EUDR-Rollen erklärt: Operator, Downstream Operator oder Trader – welche Pflichten habe ich?

Kurzfassung

Die Novelle der EUDR Ende 2025 hat das Rollengefüge grundlegend verschoben. Die vollständige Sorgfaltspflicht mit Informationssammlung, Risikobewertung, Risikominderung und Sorgfaltserklärung liegt nur noch beim Operator, also bei dem Unternehmen, das ein relevantes Erzeugnis erstmals in der EU in Verkehr bringt oder importiert. Alle anderen Akteure in der Kette tragen deutlich reduzierte Pflichten.

Der First Downstream Operator oder Trader, also der erste Akteur nach dem Operator, erfasst Lieferantendaten sowie die Referenz- bzw. Identifikationsnummern der Sorgfaltserklärungen und bewahrt sie fünf Jahre auf. Weitergeben muss er die Nummern nicht. Alle Akteure dahinter sammeln keine Referenznummern mehr, sondern dokumentieren im Wesentlichen, von wem sie gekauft und an wen sie verkauft haben.

Für Geschäftsführung und Compliance bedeutet das: Die Entlastung greift nur, wenn die eigene Rolle sauber bestimmt ist. Wer sie falsch einordnet, betreibt entweder unnötigen Aufwand oder verfehlt Pflichten, deren Verletzung bußgeldbewehrt und nach dem deutschen Gesetzentwurf unter Umständen strafbar ist. Klären Sie deshalb bis Jahresende für jedes betroffene Produkt, in welcher Rolle Ihr Unternehmen auftritt. Daraus ergeben sich Prozesse, Datenbedarf und Verantwortlichkeiten.

Was hat sich mit der EUDR-Novelle geändert?

Die Verordnung (EU) 2025/2650 vom 19. Dezember 2025 hat den Anwendungsbeginn der EUDR um zwölf Monate verschoben und die Pflichten entlang der Lieferkette neu verteilt. Die Grundstruktur bleibt dabei unverändert: Das Verbot ergibt sich aus Art. 3 EUDR, die Pflichten der einzelnen Rollen aus Art. 4 und 5.

Die wichtigste inhaltliche Neuerung betrifft die Rollen. Der Downstream Operator ist jetzt als eigene Kategorie definiert, die Pflichten der Trader wurden weitgehend an ihn angeglichen. Die Sorgfaltserklärung wird nur noch dort abgegeben, wo ein Erzeugnis erstmals auf den EU-Markt gelangt. Nach der ursprünglichen Fassung mussten dagegen auch nachgelagerte Akteure in vielen Fällen eigene Sorgfaltserklärungen abgeben.

Zugleich hat die Novelle die Kommission zu einem Simplification Review verpflichtet. Seitdem wurden die Regeln in mehreren Schritten konkretisiert:

• 4. Mai 2026: Die Kommission veröffentlicht ihren Bericht zur Vereinfachung, ein aktualisiertes Guidance-Dokument und die fünfte Fassung der FAQ zur EUDR-Umsetzung.
• Aktualisierte Lieferkettenszenarien: Die Kommission erläutert für Rinder, Kakao, Kaffee, Palmöl, Kautschuk, Soja und Holz, welche Position ein Unternehmen in typischen Lieferketten einnimmt.
• Delegierter Rechtsakt zu Anhang I: Leder und Rinderhäute, runderneuerte Reifen und Saatsojabohnen fallen aus dem Anwendungsbereich. Löslicher Kaffee, bestimmte Palmöl-Derivate und gefrorene Rinderzungen kommen hinzu, mit Übergangsfrist bis zum 30. Dezember 2027.
• August 2026: Ein Entwurf für ein deutsches Durchführungsgesetz zur EUDR und zur Umweltstrafrechtsrichtlinie liegt vor.

Welche Fristen gelten für mein Unternehmen?

Große und mittlere Unternehmen müssen die EUDR ab dem 30. Dezember 2026 anwenden, Klein- und Kleinstunternehmen ab dem 30. Juni 2027. Für die Einstufung kommt es nach den FAQ der Kommission auf die Schwellenwerte der einzelnen Gesellschaft an (FAQ Nr. 3.8). Die Zugehörigkeit zu einem Konzern spielt keine Rolle (FAQ Nr. 3.10), jede Tochtergesellschaft wird für sich betrachtet. Stichtag für die Einstufung ist der 31. Dezember 2024; für spätere Veränderungen der Unternehmensgröße kommt es auf einen Zeitraum von zwei Jahren an.

Konkret heißt das: Eine Vertriebsgesellschaft mit 40 Mitarbeitenden kann auch dann als Kleinunternehmen gelten, wenn sie zu einem Konzern mit mehreren tausend Beschäftigten gehört, sofern auch Umsatz bzw. Bilanzsumme unter den Schwellenwerten liegen.

Mehr zur Einstufung als KMU und zu Konzernstrukturen finden Sie in unserem Beitrag EUDR für KMU und Konzerne.

Welche EUDR-Rolle habe ich? Das Prüfschema in vier Schritten

Ihre Rolle ergibt sich nicht aus dem Selbstverständnis Ihres Unternehmens, sondern aus Ihrer konkreten Handlung mit einem konkreten Produkt. Ein und dasselbe Unternehmen kann deshalb für ein Produkt Operator und für ein anderes Trader sein. Prüfen Sie produktbezogen in dieser Reihenfolge:

1. Ist das Produkt betroffen? Gleichen Sie die Zolltarifnummer (KN-Code) mit Anhang I der EUDR ab. Nur dort gelistete Erzeugnisse fallen unter die Verordnung.
2. Greift eine Ausnahme? Dazu zählen unter anderem kostenloses Werbematerial aus Papier, Proben und Muster, Briefsendungen, die Verpackungsausnahme, bestimmte gebrauchte Erzeugnisse und Second-Hand-Ware sowie die Herstellung von Arzneimitteln.
3. Was tun Sie mit dem Produkt? Wer es erstmals in der EU in Verkehr bringt oder importiert, ist Operator. Wer ein bereits in Verkehr gebrachtes Erzeugnis zu einem neuen relevanten Erzeugnis verarbeitet, ist Downstream Operator. Wer es unverändert weiterverkauft, ist Trader.
4. An welcher Stelle der Kette stehen Sie, und wie groß ist Ihr Unternehmen? Der erste Akteur nach dem Operator hat mehr Pflichten als alle weiteren. Die KMU-Eigenschaft entscheidet über Registrierungs- und Prüfpflichten.

Reicht die Zolltarifnummer, um die Betroffenheit zu prüfen?

Die Zolltarifnummer ist der richtige Einstieg, beantwortet die Frage aber nicht in jedem Fall abschließend. Zwei Stolpersteine sind in der Praxis besonders häufig. Erstens sind manche Positionen in Anhang I nur mit dem Zusatz „ex“ gelistet; dann fällt nur ein Teil der Waren unter dieser Nummer in den Anwendungsbereich. Zweitens ändert der delegierte Rechtsakt den Anhang I, sodass eine bereits vorgenommene Zuordnung bestehender Produkte erneut geprüft werden sollte.

Ausführliche Hinweise zur Zuordnung finden Sie in unserem Beitrag EUDR und HS-/TARIC-Codes, zu Verpackungen und Werbematerial in EUDR-Verpackungsausnahme.

Woran erkenne ich, an welcher Stelle der Kette ich stehe?

Entscheidend ist der Status Ihres direkten Lieferanten. Beziehen Sie ein gelistetes Produkt direkt vom Operator, sind Sie First Downstream Operator oder Trader. Dann fragen Sie bei Ihrem Lieferanten die Referenz- bzw. Identifikationsnummer ab und dokumentieren sie. Ist Ihr Lieferant selbst nur Downstream Operator oder Trader, müssen Sie keine Referenznummer einholen. Sie dokumentieren dann im Wesentlichen, wer Ihr Lieferant ist und, sofern Ihre Kunden selbst EUDR-pflichtig sind, an wen Sie geliefert haben.

Die Rollen im Überblick

Zur Einordnung, jeweils entlang derselben Dimensionen:

• Operator – Auslöser: erstmaliges Inverkehrbringen in der EU oder Ausfuhr; Sorgfaltserklärung: ja, mit vollständiger Sorgfaltspflicht; Referenznummer: wird erzeugt und dem Abnehmer mitgeteilt; Registrierung: unabhängig von der Unternehmensgröße; Prüfpflicht: umfassend als Teil der eigenen Sorgfaltspflicht.
• First Downstream Operator oder Trader – Auslöser: Bezug direkt vom Operator; Sorgfaltserklärung: nein; Referenznummer: sammeln und fünf Jahre aufbewahren, keine Weitergabe; Registrierung: nur als Nicht-KMU; Prüfpflicht: nur bei begründeten Bedenken und nur als Nicht-KMU.
• Alle weiteren Downstream Operators und Trader – Auslöser: Bezug von einem Downstream Operator oder Trader; Sorgfaltserklärung: nein; Referenznummer: keine Erfassung erforderlich; Registrierung: nur als Nicht-KMU; Prüfpflicht: nur bei begründeten Bedenken und nur als Nicht-KMU.

Wann bin ich Operator?

Operator ist, wer ein relevantes Erzeugnis im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr bringt oder es ausführt. Das betrifft zwei typische Konstellationen: den Erzeuger in der EU, etwa einen Forstbetrieb, der Holz erntet und verkauft, und den Importeur, der Ware aus einem Drittland in den zollrechtlich freien Verkehr überführt.

Der Operator trägt den Kern der Verordnung. Zu seinen Pflichten gehören:

• die vollumfängliche Sorgfaltspflicht mit Informationssammlung (Art. 9), Risikobewertung (Art. 10) und Risikominderung (Art. 11)
• die Abgabe der Sorgfaltserklärung im EU-Informationssystem und die Mitteilung der Referenznummer an den Abnehmer
• die Registrierung im EU-Informationssystem, unabhängig von der Unternehmensgröße
• die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht über fünf Jahre
• die Information von Downstream Operators, Tradern und Behörden bei neuen Informationen oder begründeten Bedenken zur Nicht-Konformität
• die umfassende Kooperation mit den Behörden

Ist der Operator kein KMU, kommen ein Compliance-Beauftragter, eine unabhängige Prüfstelle und eine jährliche Berichtspflicht hinzu. Für Kleinst- und Kleinerzeuger in Ländern mit geringem Risiko, also auch in Deutschland, sieht die Novelle eine vereinfachte, einmalige Erklärung mit Identifikationsnummer vor.

Bin ich als Importeur von Eigenmarkenprodukten Operator?

Ja, sofern Sie die Ware selbst aus einem Drittland importieren. Ob ein Produkt unter Ihrer Eigenmarke läuft, spielt für die EUDR keine Rolle. Entscheidend ist allein, dass Sie das Erzeugnis erstmals auf den EU-Markt bringen. Daran ändert auch ein unveränderter Weiterverkauf nichts, denn der Import selbst ist bereits das Inverkehrbringen.

Ein Beispiel: Die fiktive Holmwerk GmbH lässt Gartenbänke aus Teakholz unter ihrer Eigenmarke in Indonesien fertigen und meldet sie selbst zum freien Verkehr an. Für diese Bänke ist sie Operator, auch wenn sie sie unverändert an Baumärkte weiterverkauft. Kauft sie dieselben Bänke stattdessen bei einem Importeur in Hamburg, ist dieser Operator und die Holmwerk GmbH Trader.

Wer ist Operator beim Import über eine fremde EORI-Nummer?

Operator ist in der Regel, wer in der Zollanmeldung als Einführer eingetragen ist, nicht der Dienstleister, der die Anmeldung für ihn abgibt. Nach den FAQ der EU-Kommission sind Zollvertreter nie Operator im Sinne der EUDR, weil sie relevante Erzeugnisse weder in Verkehr bringen noch ausführen. Das gilt für beide Formen der zollrechtlichen Vertretung nach Art. 18 Unionszollkodex:

• Direkte Vertretung: Der Dienstleister handelt im Namen und für Rechnung des Auftraggebers. Anmelder und Zollschuldner ist der Auftraggeber.
• Indirekte Vertretung: Der Dienstleister handelt im eigenen Namen, aber für Rechnung des Auftraggebers. Er wird selbst Anmelder und haftet gemeinsam mit dem Auftraggeber für die Zollschuld. Diese Haftung ergibt sich aus dem Zollrecht. Zum Operator im Sinne der EUDR wird der Dienstleister dadurch nicht.

Weder die verwendete EORI-Nummer noch die Rolle als Anmelder entscheiden also über die EUDR-Rolle. Anders liegt der Fall, wenn ein Dienstleister die Ware selbst erwirbt und im eigenen Namen auf den EU-Markt bringt. Dann ist er Operator, allerdings wegen dieses Inverkehrbringens und nicht wegen der Zollvertretung.

Häufig soll der Zolldienstleister zusätzlich die Sorgfaltserklärung für seinen Kunden einreichen. Dafür braucht er ein gesondertes Mandat als bevollmächtigter Vertreter nach Art. 6 EUDR. Zollvertretung und Bevollmächtigung sind zwei getrennte Rollen mit getrennten Mandaten. Die Verantwortung für die Sorgfaltspflicht bleibt in beiden Fällen beim Operator.

Für die Praxis heißt das: Regeln Sie vertraglich, wer die Sorgfaltserklärung abgibt, und stellen Sie sicher, dass die Referenznummer vor der Zollanmeldung vorliegt. Ohne gültige Referenznummer wird die Ware nicht in den freien Verkehr überführt.

Was müssen Downstream Operators und Trader tun?

Downstream Operators und Trader geben keine Sorgfaltserklärung ab und erfüllen keine vollumfängliche Sorgfaltspflicht. Ihr Pflichtenumfang hängt davon ab, ob sie direkt hinter dem Operator stehen oder weiter hinten in der Kette. Für viele Unternehmen ist das eine spürbare Entlastung. Die verbleibenden Dokumentationspflichten müssen allerdings über fünf Jahre lückenlos und gegenüber der Behörde nachweisbar erfüllt werden. Die eigentliche Herausforderung liegt deshalb weniger in der Rechtslage als in einer belastbaren Datenhaltung.

Welche Pflichten hat der First Downstream Operator oder Trader?

Der First Downstream Operator oder Trader bezieht ein Erzeugnis direkt vom Operator und übernimmt damit eine Scharnierfunktion für die Rückverfolgbarkeit. Er muss folgende Informationen sammeln und fünf Jahre aufbewahren:

• Daten seiner Lieferanten
• Referenz- bzw. Identifikationsnummern der zugrunde liegenden Sorgfaltserklärungen
• Daten seiner Kunden, sofern diese selbst EUDR-pflichtig sind

Die Referenznummer muss er nicht an seine Abnehmer weitergeben. Er hat aber dieselben Informationspflichten wie der Operator und muss umfassend mit den Behörden kooperieren. Im EU-Informationssystem registrieren muss er sich nur, wenn er kein KMU ist. Eine Berichtspflicht besteht nicht.

Welche Pflichten haben alle weiteren Downstream Operators und Trader?

Ab dem zweiten Akteur hinter dem Operator entfällt das Sammeln und Aufbewahren der Referenznummern. Im Übrigen gelten dieselben Pflichten wie für den First Downstream Operator: Lieferanten- und gegebenenfalls Kundendaten dokumentieren, fünf Jahre aufbewahren, mit Behörden kooperieren und sich als Nicht-KMU registrieren. Ein Großhändler, der Kaffee bei einem inländischen Röster einkauft, der die Rohbohnen seinerseits von einem Importeur bezogen hat, ist beispielsweise zweiter Akteur hinter dem Operator und muss keine Referenznummern erfassen.

Was gilt bei begründeten Bedenken?

Erhält ein Downstream Operator oder Trader, der kein KMU ist, begründete Bedenken zur Nicht-Konformität eines Erzeugnisses, muss er nach Art. 5 Abs. 6 EUDR überprüfen, ob die Sorgfaltspflicht erfüllt und kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko festgestellt wurde. Bis zu diesem Ergebnis darf er das Erzeugnis nicht in Verkehr bringen, bereitstellen oder ausführen. Für die Überprüfung gibt es drei Wege:

• die Gültigkeit der Sorgfaltserklärung im EU-Informationssystem prüfen, sofern das möglich ist
• ergänzend weitere Quellen nutzen, etwa Jahresberichte oder einsehbare Audit-Ergebnisse der Vorlieferanten, oder freiwillig Informationen zu deren Due-Diligence-Prozessen abfragen
• sind beide Wege nicht gangbar: mit der Behörde zusammenarbeiten, den Vorlieferanten benennen und die Behörde die Kette bis zum First Downstream Operator zurückverfolgen lassen

Wann Bedenken „begründet“ sind, definiert die Verordnung nicht abschließend. Als Orientierung dient die Muster-Beschwerde der EU-Kommission. Sie enthält unter anderem Angaben zur einreichenden Person, zum geltend gemachten Verstoß, zu betroffenen Lieferungen und Mengen sowie Nachweise wie Fotos, Berichte oder Zeugen. Ein Hinweis, der diese Angaben weitgehend enthält, sollte deshalb ernst genommen und dokumentiert geprüft werden.

Haben Trader weniger Pflichten als Downstream Operators?

Nein. Nach der Novelle sind die Pflichten von Tradern und Downstream Operators weitgehend angeglichen. Der Unterschied liegt in der Tätigkeit: Der Downstream Operator verarbeitet ein bereits in Verkehr gebrachtes Erzeugnis zu einem neuen relevanten Erzeugnis, der Trader stellt es unverändert bereit. Für den Pflichtenumfang entscheidend sind dagegen die Position in der Kette und die Unternehmensgröße.

Praxisbeispiel: Welche Pflichten hat ein Hersteller von Eisstielen aus Holz?

Der folgende anonymisierte Fall aus der Beratungspraxis zeigt, wie sich die Rollenlogik auf ein konkretes Unternehmen übertragen lässt und an welcher Stelle eine naheliegende Annahme nicht mehr trägt.

Die Ausgangslage: Ein deutsches Unternehmen gehört zu den größeren Anbietern von Tischen aus Holz weltweit. Am deutschen Standort arbeiten knapp 100 festangestellte Mitarbeitende. Das Holz bezieht das Unternehmen ausschließlich regional, aus Forstbetrieben im Umkreis von etwa 300 Kilometern. Es ging davon aus, dass die Förster als Operators bis spätestens 30. Juni 2027 alle Informationen liefern müssen und es selbst ab Mitte 2027 die EUDR-Nummern an seine Kunden weiterleiten muss. Offen war, welche weiteren Pflichten es als Käufer des Holzes trifft.

Wer ist in diesem Fall Operator?

Operator sind die Forstbetriebe, denn sie ernten das Holz und bringen es erstmals auf den EU-Markt. Handelt es sich um Kleinst- oder Kleinbetriebe, gilt für sie die verlängerte Frist bis zum 30. Juni 2027. Da Deutschland als Land mit geringem Risiko eingestuft ist, können sie zudem die vereinfachte Erklärung als Kleinst- oder Kleinerzeuger nutzen und erhalten dafür eine Identifikationsnummer statt einer klassischen Referenznummer.

Welche Rolle hat der Paletten-Hersteller?

Der Hersteller ist First Downstream Operator. Er kauft Holz, das bereits in Verkehr gebracht wurde, und verarbeitet es zu Tischen, die als Holzwaren ebenfalls unter Anhang I fallen. Weil er direkt von den Forstbetrieben kauft, steht er an erster Stelle hinter dem Operator. Mit knapp 100 Mitarbeitenden ist er voraussichtlich ein mittleres Unternehmen und damit zugleich KMU; das abschließende Ergebnis hängt auch von Umsatz und Bilanzsumme der einzelnen Gesellschaft ab. Als mittleres Unternehmen muss er die EUDR ab dem 30. Dezember 2026 anwenden.

Welche Pflichten ergeben sich daraus?

Als First Downstream Operator und KMU muss das Unternehmen:

• die Daten seiner Forstbetriebe als Lieferanten erfassen
• die Referenz- bzw. Identifikationsnummern zu jeder Lieferung einholen und speichern
• Kundendaten dokumentieren, soweit die Kunden selbst EUDR-pflichtig sind
• alle Unterlagen fünf Jahre aufbewahren
• bei neuen Informationen oder begründeten Bedenken Behörden und betroffene Akteure informieren und mit den Behörden kooperieren

Nicht erforderlich sind eine eigene Sorgfaltserklärung, eine Registrierung im EU-Informationssystem und die Prüfpflicht nach Art. 5 Abs. 6, die nur Nicht-KMU trifft.

Muss der Hersteller die Nummern an seine Kunden weitergeben?

Nein, und hier liegt der wichtigste Unterschied zur ursprünglichen Annahme. Nach der Novelle muss der First Downstream Operator die Referenznummer nicht an seine Abnehmer weitergeben. Die Rückverfolgbarkeit wird über seine eigene Dokumentation gesichert, nicht über eine Weitergabe durch die gesamte Kette. Viele Kunden werden die Nummern trotzdem verlangen. Das ist dann eine vertragliche, keine gesetzliche Pflicht, und sollte entsprechend in Lieferverträgen geregelt werden.

Was gilt in der Übergangsphase bis Mitte 2027?

Zwischen dem 30. Dezember 2026 und dem 30. Juni 2027 gelten die Pflichten des Herstellers bereits, die der kleinen Forstbetriebe aber noch nicht. In diesem Zeitraum kann es vorkommen, dass ein Forstbetrieb noch keine Nummer liefern kann. Dokumentieren Sie in solchen Fällen, warum keine Nummer vorliegt, etwa mit Angaben zur Größe des Lieferanten und zum Lieferdatum. Prüfen Sie außerdem, ob Sie in Einzelfällen selbst Holz einschlagen lassen oder es auf dem Stamm kaufen. Für diese Mengen könnten Sie selbst zum Operator werden.

Was lässt sich aus dem Fall ableiten?

Der Fall zeigt zwei typische Fehlerquellen. Zum einen wird die Weitergabepflicht der alten Fassung häufig noch als geltendes Recht angenommen, was zu unnötigen Prozessen führt. Zum anderen werden Fristen verschiedener Akteure gedanklich gleichgesetzt, obwohl sie für Lieferant und Abnehmer auseinanderfallen können. Beides lässt sich nur vermeiden, wenn Rolle, Unternehmensgröße und Fristen für jeden Lieferweg einzeln geprüft werden.

Sonderfälle und Stolpersteine bei der Rollenbestimmung

Was gilt für Unternehmen, die nach dem 31. Dezember 2024 gegründet wurden?

Für sie gilt in der Regel der 30. Dezember 2026. Die verlängerte Frist bis zum 30. Juni 2027 steht nur Unternehmen offen, die bereits zum Stichtag 31. Dezember 2024 als Klein- oder Kleinstunternehmen bestanden. Die KMU-Eigenschaft bleibt aber für Registrierungs-, Prüf- und Berichtspflichten relevant.

Gilt die Rolle für den gesamten Konzern?

Nein. Die Rolle wird je Gesellschaft und je Produkt bestimmt. Importiert eine Tochter, verarbeitet eine zweite und vertreibt eine dritte, hat jede Gesellschaft ihre eigene Rolle mit eigenen Pflichten. Auch die KMU-Schwellenwerte werden je Gesellschaft geprüft, die Konzernzugehörigkeit spielt keine Rolle.

Kann sich die Rolle innerhalb eines Unternehmens unterscheiden?

Ja, das ist in der Praxis eher die Regel als die Ausnahme. Typische Konstellationen sind:

• Ein Trader importiert einen Teil seines Sortiments selbst und ist für diese Produkte Operator, für den Rest Trader.
• Ein Hersteller kauft überwiegend in der EU zu, bezieht aber einzelne Vorprodukte direkt aus Drittländern und ist für diese Operator.
• Ein Unternehmen ist für ein Produkt First Downstream Operator, für ein anderes zweiter oder dritter Akteur, je nachdem, ob der Lieferant Operator ist.

Was passiert, wenn ein Produkt aus dem Anwendungsbereich fällt oder neu hinzukommt?

Für herausfallende Produkte entfallen die Pflichten vollständig, für neu hinzukommende greifen sie erst nach Ablauf der Übergangsfrist. Durch den delegierten Rechtsakt zu Anhang I betrifft das auf der einen Seite Leder und Rinderhäute, runderneuerte Reifen und Saatsojabohnen. Auf der anderen Seite werden löslicher Kaffee, bestimmte Palmöl-Derivate und gefrorene Rinderzungen mit Ablauf des 30. Dezember 2027 relevant. Prüfen Sie Ihr Produktportfolio deshalb jetzt erneut.

Fazit

Die Novelle hat die EUDR für die meisten Unternehmen spürbar vereinfacht. Die volle Sorgfaltspflicht konzentriert sich beim Operator, Downstream Operators und Trader dokumentieren im Kern, wer liefert und wer abnimmt. Diese Entlastung setzt aber voraus, dass die eigene Rolle sauber bestimmt ist. Wer sich irrtümlich für einen Trader hält, obwohl er importiert, verfehlt die zentralen Pflichten der Verordnung.

Bis zum 30. Dezember 2026 sollten Unternehmen diese fünf Schritte abgeschlossen haben:

1. Produktportfolio prüfen und betroffene Produkte anhand der Zolltarifnummern identifizieren
2. Änderungen durch den geänderten Anhang I berücksichtigen
3. Rolle je Produkt, Lieferweg und Gesellschaft festlegen und dokumentieren
4. Lieferanten informieren und Daten wie Referenz- und Identifikationsnummern strukturiert erfassen
5. Compliance-Prozesse, interne Systeme sowie Verträge und Dokumente anpassen

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