, manipulationssichere und transparente Dokumentation aller Chargen und zugehörigen Lieferungen lässt sich die Gefahr von Compliance-Verstößen minimieren. Die EUDR bringt mit ihren strengen Vorgaben zur Sorgfaltserklärung zwar viel Aufwand mit sich. Doch der Nutzen, etwa rechtliche Sicherheit, mehr Vertrauen bei Kunden und eine nachhaltige Positionierung, macht sich am Ende bezahlt. In Zeiten wachsender Marktüberwachung und gesellschaftlicher Verantwortung ist dies unverzichtbar.

Unternehmen, die sich näher mit der Umsetzung der EUDR beschäftigen möchten, zum Beispiel mit der technischen Umsetzung der Chargenverfolgung oder dem Aufbau interner Prozesse, sollten die offiziellen Leitfäden der EU-Kommission lesen. Auch Expertenforen und branchenspezifische Empfehlungen der jeweiligen Verbände bieten dabei wertvolle Unterstützung.