Verfahrensordnung für das digitale Beschwerdesystem nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz der lawcode GmbH

1. Wer ist für Beschwerden im Zusammenhang mit der Lieferkette (Menschenrechte und Umweltstandards) zuständig?

Zuständig für dieses Beschwerdeverfahrens ist („Beschwerdestelle“):

lawcode GmbH

Universitätsstraße 3

56070 Koblenz

Diese Stelle nimmt die Beschwerden über die Hintbox entgegen und bearbeitet diese.

2. Wer kann Beschwerden im Zusammenhang mit der Lieferkette (Menschenrechte und Umwelt) abgeben?

Alle Mitarbeitenden von unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferern sowie alle weiteren Personen können Beschwerden bzw. Hinweise bezogen auf Verstöße und Unregelmäßigkeiten in der Lieferkette abgeben.

Sie können anonyme und personalisierte Beschwerden einreichen.

Gemeldete Verstöße in der Lieferkette entsprechend den gesetzlichen Vorgaben geprüft und verfolgt. Wesentlicher Prüfungsmaßstab sind insbesondere Menschenrechtsverletzungen und Verletzungen gegen Umweltstandards.

3. Wie werden Beschwerden bearbeitet?

Hinweisgeber können Beschwerden über das digitale Beschwerdesystem Hintbox abgeben.

• Nachdem Sie eine Beschwerde in dem digitalen Hinweisgebersystem abgegeben haben, erhalten Sie eine Eingangsbestätigung in Ihrem Portal der Hintbox.
• Die Beschwerdestelle prüft anschließend umgehend Ihre Beschwerde in dem sicheren System. Die Beschwerdestelle prüft die Zulässigkeit der Beschwerde, d.h. ob die Beschwerde plausibel und wahrheitsgetreu ist Die Beschwerdestelle prüft zudem, ob ein Verstoß gegen das LkSG oder sonstige gesetzlichen Vorgaben vorliegt.
• Sofern es die Beschwerde erfordert, wird sich die Beschwerdestelle an Sie wenden und Rückfragen stellen. Diese Nachrichten erhalten Sie in Ihrem Portal der Hintbox. Wenn Sie eine Beschwerde anonym abgegeben haben, müssen Sie sich regelmäßig in Ihrem Portal der Hintbox einloggen. Sofern Sie eine E-Mail-Adresse angegeben haben, werden Sie per E-Mail benachrichtigt, dass eine Nachricht von der Beschwerdestelle in Ihrem Portal der Hintbox eingegangen ist.
• Die Beschwerdestelle führt weitere interne und externe Maßnahmen durch, um der Beschwerde nachzugehen und den Regelverstoß abzustellen. Diese Maßnahmen werden dokumentiert. Dazu kann die Beschwerdestelle weitere interne Stellen (etwaige weitere Fachabteilungen, wie den Einkauf) und/oder externe Einheiten (wie z.B. Rechtsanwaltskanzleien) bzw. Stellen (z.B. Staatsanwaltschaft) involvieren, soweit dies erforderlich ist.
• Sie erhalten zudem auch eine Benachrichtigung über den Stand der Beschwerde in Ihrem Portal der Hintbox.
• Die Beschwerdestelle erstellt nach Abschluss des Verfahrens einen dokumentierten Abschlussbericht.

4. Wie ist die Verfahrenssprache?

Die Verfahrenssprache ist deutsch und englisch. Sie können Beschwerden selbstverständlich in weiteren Sprachen einreichen.

5. Fallen Kosten für die Beschwerde an?

Bei Eingang einer wahrheitsgemäßen Beschwerde entstehen Ihnen selbstverständlich keine Kosten.