EUDR und der „Stichtag“: Wie mit Lagerware und späterem Inverkehrbringen umgehen?

Executive Summary

Die EU-Verordnung über entwaldungsfreie Lieferketten (EUDR) stellt Unternehmen ab dem 30. Dezember 2025 (bzw. ab dem 30. Juni 2026 für Kleinst- und Kleinunternehmen) vor neue Herausforderungen, auch im Umgang mit Lagerware. Denn entscheidend für die Anwendung der EUDR ist nicht der Zeitpunkt der Produktion, sondern der Moment des Inverkehrbringens. Das bedeutet: Auch Produkte, die vor dem Stichtag produziert, aber erst danach auf dem EU-Markt bereitgestellt werden, müssen vollständig EUDR-konform sein. Dazu gehört eine lückenlose DDS-Dokumentation mit Nachweisen zur legalen Herkunft, Entwaldungsfreiheit und Risikobewertung der Lieferkette. Für Unternehmen wird es daher essenziell, alle Lagerbestände frühzeitig zu prüfen und kritische Produkte zu identifizieren, bei denen noch keine vollständige Dokumentation vorliegt. Die Daten können also nachträglich gesammelt und ergänzt werden, solange die Sorgfaltspflicht vor dem Zeitpunkt des Inverkehrbringens vollständig vorliegt. Das erfordert funktionierende Prozesse, klare Zuständigkeiten, abgestimmte Lieferantenkommunikation sowie zuverlässige Systeme zur Datenerfassung und -speicherung. Unternehmen sollten jetzt ihre Lieferanten aktiv in die Dokumentationspflichten einbinden, bestehende Verträge um EUDR-relevante Klauseln ergänzen und interne Compliance-Strukturen ausbauen. Wer zu spät handelt oder unvorbereitet in die Umsetzungsphase geht, riskiert empfindliche Sanktionen, wirtschaftliche Verluste und einen Imageschaden. Um das zu vermeiden, sollten Unternehmen jetzt mit der strategischen Planung beginnen – und Lagerware genauso vorausschauend behandeln wie zukünftige Produktionschargen.

Lagerware und Inverkehrbringen: Warum der Stichtag entscheidend ist

Mit dem Inkrafttreten der EUDR gewinnt ein Begriff zentrale Bedeutung: das Inverkehrbringen. Für viele Unternehmen ist dieser rechtstechnische Begriff entscheidend, wenn es darum geht, Lagerbestände zu bewerten und die Compliance-Vorgaben der EUDR korrekt umzusetzen. Denn anders als vielfach angenommen, ist nicht das Produktionsdatum eines Produkts, sondern allein der Moment entscheidend, an dem es erstmals auf dem EU-Markt bereitgestellt wird.

Was bedeutet „Inverkehrbringen“ im Sinne der EUDR?

Die EUDR definiert das Inverkehrbringen als die erstmalige Bereitstellung eines Produkts auf dem EU-Markt. Das umfasst jede Form der physischen oder digitalen Marktverfügbarkeit, also etwa den Verkauf an Endkunden oder Händler, das Einstellen in einen Webshop, das Verschenken als Werbeartikel oder auch die kostenlose Abgabe im Rahmen von Spendenaktionen. Entscheidend ist stets der erste Marktauftritt innerhalb der EU, unabhängig davon, wann die Produktion stattfand oder wie lange ein Produkt zuvor eingelagert war. Diese Definition bringt ein zentrales Risiko für Unternehmen mit sich: Lagerware, die vor dem Stichtag produziert, aber erst danach verkauft oder ausgeliefert wird, unterliegt vollständig den Anforderungen der EUDR. Ob es sich um Holzplatten, Kakaoerzeugnisse oder Lederwaren handelt – sobald ein solches Produkt erstmals nach dem Stichtag zum 30. Dezember 2025 (bzw. 30. Juni 2026 für Kleinst- und Kleinunternehmen) im europäischen Wirtschaftsraum bereitgestellt wird, müssen sämtliche EUDR-Pflichten erfüllt sein.

Warum betrifft das gerade Lagerbestände?

Viele Unternehmen haben große Mengen vorproduzierter Ware auf Lager, deren Ursprung zwar legal und nachhaltig ist, für die jedoch keine oder nur unvollständige Dokumentation im Sinne der EUDR vorliegt. In der Vergangenheit war es oft nicht notwendig, für jedes einzelne Produkt lückenlose Informationen zur Lieferkette, Geodaten des Rohstoffursprungs oder Risikobewertungen zu dokumentieren. Die EUDR ändert das grundlegend: Für jede einzelne Charge, die nach dem Stichtag erstmals in Verkehr gebracht wird, muss ein vollständiges Due Diligence Statement (DDS) vorliegen. Dazu gehören insbesondere:

• Geografische Herkunft der Rohstoffe (z. B. Koordinaten der Anbaufläche, Holzschlagort)
• rechtliche Nachweise zur Legalität von Ernte und Produktion
• Lieferanteninformationen entlang der gesamten Kette
• Risikobewertung und ggf. Maßnahmen zur Risikominderung

Ohne diese Nachweise dürfen die Produkte nicht mehr rechtskonform auf den Markt gebracht werden. Auch dann nicht, wenn sie bereits vor Jahren gefertigt wurden.

Beispielhafte Anwendung: Wenn Altware zur Herausforderung wird

Ein Unternehmen produziert im Jahr 2023 große Mengen an Möbelplatten aus tropischem Holz und lagert diese zur saisonalen Vermarktung ein. 2026, nach dem EUDR-Stichtag am 30. Dezember 2025, sollen sie in den Handel kommen. Zum Zeitpunkt der Produktion wurden keine umfassenden DDS-Daten erhoben, da die neue Verordnung noch nicht galt. Nun fehlen die Koordinaten der Herkunftsflächen, Chain-of-Custody-Belege und rechtliche Nachweise zur Rohstoffgewinnung. Die Folge: Ohne diese Daten dürfen die Möbelplatten nicht verkauft, verschenkt oder gelistet werden, denn sie wären schlicht nicht verkehrsfähig im Sinne der EUDR. Für das Unternehmen bedeutet das einen potenziell hohen Verlust – sowohl finanziell als auch in Bezug auf Lagerkapazitäten, Planungssicherheit und Kundenzufriedenheit. Hinzu kommen Risiken wie Bußgelder, Rückrufpflichten oder sogar Marktsperren, wenn die Vorschriften missachtet werden.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

Der entscheidende Hebel liegt in der rechtzeitigen und systematischen Prüfung aller Lagerbestände. Unternehmen müssen frühzeitig identifizieren, welche Produkte voraussichtlich nach dem Stichtag erstmals in Verkehr gebracht werden und ob für diese bereits vollständige DDS-Daten vorliegen. Fehlen Informationen, sollten sie gezielt und zeitnah nachgefordert werden. Das geschieht idealerweise in enger Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Falls eine rückwirkende Dokumentation nicht möglich ist, sollten alternative Strategien geprüft werden, z. B.:

• Umwidmung der Ware für außereuropäische Märkte
• frühzeitiger Abverkauf vor dem Stichtag
• gezielte Anpassung der Vermarktungsstrategie

Die EUDR betrachtet Produkte immer im Hinblick auf ihren ersten Markteintritt, nicht auf ihre Herkunft im Lager. Das bedeutet: Auch Altware ist neu zu bewerten. Unternehmen, die diesen Umstand unterschätzen oder zu spät handeln, riskieren, nach dem Stichtag auf nicht verkehrsfähiger Ware sitzen zu bleiben – mit entsprechenden rechtlichen und wirtschaftlichen Folgen.

Produktionsplanung und die EUDR-Pflicht – was Unternehmen beachten sollten

Herausforderung: Noch keine DDS-Daten für 2025-Produktion verfügbar

Viele Unternehmen stehen vor einem großen Dilemma: Für viele Produkte, die nach dem EUDR-Stichtag verkauft werden sollen, liegen beim Zeitpunkt der Herstellung oft noch keine erforderlichen Nachweise vor. Denn in der Praxis werden Produktions- und Einkaufsentscheidungen oft Monate im Voraus getroffen, lange bevor klar ist, woher genau die Rohstoffe stammen und ob die Lieferkette vollständig dokumentiert werden kann. Gerade bei langen Lieferketten, internationalen Zulieferern und schwankenden Warenströmen ist es schwierig, nachträglich alle nötigen Informationen zu beschaffen, etwa über die genaue Herkunft der Rohmaterialien oder die geografischen Daten der Anbau- oder Forstflächen. In manchen Fällen ist das sogar gar nicht mehr möglich. Für Unternehmen bedeutet das ein hohes Risiko: Wenn die DDS-Dokumentation nicht rechtzeitig und vollständig vorliegt, dürfen die Produkte nach dem Stichtag nicht mehr gesetzeskonform in der EU verkauft werden, selbst wenn sie schon lange im Lager liegen. Besonders betroffen sind Unternehmen, die große Mengen Lagerware einkaufen oder mit komplexen, internationalen Lieferketten arbeiten. Für sie wird es entscheidend sein, frühzeitig Transparenz über ihre Bestände zu schaffen und mögliche Lücken in der Dokumentation zu schließen, bevor der EUDR-Stichtag erreicht ist.

Ein Praxisbeispiel: Wenn rechtzeitig bestellte Ware plötzlich zum Risiko wird

Stellen wir uns folgendes Szenario vor: Ein Handelsunternehmen plant frühzeitig für die kommende Saison und bestellt bereits im Sommer 2025 eine größere Menge an Produkten, etwa Möbel aus Holz oder Kaffeeprodukte. Diese sollen erst im Frühjahr oder Sommer 2026 beworben und verkauft werden. Die Produkte werden also lange vor dem offiziellen EUDR-Stichtag produziert und eingelagert. Zum Zeitpunkt der Herstellung und Bestellung liegen allerdings noch nicht alle erforderlichen Informationen vor, die für die EUDR-Dokumentation notwendig sind. Dazu zählen etwa:

• Geodaten der Ursprungsflächen (z. B. Holzschlagort oder Kaffeefarm)
• Chain-of-Custody-Nachweise, also lückenlose Nachweise entlang der Lieferkette
• sowie rechtliche Unterlagen zur Herkunft und Legalität der Rohstoffe

Das Problem: Auch wenn die Ware rechtzeitig bestellt und produziert wurde, kommt sie erst nach dem EUDR-Stichtag in den Verkehr wo dann bereits alle EUDR-Vorgaben gelten. Wie bereits erwähnt, dürften die Produkte ohne die vollständige, lückenlose Dokumentation nicht mehr verkauft werden. Es müssten also die fehlenden Daten nachträglich beschafft oder rekonstruiert werden, um die Sorgfaltspflichten zu erfüllen. Das kann aufwendig, zeitkritisch oder im schlimmsten Fall unmöglich sein, etwa wenn der ursprüngliche Lieferant keine ausreichenden Nachweise liefern kann. Die Folge: Die bereits bezahlte und eingelagerte Ware könnte nicht rechtskonform vermarktet werden – mit möglichen finanziellen und logistischen Konsequenzen. Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, bereits bei der Bestellung und Produktionsplanung an die EUDR-Anforderungen zu denken, selbst dann, wenn der Stichtag noch in der Zukunft liegt.

Handlungsspielraum der Verordnung: Dokumentation nachträglich ergänzen

Die gute Nachricht vorweg: Die EUDR lässt Unternehmen einen gewissen Spielraum bei der Erfüllung ihrer Nachweispflichten. Entscheidend ist allein, dass alle erforderlichen Informationen spätestens vor dem Inverkehrbringen vollständig vorliegen und korrekt dokumentiert sind. Das bedeutet, wenn ein Produkt bereits im Jahr 2025 hergestellt und eingelagert wurde, aber erst 2026 nach dem EUDR-Stichtag auf den EU-Markt gebracht werden soll, kann die dazugehörige Sorgfaltspflichtenerklärung auch nachträglich erstellt werden. Diese Informationen müssen dem Produkt eindeutig zugeordnet werden können, etwa über Chargennummern oder digitale Zuordnungen im Warenwirtschaftssystem. Wichtig ist: Alle Nachweise müssen vollständig und korrekt vorliegen, bevor das Produkt in den Markt gelangt, sei es durch Verkauf, Auslieferung oder Listung im Handel.

In der Praxis steht das Unternehmen vor einigen Herausforderungen:

• Lieferantenkommunikation: Informationen müssen frühzeitig und zuverlässig eingefordert werden, auch rückwirkend für bereits produzierte Ware.
• Datenmanagement: Die Nachweise müssen zentral erfasst, gespeichert und jederzeit abrufbar sein. Das lässt sich idealerweise digital und IT-gestützt handhaben.
• Interne Prozesse: Einkauf, Logistik und Compliance müssen eng zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass keine Produkte ohne vollständige EUDR-Dokumentation in Verkehr gebracht werden.

Es ist also möglich, fehlende Nachweise nachträglich zu beschaffen. Doch dieser Handlungsspielraum ist nur dann eine echte Hilfe, wenn Unternehmen ihn aktiv nutzen – mit klaren Prozessen, guter Vorbereitung und verlässlicher Lieferkette.

Es gilt auch zu beachten: Gemäß Artikel 5 der Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084 der Kommission ist der Widerruf oder die Änderung einer übermittelten Sorgfaltserklärung nur innerhalb von 72 Stunden nach Bereitstellung der Referenznummer im Informationssystem möglich. Ein Widerruf oder eine Änderung ist nicht möglich, wenn die Referenznummer bereits in einer Zollanmeldung verwendet wurde, auf die in einer anderen Sorgfaltserklärung verwiesen wird, oder wenn das Erzeugnis bereits auf dem Unionsmarkt in Verkehr gebracht oder bereitgestellt wurde.

Praktische Handlungsempfehlungen

Frühzeitige Identifikation betroffener Lagerbestände

Unternehmen sollten bereits lange vor dem EUDR-Stichtag damit beginnen, ihre Lagerware genau unter die Lupe zu nehmen. Das gilt vor allem für die Produkte, die erst nach dem Stichtag in Verkehr gebracht werden sollen. Das Ziel: Frühzeitig erkennen, bei welchen Beständen keine oder nur unvollständige DDS-Daten vorliegen. Besonders kritisch sind Produkte, bei denen die Lieferkette nicht lückenlos dokumentiert ist oder wichtige Nachweise, etwa Herkunft oder Geodaten fehlen. Dabei reicht es nicht, nur das Lager zu prüfen. Auch geplante Werbeaktionen, saisonale Produkte oder Verkaufsaktionen sollten berücksichtigt werden – also alles, was schon produziert wurde, aber erst später vermarktet wird. Um den Überblick zu behalten und alle Pflichten rechtzeitig zu erfüllen, lohnt sich der Einsatz von spezieller Software. Lösungen wie das EUDR-Modul der lawcode Suite oder andere DDS-Datenbanken können dabei helfen, die nötigen Informationen systematisch zu erfassen, zu verwalten und im Zweifel rechtssicher nachzuweisen.

Lieferanten aktiv einbinden und Informationen einholen

Die EUDR-Sorgfaltspflicht lässt sich nur dann zuverlässig erfüllen, wenn die gesamte Lieferkette mitspielt, von der Rohstoffquelle bis zum eigenen Lager. Unternehmen sind dann gut aufgestellt, wenn sie ihre Lieferanten frühzeitig einbinden und gemeinsam an der nötigen Dokumentation arbeiten. Dazu gehört, dass Partnerbetriebe über die EUDR-Anforderungen informiert und sensibilisiert werden. Gleichzeitig sollten Unternehmen dafür sorgen, dass es klare und funktionierende Kommunikationswege gibt. Das ist nötig um zum Beispiel fehlende DDS-Daten oder Nachweise für Lagerware auch nachträglich anfordern zu können. Gerade bei komplexen oder internationalen Lieferketten ist es sinnvoll, bestehende Verträge zu überprüfen und um konkrete EUDR-Klauseln zu ergänzen. Diese Klauseln können regeln, dass alle wichtigen Informationen rechtzeitig bereitgestellt werden müssen. Außerdem empfiehlt es sich, alle wichtigen Lieferanten schon jetzt auf ihre EUDR-Tauglichkeit zu prüfen. Falls sich abzeichnet, dass bestimmte Partner die Anforderungen nicht erfüllen können, sollten frühzeitig alternative Bezugsquellen gesucht werden.

Interne Dokumentation organisieren

Um eine DDS-Dokumentation für Lagerwaren EUDR-konform umzusetzen, sind je nach Unternehmensstruktur verschiedene Anpassungen der internen Prozesse nötig. Besonders wichtig ist dabei, ein internes Dokumentationssystem einzubinden, das die Lagerbestände eindeutig identifiziert und jeder Charge eindeutige Herkunfts-, Legalitäts- und Risikoprüfungsdaten zuordnet. Dabei ist es nötig, sowohl Workflows für die Altbestände als auch für die zukünftige Produktionen zu etablieren. Nur so kann retrospektiv und prospektiv die Einhaltung der EUDR ab dem Stichtag umfassend dokumentiert werden.

Fazit und Ausblick

Ob Lagerware unter die EUDR fällt, hängt allein vom Zeitpunkt des Inverkehrbringens ab – also dem Moment, in dem ein Produkt erstmals auf dem EU-Markt angeboten, verkauft oder ausgeliefert wird. Produkte, die zwar vor dem EUDR-Stichtag hergestellt wurden, aber erst danach in den Verkehr gebracht werden, sind vollständig von der Verordnung betroffen und müssen entsprechend dokumentiert und nachgewiesen werden. Das schützt zwar bereits vermarktete Ware vor rückwirkenden Anforderungen, erhöht aber gleichzeitig den Handlungsdruck auf Unternehmen. Denn alle Lagerbestände, die nach dem Stichtag erstmals in Umlauf gebracht werden, müssen auf ihre EUDR-Compliance überprüft werden. Ein passives Abwarten reicht nicht aus. Gefragt sind eine vorausschauende Planung, eine frühzeitige Bewertung möglicher Risiken sowie eine enge Zusammenarbeit mit den Lieferanten, um fehlende Daten zur Lieferkette rechtzeitig zu beschaffen.

Zugleich müssen Unternehmen interne Prozesse anpassen: Es braucht ein verlässliches System, das Lagerware eindeutig erfasst, mit den erforderlichen Herkunfts- und Risikodaten verknüpft und eine vollständige Dokumentation ermöglicht. Wer hier zu spät handelt, läuft Gefahr, dass nach dem Stichtag große Mengen Lagerware nicht mehr rechtskonform verkauft oder importiert werden dürfen – mit spürbaren finanziellen, rechtlichen und reputationsbezogenen Folgen. Der Aufbau eines zukunftsfähigen DDS-Managements, die Schulung der zuständigen Teams und die Integration der EUDR-Vorgaben in alle relevanten Abläufe – vom Einkauf über die Lagerhaltung bis zum Vertrieb – wird daher zur strategischen Pflichtaufgabe für Unternehmen mit komplexen Liefer- und Lagerstrukturen.