Verkauf und Verarbeitung von Zwischenprodukten: Müssen alle Schritte dokumentiert werden?

Executive Summary

Die EUDR verlangt lückenlose Rückverfolgbarkeit von Rohstoffen, auch bei Zwischenprodukten. Unternehmen müssen die Herkunft jedes relevanten Rohstoffs bis zur geografischen Ursprungsfläche nachweisen können. Die formale DDS-Abgabe obliegt dem Erstbereitsteller. Nachgelagerte Akteure müssen vor allem Referenzen und die mengenbezogene Zuordnung konsistent halten.

Besondere Sorgfalt erfordern Sammelchargen und Mischprozesse: Zusammensetzung, Mengenverhältnisse und Herkunft jeder Teilmenge müssen dokumentiert sein. Eine eigene DDS ist nachgelagert meist nicht erforderlich, wenn gültige DDS-Referenzen für die Ursprungschargen vorliegen. Interne Verarbeitungsschritte lösen keine neue Meldepflicht aus, solange die Rückverfolgbarkeit gewahrt bleibt.

In der Praxis empfiehlt sich ein risikobasierter Ansatz: Je höher das Risiko, etwa durch Ländereinstufung oder Datenlücken, desto tiefer müssen Dokumentation und Prüfungen ausfallen. Digitale Systeme und automatisierte Protokolle helfen, auch komplexe Lieferketten EUDR-konform und effizient abzubilden.

Die EUDR-Grundanforderung: Lückenlose Rückverfolgbarkeit

Was bedeutet „lückenlose Rückverfolgbarkeit“?

Die EUDR (EU-Verordnung gegen Entwaldung) verlangt, dass Unternehmen genau nachweisen können, woher die Rohstoffe in bestimmten Produkten stammen, das ist unter „lückenloser Rückverfolgbarkeit” zu verstehen. Für jedes Produkt, das unter die Verordnung fällt (zum Beispiel Kakao, Kaffee, Soja, Palmöl, Rindfleisch oder Holz), muss klar sein, von welchem landwirtschaftlichen Betrieb, welcher Plantage oder welchem Wald die Rohstoffe ursprünglich kommen. Die Rückverfolgbarkeit muss genau, bis auf die geografische Fläche, also den Ort auf der Landkarte, an dem die Rohstoffe angebaut oder geerntet wurden, dokumentiert werden. ‘Lückenlos’ bedeutet, dass jede relevante Charge den Ursprung bis zur/zu den Produktionsparzellen nachweisen kann – inklusive der Geolokalisierung (Punkt oder Polygon) jeder Fläche, von der die Rohstoffe stammen. Besteht eine Charge aus mehreren Ursprungsflächen, müssen alle Flächen separat angegeben werden.

Eine DDS wird grundsätzlich von den Unternehmen abgegeben, die ein relevantes Produkt erstmals auf dem EU-Markt bereitstellen oder exportieren. Nachgelagerte Akteure müssen die DDS-Referenznummern übernehmen, dokumentieren und weiterreichen und bleiben für die Konformität der von ihnen gehandelten Produkte mitverantwortlich.

Sämtliche Zwischenschritte müssen so transparent dokumentiert werden, dass Nachvollziehbarkeit bis auf Flächen- oder Parzellenebene gegeben ist. Gerade für Zwischenprodukte und Sammelchargen bedeutet das, dass auch deren Zusammensetzung und Weiterverarbeitung eindeutig belegt werden kann.

Zwischenprodukte sind Teil der Lieferkette

Verarbeitung von Rohstoffen zu Zwischenprodukten ist in vielen Branchen an der Tagesordnung. So werden etwa Kakaobohnen zu Kakaomasse oder -butter weiterverarbeitet, Palmöl zu Fraktionen gespalten oder Holzsortimente zu Halbzeugen (etwa Holzbrettern, Furnieren oder Spanplatten) transformiert, bevor sie ins Endprodukt eingehen. Rechtlich betrachtet sind Zwischenprodukte integraler Bestandteil der Lieferkette. Der Gesetzgeber verlangt deshalb auch für sie einen durchgängigen Nachweis der Herkunft und Bearbeitung.

Dabei gilt: Verarbeitungsstufen, die das Endprodukt beeinflussen (etwa Mischen, Veredelung, Portionierung), erhöhen aber die Anforderungen an die eindeutige Chargen- und Mengenbilanz, insbesondere bei Vermischungen oder Sammelchargen. Sie lösen jedoch keine neue EUDR-Meldung aus, solange das daraus hervorgehende relevante Produkt nicht auf dem Unionsmarkt bereitgestellt oder exportiert wird. Eine DDS wird grundsätzlich vom Erstbereitsteller eingereicht. Nachgelagerte Akteure müssen i.d.R. keine neue DDS abgeben, sondern die Unterlagen der vorgelagerten Erklärung übernehmen und dokumentieren.

Dokumentationspflichten für weiterverarbeitende Unternehmen

Was muss tatsächlich dokumentiert werden?

Die Frage, was im Detail für Zwischenprodukte oder weiterverarbeitete Rohstoffe zu dokumentieren ist, lässt sich im Detail am besten beantworten, wenn man die Ziele der EUDR betrachtet. Im Mittelpunkt steht hierbei eine lückenlose Kette von relevanten Informationen:

• Woher stammt der Rohstoff?
• Wurde er nachweislich entwaldungsfrei produziert?
• Wie wurde er verarbeitet, gelagert oder mit anderen Chargen gemischt?
• Wer hat zu welchem Zeitpunkt die Verantwortung getragen?
• Welche DDS-Referenznummer(n) decken die eingesetzten Ursprungschargen ab – und welche Rolle hat das Unternehmen (Erstbereitsteller vs. nachgelagerter Akteur) mit Blick auf Due Diligence und Dokumentation?

Für jedes Zwischenprodukt sollte daher genau dokumentiert werden, aus welchen Ursprungschargen es hergestellt wurde. Dabei genügen in der Regel eindeutige Chargenkennzeichnungen, Lieferpapiere und Produktionsaufzeichnungen, die Anzahl und Art des eingesetzten Rohstoffs widerspiegeln. Werden mehrere Ursprungschargen vermischt, muss die genaue (mengenbezogene) Zusammensetzung nachvollziehbar sein. Die Herausforderung vergrößert sich, je öfter im Verlauf Sammelchargen oder Zwischenprodukte aus verschiedenen Ursprungsquellen gebildet werden, etwa bei der Verarbeitung großer Mengen Soja, bei Kakaobruch für Schokoladenproduktion oder bei Sägewerken, die Rundholz verschiedener Parzellen bündeln.

Unternehmen, die weiterverarbeiten, müssen alle plausiblen Verarbeitungsschritte dokumentieren, die für die Konsistenz des Herkunftsnachweises und damit für eine EUDR-konforme Rückverfolgbarkeit erforderlich sind. Reine Transport- oder Lagerbewegungen lösen keine zusätzliche EUDR-Meldung (DDS) aus. Sie sind aber zu dokumentieren, soweit sie für die Chargen- und Mengenbilanz erforderlich sind, insbesondere bei Splits, Umlagerungen oder wenn Bestände aus mehreren Ursprungschargen parallel geführt werden.

Praxis-Tipp: Dokumentation nach Relevanz und Risiko

In der Praxis empfiehlt sich ein risikobasierter Ansatz zur Dokumentation. Nicht jede interne Verschiebung muss protokolliert werden, solange Herkunft und Mengenrelation von Vormaterialien gesichert und nachvollziehbar bleiben. Wichtig ist: Wenn ein Produkt ein bekanntes Risiko hat, zum Beispiel, weil es aus einem Gebiet mit hohem Entwaldungsrisiko (Hochrisikoland) stammt oder weil die Herkunft schwer nachvollziehbar ist (etwa durch häufige Vermischung verschiedener Ursprungsquellen), dann muss besonders gut aufgepasst werden. In diesen Fällen sollten Unternehmen die Dokumentation vertiefen und – je nach Rolle (Erstbereitsteller vs. nachgelagerter Akteur) – entweder die eigene Risikoanalyse verschärfen oder zumindest zusätzliche Plausibilitäts-/Red-Flag-Checks sowie eine strengere Chargen- und Mengenbilanz sicherstellen.

Umgang mit Sammelchargen und Lagerware

Die Herausforderung der Vermischung

Gerade bei der Bündelung großer Warenmengen, egal ob Soja, Palmöl, Kaffee oder Holz, werden Rohstoffe aus verschiedenen Plantagen oder Ländern zur sogenannten Sammelcharge zusammengeführt. Diese Sammelchargen stellen aus Sicht der EUDR eine spezielle Herausforderung dar, da die genaue Rückverfolgbarkeit bis zum Ursprung für jede Teilmenge gewährleistet werden muss. Hier kollidiert die Praxis oft mit dem Gesetzestext: Technisch können sich die in einer Sammelcharge vertretenen Ursprünge über dutzende, gelegentlich sogar hunderte Einzelerzeuger erstrecken. Mischen ist zulässig, sofern alle Teilmengen vollständig georeferenziert und konform sind. Eine Mass-Balance-Kette, die konforme mit unbekannter oder nicht konformer Ware aufrechnet, ist nach der EUDR nicht ausreichend.

Trotzdem fordert die EUDR, dass die Sammelcharge mengenbezogen den zugrunde liegenden Ursprungschargen (inkl. Geolokalisierung) zugeordnet werden kann. Unternehmen stehen daher vor der Aufgabe, schon beim Eingang und bei relevanten Bestandsbewegungen so zu dokumentieren, dass DDS-Referenz(en), Ursprungschargen und Mengenbilanz konsistent bleiben, ohne dass jede Bewegung eine neue DDS auslöst.

Dabei spielen insbesondere digitale Lagerverwaltungssysteme, detaillierte Lieferscheine und Produktionsaufzeichnungen eine zentrale Rolle. Kommt es später zur weiteren Verarbeitung, etwa zur Vermahlung, Extraktion oder Portionierung, muss die Zusammensetzung der Ursprungsdaten grundlegend erhalten bleiben. Sobald ein Anteil nicht konform oder nicht eindeutig zuordenbar ist, wird die gesamte Sammelcharge risikobehaftet bzw. potenziell nicht konform, deshalb sind Trennung und eindeutige Mengenlogik entscheidend.

Was ist erlaubt und was muss dokumentiert werden?

Die EUDR lässt Zuschläge und Vermischungen zu, solange für jede Teilmenge der Sammelcharge die Rückverfolgbarkeit gewährleistet ist. Es ist also nach wie vor erlaubt, Sammelchargen zu bilden und diese weiterzuverarbeiten, wenn ein transparentes System sicherstellt, dass Herkunft und Mengenverhältnis erhalten bleiben und – je nach Rolle – entweder die Due-Diligence-Bewertung des Erstbereitstellers nachvollziehbar ist oder nachgelagerte Akteure Red-Flag-Prüfungen und eine konsistente Mengenbilanz dokumentieren. Dies ist etwa im Kakaosektor verbreitet, wo einzelne Exportchargen aus mehreren Farmer-Kooperativen stammen, aber jede Teilcharge zurück auf die Ursprungsgemeinde dokumentiert werden kann.

Dies setzt voraus, bei Entnahmen und Verarbeitungsschritten so zu buchen, dass die mengenbezogene Zusammensetzung jederzeit nachvollziehbar bleibt (insbesondere bei Splits, Konsolidierungen und neuen Vermischungen). Unternehmen können diese Anforderung erfüllen, indem sie für jede Sammelcharge eine begleitende Übersicht mitführen, die alle relevanten Ursprungs-, Mengen- und Lagerinformationen bündelt. Dies sollte auch bei längeren Lagerzeiten und häufigen Umlagerungen der Fall sein, sofern keine nachträgliche Vermischung mit neuen, nicht rückverfolgbaren Mengen erfolgt.

Praktische Erfahrungen aus der Holzbranche zeigen: Wenn Unternehmen barcodierte Lagereinheiten, digitale Buchungssysteme und automatische Produktionsprotokolle nutzen, wird die Rückverfolgbarkeit deutlich einfacher und transparenter. Der manuelle Aufwand für Nachweise sinkt erheblich. Gleichzeitig lassen sich auch komplexe Sammelchargen zuverlässig und EUDR-konform dokumentieren.

Verarbeitungsschritte und „Neues Inverkehrbringen“

Wann wird ein Zwischenprodukt zum neuen EUDR-Fall?

Eine der häufigsten Unsicherheiten in Bezug auf die EUDR Rückverfolgbarkeit besteht darin, ab wann für ein Zwischenprodukt oder einen neuen Verarbeitungsschritt eine eigenständige EUDR-Meldung erforderlich ist.

Kern der Vorschrift ist: Wenn ein Produkt durch eine Änderung bereitgestellt oder von einem anderen Marktteilnehmer übernommen wird, ist eine neue Sorgfaltserklärung erforderlich. Dabei ist zu beachten, ob das Produkt ausschließlich aus Produkten hergestellt wurde, die bereits einer Sorgfaltspflicht unterzogen wurden. Wenn dies der Fall ist, ist es möglich, auf vorherige DDS zu verweisen. Dies befreit jedoch nicht von der Verantwortlichkeit für die Konformität der Produkte.

Als erster Inverkehrbringer auf dem Unionsmarkt muss das Unternehmen, die volle Sorgfaltspflicht erfüllen und eine Sorgfaltserklärung mit den Geolokalisierungsdaten der Kakaobohnen (HS 1801) im Informationssystem einreichen. Wird die Kakaomasse (HS 1803) beispielsweise an eine Schokoladenfabrik verkauft, so wandelt diese ein relevantes Produkt in andere relevante Produkte um und gilt somit als nachgelagerter Nicht-KMU-Marktteilnehmer für Schokolade (HS 1806).

Die Schokoladenfabrik als Downstream Operator muss Referenznummern der ursprünglichen DDS übernehmen, plausibilisieren und dokumentieren, aber nicht zwingend eine neue DDS einreichen (sofern alle Inputs bereits von einer DDS/simplified declaration abgedeckt sind). Da die Schokolade unter Verwendung der bereits der Sorgfaltspflicht unterliegenden Kakaobohnen (HS 1801) hergestellt wurde, kann sich die Fabrik unter Angabe der entsprechenden Referenznummer auf die vom Kakaobohnenkäufer vorgelegte Sorgfaltserklärung beziehen. Sie muss sich allerdings zuvor vergewissern, dass die die vorgelagerte Sorgfaltspflicht gemäß der EUDR erfüllt wurde. Der Verarbeiter trägt weiterhin die Verantwortung für die Konformität der betreffenden Produkte.

Ein Zwischenprodukt wird zum neuen EUDR-Fall, wenn es nicht vollständig durch eine bestehende DDS/simplified declaration abgedeckt ist (z.B. neue, nicht abgedeckte Inputs, Vermischung mit unbekannter Herkunft, fehlende Referenzen) – dann wird der Akteur wieder ‘erstplatzierend’ und muss vollständige Sorgfalt + DDS machen.

Transformierende Verarbeitungsschritte (z.B. Mahlen, Raffinieren, Extrahieren, Fraktionieren) ohne Eigentumsübergang lösen allein noch keine neue EUDR-Meldung aus, wohl aber das Bereitstellen an neue rechtliche Einheiten. In diesem Fall beginnt für das empfangende Unternehmen die nachgelagerte Pflicht, auf Basis der bereitgestellten Ursprungsdaten und Mengenangaben die EUDR Rückverfolgbarkeit lückenlos sicherzustellen.

Beispielhafte Verarbeitungskette

Angenommen, ein brasilianischer Landwirt liefert Sojabohnen in eine regionale Sammellagerhalle. Dort werden Bohnen von 30 weiteren Betrieben gesammelt und gemeinsam gereinigt. Der Exporteur bildet daraus eine Sammelcharge, die in die EU gelangt und per EUDR-Meldung dokumentiert wird. Ein EU-Importeur verkauft einen Teil der Sammelcharge an eine Ölmühle, die Sojaöl presst. Solange die Ölmühle das Öl lagert und weiterverarbeitet, kann sie sich auf die Dokumentation der ursprünglichen Sammelcharge stützen.

Gibt sie das Öl an einen Lebensmittelhersteller weiter, muss der Hersteller (je nach Rolle als first downstream/downstream operator) die DDS-Referenz der vorgelagerten Erklärung übernehmen und seine Mengen-/Chargenzuordnung so dokumentieren, dass die Rückverfolgbarkeit erhalten bleibt. Eine eigene DDS ist i.d.R. nur erforderlich, wenn er selbst als Erstbereitsteller auftritt oder die Vorabdeckung/Referenzen fehlen. Ob Margarine hier EUDR-relevant ist, hängt am konkreten CN/HS-Code und daran, ob dieser in Anhang I gelistet ist. Ist der Code nicht gelistet, ist das Produkt nicht EUDR-relevant (auch wenn es Soja-/Palmöl enthält).

An keiner Stelle darf die Transparenz über die Herkunft der jeweiligen Teilmenge verloren gehen, andernfalls verliert das Endprodukt seine EUDR-Konformität. Ein nicht konformer Teil eines Erzeugnisses muss identifiziert und vom Rest getrennt werden, bevor es auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht oder ausgeführt wird. Dieser Teil darf nicht auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht oder ausgeführt werden. Wenn die Identifizierung und Trennung nicht möglich ist, weil die Erzeugnisse mit den übrigen vermischt wurden, ist das gesamte Erzeugnis nicht konform. Es darf nicht in der EU in Verkehr gebracht oder ausgeführt werden.

Handlungsempfehlungen für die Praxis

Klare Prozesse und Systeme aufbauen

Der wichtigste Erfolgsfaktor für eine störungsfreie Dokumentation entlang komplexer Lieferketten liegt in strukturierten, klar definierten Prozessen. Unternehmen sollten alle relevanten Verarbeitungsschritte, Eigentums- und Mengenübergänge sowie Vermischungen im Rahmen eines standardisierten Systems erfassen, etwa durch ERP-Systeme mit integrierten Rückverfolgbarkeitsmodulen oder Software-Lösungen wie die lawcode Suite. In größeren Organisationen empfiehlt sich eine klare Rollen- und Verantwortlichkeitszuordnung, damit alle internen und externen Transfers EUDR-konform abgebildet werden.

Essentiell ist zudem die standardisierte Erfassung und Weitergabe von Parzellen-IDs, Ursprungsnachweisen und verarbeiteten Mengen, um auch im Falle von Kontrollen oder Audits innerhalb kürzester Zeit lückenlose EUDR Rückverfolgbarkeit gewährleisten zu können. Unternehmen, die bislang überwiegend papierbasierte Dokumentation nutzen, sollten eine Umstellung auf digitale Prozesse prüfen, um langfristig Effizienz, Genauigkeit und Rechtssicherheit zu verbessern.

Schnittstellen managen – intern und extern

Ein häufig unterschätzter Risikofaktor in der EUDR Dokumentationspraxis ist das sogenannte Schnittstellenmanagement. Immer dann, wenn Materialflüsse interne Abteilungs-, Werks- oder Standortgrenzen überschreiten oder zwischen verschiedenen Lieferkettenakteuren wechseln, steigt das Risiko für Informationsverluste, Übertragungsfehler oder Unklarheiten im Hinblick auf Ursprungsdaten. Unternehmen sollten darauf achten, alle relevanten Schnittstellen durch durchgängige Datentransfers, eindeutig definierte Übergabeprozesse und regelmäßige Kontrollmechanismen abzusichern.

Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern, zum Beispiel bei Lohnverarbeitung, Lagerhaltung oder Fremdtransport, muss so gestaltet sein, dass alle relevanten EUDR Pflichten nahtlos erfüllt werden. Empfehlenswert ist hier, vertraglich festzulegen, welche Informationspflichten gelten, z.B. in Bezug der Übermittlung digitaler Ursprungsdaten im vereinbarten Format. Auch der Einsatz von Branchenstandards, um eine lückenlose Rückverfolgbarkeit praktisch zu gewährleisten, sollte vorab abgestimmt werden.

Risikobasierte Dokumentation zulassen

Die EUDR setzt keine vollständige Einzelaufzeichnung aller internen Schritte voraus; vielmehr kann ein risikobasierter Dokumentationsansatz gewählt werden. Das bedeutet: Unternehmen können dort, wo die Herkunft des Materials eindeutig und ohne Risikofaktoren nachvollziehbar bleibt, auf vereinfachte Dokumentationsmethoden setzen. Erst dann, wenn Risikofaktoren hinzutreten, etwa wiederholte Vermischungen, Zugänge aus nicht zertifizierten Quellen oder Verarbeitung aus Gebieten mit erhöhter Entwaldungsgefahr, muss die Dokumentation durch zusätzliche Nachweise, Protokolle und Risikobewertungen ergänzt werden. Je nach Rolle (Erstbereitsteller vs. nachgelagerter Akteur) bedeutet risikobasiert entweder eine vertiefte eigene Risikoanalyse (Erstbereitsteller) oder strengere Plausibilitäts-/Red-Flag-Checks plus belastbare Chargen- und Mengenbilanz (Downstream).

Praxisnahe Erfahrungen insbesondere aus den Branchen Kakao und Palmöl zeigen, dass eine risikobasierte Dokumentation nicht nur legal, sondern auch auditfest ist, sofern konzerninterne Anweisungen, digitale Protokolle und nachvollziehbare Risikobewertungen systematisch eingesetzt werden. Unternehmen profitieren dadurch von höherer Effizienz ohne Verstoß gegen die EUDR Sammelchargen- und Zwischenprodukte-Regelungen.

Fazit

Die EUDR verlangt keine lückenlose Archivierung jedes internen Zwischenschritts. Entscheidend ist, dass Ursprung, Zusammensetzung und Mengenverhältnisse jederzeit klar und überprüfbar abrufbar sind. Sammelchargen und Zwischenprodukte sind kein Hindernis, solange die mengenbezogene Zuordnung zu den Ursprungschargen erhalten bleibt.

Die Rollenlogik ist klar: Der Erstbereitsteller gibt die formale Sorgfaltserklärung ab, nachgelagerte Unternehmen halten Referenzen und Mengenbilanzen konsistent, mit vertiefter Prüfung dort, wo Risiken oder eine erhöhte Ländereinstufung es erfordern. Die verschobenen Anwendungsdaten bis Ende 2026 bieten die Chance, Prozesse zu standardisieren und Datenflüsse zu digitalisieren. Damit EUDR-Compliance nicht nur erfüllbar, sondern dauerhaft beherrschbar wird.